Scan tài liệu bằng máy in: Hướng dẫn chi tiết dễ làm

Trang Chủ / Máy In / Scan tài liệu bằng máy in: Hướng dẫn chi tiết dễ làm

Trong thời đại số hóa ngày càng phát triển, việc chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số là nhu cầu thiết yếu của nhiều người, từ công việc văn phòng đến lưu trữ cá nhân. Máy in đa năng, hay còn gọi là máy in có chức năng scan, đã trở thành công cụ đắc lực giúp chúng ta thực hiện điều này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu bạn đang sở hữu một chiếc máy in và muốn khai thác tối đa khả năng của nó để số hóa tài liệu, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu bằng máy in một cách đơn giản và dễ hiểu. Bạn sẽ khám phá hai phương pháp quét phổ biến nhất để áp dụng cho nhu cầu cụ thể của mình.

Table of Contents

Scan tài liệu bằng máy in qua mặt kính phẳng (Flatbed)

Quét tài liệu bằng cách đặt trực tiếp lên mặt kính phẳng là phương pháp truyền thống và phổ biến nhất, phù hợp với nhiều loại tài liệu khác nhau từ giấy tờ thông thường đến sách, tạp chí hay vật thể phẳng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho việc quét từng trang một với độ chính xác cao.

Chuẩn bị trước khi scan

Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo máy in của bạn đã được kết nối với máy tính hoặc mạng nội bộ. Kết nối có thể là qua cáp USB để sử dụng trực tiếp hoặc qua mạng Wi-Fi/Ethernet. Tiếp theo, kiểm tra xem phần mềm điều khiển máy in và phần mềm quét (scanner software) đã được cài đặt trên máy tính của bạn chưa. Thông thường, các phần mềm này sẽ được tự động cài đặt khi bạn cài đặt driver máy in lần đầu. Nếu không có, bạn cần tải từ trang web hỗ trợ chính thức của nhà sản xuất máy in của bạn.

Sau khi phần mềm đã sẵn sàng, mở nó lên trên máy tính. Tên phần mềm thường tương ứng với tên hãng máy in (ví dụ: HP Smart, Canon IJ Scan Utility, Epson Scan) hoặc có thể là các phần mềm quét tích hợp sẵn trong hệ điều hành như Windows Fax and Scan trên Windows hay Image Capture trên macOS.

Thực hiện quét qua mặt kính

Mở nắp máy quét trên máy in và nhẹ nhàng đặt tài liệu mà bạn muốn scan lên mặt kính. Hãy chú ý căn chỉnh tài liệu vào góc quy định (thường có mũi tên đánh dấu) để đảm bảo bản quét được thẳng và chính xác. Đóng nắp máy quét cẩn thận để tránh ánh sáng lọt vào, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản quét.

Trên giao diện phần mềm quét trên máy tính, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn cấu hình. Chọn chế độ quét phù hợp với loại tài liệu của bạn, ví dụ: “Văn bản” cho tài liệu chỉ có chữ, “Ảnh” cho hình ảnh, “Đen trắng”, “Màu” hoặc “Grayscale”. Bạn cũng có thể điều chỉnh độ phân giải (DPI – Dots Per Inch). Đối với văn bản thông thường, 300 DPI là đủ rõ nét và kích thước file hợp lý. Đối với ảnh hoặc tài liệu cần chi tiết cao, bạn có thể chọn độ phân giải cao hơn (ví dụ: 600 DPI). Chọn định dạng file đầu ra mong muốn, phổ biến nhất là PDF cho tài liệu nhiều trang và JPG (hoặc PNG) cho ảnh.

Xem Thêm Bài Viết:

Đặt tài liệu lên mặt kính máy scan phẳng của máy in

Nhấn nút “Scan” hoặc “Quét” trên phần mềm. Máy in sẽ bắt đầu quá trình quét tài liệu trên mặt kính. Quá trình này diễn ra khá nhanh cho mỗi trang. Nếu bạn cần scan nhiều trang bằng phương pháp này, bạn sẽ phải thực hiện thủ công từng trang một: đặt trang tiếp theo lên mặt kính và quét lại cho đến khi hoàn tất tất cả các trang cần thiết.

Lưu và xử lý kết quả

Sau khi quá trình quét hoàn tất cho trang hoặc tất cả các trang (nếu quét từng trang), phần mềm sẽ hiển thị bản xem trước hoặc tự động nhóm các bản quét thành một file duy nhất (đặc biệt nếu bạn chọn định dạng PDF). Lúc này, bạn có thể xem lại kết quả để đảm bảo chất lượng.

Tiếp theo, phần mềm sẽ yêu cầu bạn lưu file. Hãy chọn vị trí trên máy tính mà bạn muốn lưu trữ bản quét và đặt tên file sao cho dễ dàng tìm kiếm sau này. Đảm bảo chọn đúng định dạng file mà bạn đã cấu hình ban đầu. Sau khi lưu, bạn có thể mở file để xem lại lần cuối hoặc thực hiện các thao tác chỉnh sửa, gửi đi tùy theo nhu cầu. Phương pháp quét qua mặt kính phẳng này rất linh hoạt cho nhiều loại tài liệu nhưng sẽ tốn thời gian hơn nếu cần xử lý số lượng lớn trang.

Scan tài liệu bằng máy in qua khay nạp bản gốc tự động (ADF)

Đối với nhu cầu số hóa các tài liệu văn bản tiêu chuẩn với số lượng trang lớn, việc sử dụng khay nạp bản gốc tự động (ADF – Automatic Document Feeder) là lựa chọn hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với quét từng trang trên mặt kính. Tuy nhiên, tính năng ADF chỉ có trên các dòng máy in đa năng được trang bị sẵn.

Chuẩn bị tài liệu và máy in

Tương tự như phương pháp quét mặt kính, bạn cần đảm bảo máy in đã được kết nối và phần mềm quét đã sẵn sàng trên máy tính. Đối với ADF, việc chuẩn bị tài liệu cẩn thận là rất quan trọng. Hãy kiểm tra kỹ các tập tài liệu cần scan: loại bỏ ghim bấm, kẹp giấy, băng dính hoặc bất kỳ vật lạ nào có thể gây kẹt giấy trong khay ADF. Đảm bảo các trang giấy thẳng, không bị nhăn, rách hoặc cong mép. Sắp xếp tài liệu theo đúng thứ tự mà bạn muốn chúng xuất hiện trong file quét cuối cùng.

Đặt tập tài liệu đã chuẩn bị vào khay nạp bản gốc ở phía trên của máy in. Hãy đảm bảo giấy được đặt thẳng và điều chỉnh các thanh dẫn giấy ở hai bên để giữ cho tập tài liệu nằm gọn gàng và không bị lệch. Chú ý đến hướng đặt giấy, nhiều máy ADF yêu cầu đặt mặt cần quét úp xuống hoặc ngửa lên tùy theo thiết kế, thường có biểu tượng hướng dẫn ngay trên khay.

Các bước quét với ADF

Mở phần mềm quét trên máy tính. Giao diện phần mềm thường có tùy chọn để chọn nguồn quét. Hãy chắc chắn bạn chọn “ADF” hoặc “Khay nạp bản gốc tự động” làm nguồn quét thay vì “Flatbed” hoặc “Mặt kính”.

Chọn các thiết lập quét tương tự như khi quét mặt kính, bao gồm chế độ màu (màu, đen trắng, grayscale), độ phân giải (khuyến nghị 300 DPI cho văn bản), và định dạng file đầu ra (thường là PDF cho tài liệu nhiều trang). Một số máy ADF và phần mềm nâng cao còn cho phép bạn thiết lập quét hai mặt tự động (duplex scanning) nếu máy in hỗ trợ tính năng này.

Máy in đang tự động kéo giấy từ khay ADF để quét tài liệu

Nhấn nút “Scan” trên phần mềm. Máy in sẽ tự động kéo từng trang từ khay ADF, quét chúng và gửi dữ liệu về máy tính. Quá trình này diễn ra tự động và nhanh chóng cho toàn bộ tập tài liệu bạn đã đặt vào khay. Bạn chỉ cần chờ máy hoàn thành việc xử lý tất cả các trang.

Tùy chọn nâng cao

Với ADF, bạn thường có thêm các tùy chọn như bỏ qua trang trắng, tự động xoay chiều trang, điều chỉnh độ sáng/độ tương phản cho toàn bộ tập tài liệu. Việc tận dụng các tùy chọn này trong phần mềm sẽ giúp bạn có được kết quả quét cuối cùng ưng ý và giảm thiểu công đoạn xử lý sau này. Sau khi quét xong, phần mềm sẽ tự động gom tất cả các trang đã quét thành một file duy nhất theo định dạng bạn đã chọn.

Lưu file quét vào thư mục mong muốn trên máy tính và đặt tên file rõ ràng. Phương pháp quét bằng ADF đặc biệt hiệu quả cho các tập tài liệu dày, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức so với việc quét thủ công từng trang. Tuy nhiên, phương pháp này không phù hợp với các loại giấy quá mỏng, quá dày, bị rách, hoặc các vật thể không phải là giấy tờ tiêu chuẩn.

Lựa chọn phần mềm và cài đặt

Việc scan tài liệu bằng máy in không chỉ phụ thuộc vào phần cứng mà còn rất nhiều vào phần mềm đi kèm. Hầu hết các nhà sản xuất máy in cung cấp phần mềm độc quyền của họ (như HP Smart, Canon IJ Scan Utility, Epson Scan, Brother iPrint&Scan…). Các phần mềm này thường được tối ưu hóa để hoạt động tốt nhất với thiết bị của họ, cung cấp đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quét tích hợp sẵn trong hệ điều hành. Windows có “Windows Fax and Scan”, còn macOS có “Image Capture”. Các công cụ này đơn giản, dễ sử dụng nhưng có thể thiếu một số tùy chọn nâng cao so với phần mềm của nhà sản xuất. Nếu có nhu cầu chuyên nghiệp hơn, các phần mềm bên thứ ba như Adobe Acrobat Pro (cho PDF) hoặc VueScan cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn về chất lượng, màu sắc và các thiết lập khác. Việc đảm bảo driver máy in và phần mềm quét được cài đặt đúng cách và cập nhật phiên bản mới nhất là bước quan trọng để quá trình scan diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất.

Các lưu ý quan trọng khi scan

Để có được những bản quét tài liệu chất lượng tốt nhất khi sử dụng máy in, hãy ghi nhớ một vài lưu ý quan trọng sau:

Chọn độ phân giải phù hợp: Độ phân giải (DPI) ảnh hưởng trực tiếp đến độ rõ nét và kích thước file. 300 DPI là tiêu chuẩn cho văn bản. Nếu scan ảnh hoặc cần nhận dạng ký tự quang học (OCR), hãy chọn 400-600 DPI. Độ phân giải quá cao sẽ làm file rất lớn và tốn thời gian xử lý.
Lựa chọn định dạng file hợp lý: PDF là lựa chọn tốt nhất cho tài liệu nhiều trang, văn bản, biểu mẫu vì nó giữ nguyên định dạng và dễ chia sẻ. JPG hoặc PNG phù hợp hơn cho ảnh hoặc tài liệu chỉ có một trang mà bạn muốn chỉnh sửa như hình ảnh.
Vệ sinh máy quét: Bụi bẩn, mực in hay dấu vân tay trên mặt kính phẳng hoặc con lăn ADF có thể tạo ra các vệt, điểm ảnh hưởng đến chất lượng bản quét. Hãy thường xuyên vệ sinh các bộ phận này bằng khăn mềm và dung dịch lau kính chuyên dụng (tránh xịt trực tiếp lên máy).
Kiểm tra trước khi quét cuối cùng: Hầu hết các phần mềm đều có chức năng xem trước (preview). Hãy tận dụng nó để kiểm tra việc căn chỉnh tài liệu, chất lượng hình ảnh sơ bộ và các thiết lập đã đúng chưa trước khi thực hiện bản quét cuối cùng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giấy nếu cần in lại.
Lưu trữ và đặt tên file khoa học: Sau khi scan, hãy lưu file vào các thư mục được tổ chức rõ ràng và đặt tên file mô tả nội dung (ví dụ: “HopDong_CongTyA_20231026”). Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm lại tài liệu khi cần.

Để đảm bảo máy in hoạt động ổn định cho việc scan, việc bảo trì định kỳ là quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật tại lavender-panther-755911.hostingersite.com.

Việc nắm vững cách scan tài liệu bằng máy in qua hai phương pháp chính là mặt kính phẳng và khay ADF sẽ giúp bạn tận dụng hiệu quả thiết bị đa năng này. Bằng cách lựa chọn phương pháp phù hợp với từng loại tài liệu và áp dụng các lưu ý quan trọng về cài đặt, vệ sinh, bạn hoàn toàn có thể tự mình số hóa tài liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, phục vụ tốt cho công việc và cuộc sống hàng ngày.