Máy in báo incorrect port: Nguyên nhân và cách sửa nhanh

Trang Chủ / Máy In / Máy in báo incorrect port: Nguyên nhân và cách sửa nhanh

Khi công việc in ấn đột ngột bị gián đoạn bởi thông báo máy in báo incorrect port, nhiều người dùng không khỏi bối rối. Lỗi này cho thấy có vấn đề trong việc giao tiếp giữa máy tính và máy in thông qua cổng kết nối đã chọn. Nguyên nhân có thể xuất phát từ cáp kết nối, driver, cài đặt sai cổng hoặc thậm chí là lỗi hệ điều hành. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng nguyên nhân và cung cấp các giải pháp khắc phục hiệu quả, giúp bạn nhanh chóng đưa máy in trở lại hoạt động bình thường.

Table of Contents

Tìm hiểu các nguyên nhân khiến máy in báo incorrect port

Thông báo lỗi cổng máy in không chính xác hay “incorrect port” xuất hiện khi máy tính không thể thiết lập một đường truyền dữ liệu ổn định đến máy in qua cổng đã được cấu hình. Hiểu rõ các yếu tố tiềm ẩn gây ra sự cố này là bước đầu tiên để tìm ra giải pháp phù hợp.

Một trong những thủ phạm phổ biến nhất là vấn đề liên quan đến dây cáp kết nối. Dây cáp USB hoặc cáp LPT (parallel port) có thể bị lỏng ở một trong hai đầu cắm – phía máy tính hoặc phía máy in. Tình trạng này làm gián đoạn tín hiệu truyền tải. Ngoài ra, dây cáp bị đứt ngầm bên trong, gãy đầu nối, hoặc thậm chí chất lượng cáp quá kém cũng là nguyên nhân thường gặp. Đôi khi, chính cổng USB trên máy tính hoặc cổng kết nối trên máy in bị hỏng hóc cũng gây ra lỗi tương tự.

Kiểm tra dây cáp máy in khi gặp sự cố incorrect port

Tiếp theo, trình điều khiển (driver) máy in đóng vai trò quan trọng. Nếu driver bị lỗi, hỏng, quá cũ không tương thích với phiên bản hệ điều hành hiện tại, hoặc xảy ra xung đột với các phần mềm khác, máy tính sẽ không thể “nói chuyện” đúng cách với máy in. Việc cài đặt sai phiên bản driver hoặc quá trình cài đặt bị lỗi cũng dẫn đến tình trạng máy in báo lỗi cổng không đúng.

Một nguyên nhân khác là do người dùng hoặc hệ thống đặt sai cổng máy in trong phần cài đặt của Windows. Khi bạn cài đặt máy in, hệ điều hành sẽ gán cho nó một cổng cụ thể (ví dụ: USB001, USB002, LPT1). Nếu trong quá trình sử dụng, cổng này bị thay đổi hoặc máy tính cố gắng gửi lệnh in qua một cổng không còn kết nối với máy in, thông báo “incorrect port” sẽ xuất hiện. Điều này thường xảy ra khi cắm máy in vào một cổng USB khác so với lần cài đặt ban đầu.

Xem Thêm Bài Viết:

Cuối cùng, hệ điều hành Windows gặp vấn đề cũng có thể là nguồn cơn của sự cố. Các lỗi hệ thống, file hệ thống bị hỏng, registry bị lỗi liên quan đến thiết bị ngoại vi, hoặc sự xung đột phần mềm có thể ảnh hưởng đến cách Windows quản lý các cổng kết nối và thiết bị phần cứng, bao gồm cả máy in. Trong trường hợp này, lỗi không chỉ giới hạn ở máy in mà có thể ảnh hưởng đến các thiết bị khác.

Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi máy in báo incorrect port

Khi đã nắm được các nguyên nhân tiềm ẩn, chúng ta có thể tiến hành các bước khắc phục một cách có hệ thống. Hãy thử lần lượt các giải pháp dưới đây, bắt đầu từ những cách đơn giản nhất.

Khởi động lại máy in: Giải pháp nhanh chóng ban đầu

Đây là thao tác cơ bản nhất nhưng đôi khi lại mang lại hiệu quả bất ngờ. Việc tắt máy in, đợi khoảng 30 giây rồi bật lại có thể giúp xóa bỏ các lỗi tạm thời trong bộ nhớ đệm của máy in hoặc đặt lại các tiến trình giao tiếp đang gặp trục trặc. Nếu bạn đang in dở và máy báo sự cố cổng không chính xác, hãy hủy lệnh in hiện tại, tắt máy in, sau đó bật lại và thử in một tài liệu kiểm tra đơn giản.

Nút nguồn máy in và thao tác khởi động lại thiết bị

Khởi động lại máy tính: Làm mới hệ thống và kết nối

Tương tự như khởi động lại máy in, việc khởi động lại máy tính cũng là một phương pháp xử lý sự cố phổ biến. Quá trình này giúp làm mới hệ điều hành, đóng các ứng dụng và dịch vụ có thể đang gây xung đột, và thiết lập lại các kết nối phần cứng. Nếu lỗi “incorrect port” xuất phát từ một trục trặc tạm thời của hệ thống hoặc dịch vụ quản lý in (Print Spooler), việc khởi động lại máy tính có thể giải quyết được vấn đề.

Khởi động lại máy tính để xử lý lỗi kết nối máy in

Kiểm tra và kết nối lại cáp tín hiệu, cổng USB

Hãy kiểm tra kỹ lưỡng dây cáp USB hoặc LPT nối giữa máy in và máy tính. Đảm bảo rằng cả hai đầu cáp được cắm chặt, không lỏng lẻo. Hãy thử rút cáp ra và cắm lại. Nếu có thể, hãy thử đổi sang một cổng USB khác trên máy tính, ưu tiên các cổng USB nằm ở mặt sau thùng máy (đối với máy tính để bàn) vì chúng thường được kết nối trực tiếp với bo mạch chủ và có độ ổn định cao hơn. Nếu nghi ngờ cáp bị hỏng, hãy thử thay thế bằng một dây cáp mới, chất lượng tốt để loại trừ nguyên nhân này. Việc kiểm tra cáp kết nối máy in là bước không thể bỏ qua.

Đảm bảo cáp tín hiệu USB máy in được cắm chắc chắn

Cập nhật hoặc cài đặt lại trình điều khiển (driver) máy in

Driver lỗi thời hoặc không tương thích là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra lỗi máy in báo incorrect port. Để khắc phục, bạn cần cập nhật hoặc cài đặt lại driver.
Đầu tiên, hãy truy cập vào “Device Manager” (Trình quản lý Thiết bị) bằng cách nhấn phím Windows, gõ “Device Manager” và chọn kết quả tương ứng. Tìm đến mục “Print queues” hoặc “Printers”, nhấp chuột phải vào tên máy in của bạn và chọn “Update driver”. Bạn có thể để Windows tự động tìm kiếm driver mới nhất hoặc tải driver từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in rồi chọn cài đặt thủ công.

Nếu việc cập nhật không giải quyết được, hãy thử gỡ bỏ hoàn toàn driver cũ. Trong Device Manager, nhấp chuột phải vào máy in, chọn “Uninstall device” và đánh dấu vào ô “Delete the driver software for this device” nếu có. Sau đó, khởi động lại máy tính và tiến hành cài đặt lại driver mới nhất mà bạn đã tải về.

Cập nhật driver máy in qua Device Manager

Điều chỉnh và chọn đúng cổng in trong cài đặt

Nếu bạn đã cắm máy in vào một cổng USB khác so với lần cài đặt ban đầu, hoặc có sự thay đổi trong cấu hình hệ thống, bạn cần đảm bảo rằng Windows đang sử dụng đúng cổng cho máy in.
Vào “Control Panel” (Bảng Điều khiển), tìm đến mục “Devices and Printers” (Thiết bị và Máy in). Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đang gặp lỗi và chọn “Printer properties” (Thuộc tính Máy in), không phải “Properties”. Trong cửa sổ mới hiện ra, chuyển sang tab “Ports” (Cổng).

Bạn sẽ thấy một danh sách các cổng như LPT1, COM1, USB001, USB002, WSD Port, v.v. Hãy kiểm tra xem cổng nào đang được chọn. Thường thì các máy in USB sẽ sử dụng cổng có tên dạng “USB00X” (X là một số) hoặc một cổng có tên chứa tên nhà sản xuất máy in. Nếu bạn không chắc chắn, hãy thử chọn một cổng USB khả nghi khác trong danh sách, nhấn “Apply” và thử in kiểm tra. Lưu ý rằng trước khi thực hiện thao tác này, bạn cần chắc chắn rằng driver máy in đã được cài đặt đúng. Việc thiết lập cổng máy in chính xác rất quan trọng.

Thiết lập cổng máy in trong Devices and Printers

Cân nhắc việc cài đặt lại Windows khi các giải pháp khác không hiệu quả

Đây được coi là giải pháp cuối cùng khi tất cả các phương pháp trên đều không mang lại kết quả. Lỗi hệ điều hành nghiêm trọng có thể là nguyên nhân sâu xa khiến máy in không nhận cổng. Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo bạn đã sao lưu toàn bộ dữ liệu quan trọng. Việc cài đặt lại Windows sẽ đưa hệ thống về trạng thái ban đầu, loại bỏ các lỗi phần mềm và xung đột. Bạn có thể sử dụng tính năng “Reset this PC” trong Settings (Cài đặt) của Windows, chọn giữ lại tệp cá nhân hoặc xóa tất cả. Các phiên bản Windows mới như Windows 10, Windows 11 thường có quy trình cài đặt lại tương đối đơn giản.

Giao diện cài đặt lại Windows khắc phục lỗi hệ thống

Một số trường hợp phức tạp hơn và giải pháp

Nếu sau khi thử tất cả các bước trên mà lỗi máy in báo incorrect port vẫn còn, vấn đề có thể nằm ở phần cứng. Cáp máy in bị lỗi bên trong mà mắt thường không thấy được cần được thay thế bằng cáp mới. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, board formatter (bo mạch điều khiển chính) của máy in có thể bị hỏng. Đây là một lỗi phần cứng phức tạp, đòi hỏi sự can thiệp của kỹ thuật viên chuyên nghiệp. Nếu nghi ngờ máy in gặp lỗi phần cứng, bạn nên mang thiết bị đến các trung tâm sửa chữa uy tín để được kiểm tra và tư vấn. Một địa chỉ bạn có thể tham khảo là lavender-panther-755911.hostingersite.com, nơi có đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm.

Tóm lại, tình trạng máy in báo incorrect port có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, từ đơn giản như lỏng cáp, sai cấu hình cổng, cho đến phức tạp hơn như lỗi driver, hỏng hóc phần cứng hay sự cố hệ điều hành. Bằng cách thực hiện tuần tự các bước kiểm tra và khắc phục được trình bày ở trên, bạn hoàn toàn có khả năng tự mình giải quyết vấn đề này. Việc hiểu rõ và xử lý kịp thời các sự cố máy in sẽ giúp công việc của bạn không bị gián đoạn, đảm bảo hiệu suất làm việc. Nếu đã thử mọi cách mà vẫn không thành công, đừng ngần ngại tìm đến sự trợ giúp của các chuyên gia.