Lỗi “Printer is not available” file Excel

Trang Chủ / Máy In / Lỗi “Printer is not available” file Excel

Lỗi “Printer is not available” hay lỗi không in được file Excel là một trong những vấn đề phổ biến mà người dùng thường gặp phải khi in ấn tài liệu từ phần mềm Microsoft Excel. Lỗi này, đôi khi đi kèm thông báo `your file could not be printed due to an error`, không chỉ gây khó chịu mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, đặc biệt khi bạn cần in báo cáo hoặc dữ liệu khẩn cấp.

Trong bài viết này, Máy tính Gia Phát sẽ khám phá nguyên nhân gây ra lỗi `printer is not available`, `lỗi không in được file excel`, `lỗi in trong excel`, `không hiện máy in trong printer`, `lỗi no printers installed`, cũng như cách khắc phục hiệu quả, bao gồm cả các vấn đề liên quan đến lỗi xem trước khi in (print preview không hoạt động) và cách sửa lỗi `your file could not be printed due to an error on excel`.

Table of Contents

Nguyên nhân gây ra lỗi ‘Printer is not available’ và không in được file Excel

Khi bạn gặp lỗi “Printer is not available” hoặc không thể in file Excel, có thể có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng này. Để xử lý hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề khiến Excel báo lỗi.

Máy in không được kết nối đúng cách hoặc không hiện trong danh sách

Một trong những nguyên nhân chính khiến Excel không nhận diện máy in là do thiết bị không được kết nối đúng cách. Khi máy in chưa được kết nối với máy tính qua cổng USB hoặc mạng Wi-Fi, hệ thống sẽ không thể tìm thấy máy in để gửi lệnh in. Điều này thường dẫn đến tình trạng `không hiện máy in trong printer` hoặc thông báo `lỗi no printers installed`.

Việc kiểm tra kết nối giữa máy tính và máy in là bước đầu tiên bạn nên thực hiện. Hãy chắc chắn rằng cáp USB hoặc kết nối mạng đều ổn định. Nếu sử dụng máy in không dây, hãy kiểm tra xem máy in đã được kết nối vào mạng Wi-Fi cùng với máy tính của bạn chưa.

Xem Thêm Bài Viết:

Driver máy in lỗi thời hoặc không tương thích gây lỗi in

Driver máy in đóng vai trò quan trọng trong việc giúp máy tính giao tiếp với máy in, thực hiện quá trình `accessing printer`. Nếu driver không được cập nhật hoặc không tương thích với phiên bản Windows bạn đang sử dụng, điều này có thể dẫn đến việc máy tính không nhận diện máy in và gây ra `lỗi in trong excel`.

Kiểm tra và cập nhật driver máy in là điều rất cần thiết. Bạn có thể truy cập trang web của nhà sản xuất máy in để tải về driver mới nhất. Tốt hơn hết là sử dụng các công cụ tự động để quét và cập nhật driver nếu bạn không muốn thực hiện thủ công.

Cài đặt máy in mặc định không chính xác

Cài đặt máy in mặc định sai cũng có thể gây ra lỗi “Printer is not available”. Đôi khi, nếu có nhiều máy in được cài đặt trên một máy tính, Excel có thể cố gắng gửi lệnh in đến một máy in không khả dụng, dẫn đến `lỗi không in được file excel`.

Hãy kiểm tra xem máy in mà bạn muốn sử dụng có phải là máy in mặc định hay không. Nếu không, bạn cần thiết lập lại máy in mặc định cho hệ thống để đảm bảo rằng mọi lệnh in từ Excel sẽ được gửi đến máy in mong muốn.

Khắc phục lỗi ‘Printer is not available’ và không in được file Excel

Để khắc phục lỗi “Printer is not available” hoặc `lỗi không in được file excel`, bạn có thể thực hiện theo từng bước hướng dẫn dưới đây. Những phương pháp này không chỉ đơn giản mà còn rất hiệu quả trong việc giúp bạn nhanh chóng trở lại công việc in ấn của mình và sửa lỗi `your file could not be printed due to an error on excel`.

Khởi động lại máy in và máy tính để giải quyết lỗi

Đôi khi, việc khởi động lại máy in và máy tính có thể giải quyết nhiều vấn đề kỹ thuật đơn giản gây ra `lỗi in trong excel`. Quá trình khởi động lại sẽ làm mới tất cả các kết nối và cài đặt.

Bạn hãy tắt máy in và máy tính, sau đó đợi khoảng vài phút rồi bật chúng lên lại. Sau khi khởi động, kiểm tra lại xem Excel có thể nhận diện máy in hay không, tình trạng `printer is` đã bình thường chưa.

Kiểm tra cài đặt máy in trong Control Panel

Nếu máy in vẫn không khả dụng hoặc `không hiện máy in trong printer`, bạn có thể kiểm tra cài đặt máy in trong Control Panel. Để thực hiện điều này, bạn có thể làm theo các bước sau:

Mở Control Panel từ menu Start.
Chọn “Devices and Printers”.
Tại đây, tìm kiếm máy in của bạn và đảm bảo rằng nó đang hoạt động bình thường. Nếu có dấu chấm than hoặc thông báo lỗi nào đó bên cạnh máy in (ví dụ: `lỗi driver không có bản xem trước`), bạn cần xử lý tình trạng này trước khi thử in lại.

Thiết lập lại máy in mặc định cho hệ thống

Như đã đề cập ở phần trước, việc thiết lập lại máy in mặc định cũng rất quan trọng để đảm bảo lệnh in được gửi đến đúng thiết bị. Bạn có thể thực hiện như sau:

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, nhấp chuột phải vào máy in mà bạn muốn sử dụng và chọn “Set as default printer”.
Kiểm tra xem có dấu tích xanh xuất hiện bên cạnh máy in hay không, điều này có nghĩa là máy in đã được thiết lập làm mặc định.

Nếu mọi thứ đều ổn, hãy thử mở lại file Excel và thực hiện lệnh in.

Kiểm tra kết nối vật lý và mạng để sửa lỗi máy in

Để xử lý lỗi “Printer is not available” một cách hiệu quả, việc kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt khi `không hiện máy in trong printer`. Dưới đây là một số bước cụ thể mà bạn có thể thực hiện.

Kiểm tra kết nối vật lý của máy in

Nếu bạn đang sử dụng máy in kết nối qua cổng USB, hãy chắc chắn rằng cáp USB được cắm chặt vào cả máy in và máy tính. Đối với máy in không dây, hãy kiểm tra xem máy in có nằm trong cùng một mạng Wi-Fi với máy tính hay không.

Ngoài ra, nếu bạn sử dụng bộ chia USB, hãy thử cắm trực tiếp máy in vào cổng USB trên máy tính để loại trừ khả năng bộ chia hỏng.

Kiểm tra trạng thái hoạt động của máy in

Trạng thái hoạt động của máy in cũng rất quan trọng. Một máy in đang ở chế độ “offline” sẽ không thể nhận lệnh in từ máy tính. Đảm bảo tình trạng `printer is` hoạt động bình thường.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái của máy in thông qua bảng điều khiển của máy in hoặc phần mềm quản lý máy in trên máy tính. Nếu máy in đang offline, hãy chuyển sang chế độ online và thử lại.

Sử dụng công cụ kiểm tra kết nối do nhà sản xuất cung cấp

Rất nhiều nhà sản xuất máy in cung cấp công cụ kiểm tra kết nối dành riêng cho thiết bị của họ. Bạn có thể truy cập trang web của nhà sản xuất để tìm kiếm và tải về công cụ này.

Sau khi cài đặt, chạy công cụ và làm theo hướng dẫn để kiểm tra xem kết nối giữa máy in và máy tính có gặp vấn đề gì không, ảnh hưởng đến quá trình `accessing printer`.

Cập nhật driver máy in để giải quyết lỗi in Excel

Driver máy in là một phần mềm quan trọng cho phép máy tính giao tiếp với máy in. Do đó, việc cập nhật driver là rất cần thiết khi gặp lỗi “Printer is not available” hoặc `lỗi không in được file excel`.

Tầm quan trọng của driver máy in

Driver máy in là một phần mềm trung gian cho phép máy tính và máy in hiểu nhau. Nếu driver máy in lỗi thời hoặc không tương thích với phiên bản hệ điều hành, máy tính sẽ không thể nhận diện máy in hoặc gặp `lỗi driver không có bản xem trước`, dẫn đến `lỗi in trong excel`.

Cách kiểm tra phiên bản driver máy in hiện tại

Để kiểm tra phiên bản driver máy in mà bạn đang sử dụng, bạn có thể làm theo các bước sau:

Mở Control Panel và chọn “Devices and Printers”.
Nhấp chuột phải vào máy in và chọn “Printer properties”.
Trong tab “Advanced”, bạn sẽ thấy thông tin về driver đang sử dụng.

Các bước cập nhật driver máy in

Để cập nhật driver máy in, bạn có thể thực hiện theo những bước sau:

Truy cập vào trang web của nhà sản xuất máy in.
Tìm kiếm mục hỗ trợ và tải về phiên bản driver mới nhất phù hợp với hệ điều hành mà bạn đang sử dụng.
Sau khi tải xong, cài đặt driver mới và khởi động lại máy tính để thay đổi có hiệu lực.

Nếu bạn không muốn thực hiện thủ công, có thể sử dụng các công cụ tự động cập nhật driver như Driver Booster hoặc Snappy Driver Installer.

Tại sao file Excel lại báo lỗi và không in được?

Có nhiều yếu tố có thể khiến file Excel của bạn báo lỗi “Printer is not available” hoặc `không in được file excel`. Đôi khi vấn đề không nằm ở máy in mà có thể liên quan đến file Excel của bạn hoặc các cài đặt trên máy tính khi `khi excel bị lỗi`.

File Excel bị lỗi hoặc cấu hình không chuẩn

Trong một số trường hợp, file Excel có thể bị lỗi hoặc có cấu hình không chuẩn mực. Điều này có thể xảy ra do file bị hỏng hoặc không tương thích với phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng. Tình trạng `loi excel` chung có thể ảnh hưởng đến chức năng in.

Bạn có thể thử mở một file Excel khác để kiểm tra xem lỗi có xảy ra trên file mới hay không. Nếu không, rất có thể file ban đầu có vấn đề.

Lỗi xem trước khi in (Print Preview) trong Excel

Ngoài lỗi in trực tiếp, bạn cũng có thể gặp các vấn đề với chức năng `print preview` trong Excel. `Print preview là gì`? Đây là chức năng cho phép bạn xem trước tài liệu sẽ trông như thế nào khi được in ra.

Các lỗi phổ biến bao gồm `excel print preview not available`, `print preview not showing`, `excel not showing print preview`, `no preview`, `print view excel`. Đôi khi `in excel không giống preview`, cho thấy sự khác biệt giữa bản xem trước và kết quả in thực tế.

Các lỗi này có thể do driver máy in gặp vấn đề (ví dụ: `lỗi driver không có bản xem trước`), file Excel bị lỗi, hoặc cài đặt in không chính xác. Cần phân biệt rõ lỗi print preview này với lỗi `preview pane không xem được file excel` trong File Explorer, vì lỗi preview pane là vấn đề hiển thị file trong cửa sổ xem trước của hệ điều hành, không liên quan trực tiếp đến chức năng in của Excel.

Cài đặt in trong Excel không chính xác

Cài đặt in trong Excel cũng có thể ảnh hưởng đến việc máy in hoạt động và kết quả in. Nếu bạn đã thay đổi bất kỳ cài đặt nào trong phần in, điều này có thể gây ra lỗi hoặc khiến `in excel không giống preview`.

Hãy vào phần “Page Layout” và kiểm tra lại các thiết lập in xem có gì không bình thường hay không. Đặc biệt chú ý đến kích thước giấy, định dạng trang và các tùy chọn in khác. Việc `giải thích các thông số trên hộp thoại print` và hiểu rõ chúng rất quan trọng để cấu hình đúng.

Xung đột phần mềm gây lỗi in

Xung đột phần mềm cũng có thể gây ra lỗi “Printer is not available” hoặc `lỗi in trong excel`. Các phần mềm chống virus hoặc phần mềm quản lý in ấn có thể ngăn cản Excel gửi lệnh in đến máy in.

Kiểm tra các ứng dụng đang chạy trên máy tính của bạn và thử tạm thời vô hiệu hóa chúng để xem liệu sự cố có được giải quyết hay không.

Các biện pháp phòng ngừa lỗi ‘Printer is not available’ và lỗi in trong Excel

Phòng bệnh hơn chữa bệnh, vì vậy có một số biện pháp phòng ngừa mà bạn có thể thực hiện để tránh gặp phải lỗi “Printer is not available” hoặc `lỗi không in được file excel` trong tương lai.

Thường xuyên kiểm tra máy in và driver

Duy trì máy in và driver luôn trong trạng thái tốt là rất quan trọng. Bạn nên lên lịch kiểm tra định kỳ cho cả máy in và driver để đảm bảo rằng không có vấn đề gì xảy ra, máy in luôn sẵn sàng (`printer is available`) và `không hiện máy in trong printer`.

Cập nhật phần mềm thường xuyên

Luôn giữ cho phần mềm Excel và hệ điều hành Windows của bạn được cập nhật. Nhà phát triển thường phát hành các bản cập nhật để cải thiện hiệu suất và khắc phục `loi excel` nói chung và các lỗi liên quan đến in ấn.

Hãy bật tính năng tự động cập nhật trên máy tính của bạn để không bỏ lỡ bất kỳ bản vá nào.

Đào tạo người dùng về quy trình in ấn

Nếu bạn làm việc trong một môi trường có nhiều người sử dụng máy in, hãy đào tạo nhân viên cách sử dụng máy in một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng mọi người đều biết cách kiểm tra kết nối, cập nhật driver và xử lý các vấn đề thường gặp như `không in được file excel`.

Sử dụng chế độ in khác để giải quyết lỗi in Excel

Khi đối mặt với lỗi “Printer is not available” hoặc `lỗi không in được file excel`, bạn có thể thử sử dụng chế độ in khác để xem xét liệu sự cố có thể được khắc phục hay không, đặc biệt khi cần in khẩn cấp và không có thời gian `sửa lỗi your file could not be printed due to an error on excel` ngay lập tức.

Chế độ in ra file PDF

Một trong những cách nhanh chóng để vượt qua lỗi này là in file Excel thành file PDF trước. Điều này không chỉ giúp bạn lưu lại tài liệu mà còn có thể in từ file PDF mà không gặp vấn đề gì về máy in hoặc `lỗi in trong excel`.

Nhiều phần mềm đọc PDF hiện nay hỗ trợ in ấn tốt và có thể tương thích với máy in.

Chọn in qua điện thoại di động

Nếu máy in hỗ trợ in qua điện thoại, bạn có thể thử in từ ứng dụng di động để xem liệu máy in có hoạt động hay không. Nhiều máy in hiện đại cho phép kết nối qua Bluetooth hoặc Wi-Fi Direct.

Tính năng này rất tiện lợi khi bạn cần in gấp mà không muốn mất nhiều thời gian khắc phục `loi print` từ máy tính.

Sử dụng dịch vụ in ấn trực tuyến

Nếu bạn không thể khắc phục lỗi ngay lập tức và cần bản in vật lý, bạn có thể sử dụng dịch vụ in ấn trực tuyến. Nhiều dịch vụ cho phép bạn tải lên file và họ sẽ in và gửi tài liệu đến địa chỉ của bạn.

Mặc dù đây không phải là giải pháp lâu dài nhưng nó hữu ích trong những tình huống khẩn cấp.

Khôi phục cài đặt máy in mặc định để sửa lỗi in Excel

Khôi phục cài đặt máy in mặc định có thể là một giải pháp hiệu quả khi bạn gặp phải lỗi “Printer is not available” hoặc `không hiện máy in trong printer`. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi cài đặt đều trở về trạng thái ban đầu, giải quyết các thiết lập sai có thể gây `loi print`.

Cách khôi phục cài đặt máy in

Để khôi phục cài đặt máy in, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Mở Control Panel và chọn “Devices and Printers”.
Nhấp chuột phải vào máy in mà bạn muốn khôi phục và chọn “Remove device”.
Sau đó, thêm lại máy in bằng cách nhấp vào “Add a printer”.

Quá trình này sẽ cung cấp cho bạn một cơ hội để thiết lập lại máy in từ đầu và có thể khắc phục `lỗi in trong excel`.

Kiểm tra thiết lập máy in mặc định sau khi khôi phục

Sau khi khôi phục cài đặt, hãy kiểm tra lại thiết lập máy in mặc định. Đảm bảo rằng máy in bạn muốn sử dụng được đặt làm mặc định.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn đã cài đặt nhiều máy in, việc chọn máy in đúng trong danh sách là rất quan trọng để tránh `lỗi không in được file excel`.

Khởi động lại máy in và máy tính sau khi khôi phục cài đặt

Cuối cùng, sau khi đã khôi phục cài đặt, đừng quên khởi động lại cả máy in và máy tính của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các cài đặt mới được áp dụng một cách chính xác và máy tính có thể thực hiện `accessing printer` bình thường.

Kiểm tra và sửa lỗi mạng ảnh hưởng đến máy in

Nếu máy in của bạn kết nối qua mạng, việc kiểm tra kết nối mạng là điều tối quan trọng khi gặp lỗi “Printer is not available” hoặc `không hiện máy in trong printer`. Dưới đây là một số bước bạn nên thực hiện.

Kiểm tra kết nối mạng giữa máy tính và máy in

Đầu tiên, hãy kiểm tra xem máy tính và máy in đã được kết nối vào cùng một mạng Wi-Fi hay chưa. Một số máy in thường yêu cầu mạng ổn định để có thể hoạt động bình thường và tránh thông báo `printer is not available`.

Nếu bạn sử dụng mạng LAN, hãy kiểm tra xem cáp mạng có bị lỏng hay không.

Khởi động lại modem/router

Nếu mọi thứ vẫn không hoạt động, hãy thử khởi động lại modem hoặc router. Đôi khi, việc khởi động lại thiết bị mạng có thể khắc phục được nhiều vấn đề kết nối ảnh hưởng đến `accessing printer`.

Chờ khoảng một phút sau khi tắt, sau đó bật lại để thiết lập kết nối mới cho tất cả các thiết bị.

Kiểm tra cấu hình mạng trên máy in

Nhiều máy in hiện đại có khả năng hiển thị cấu hình mạng qua màn hình LCD. Kiểm tra xem máy in đã kết nối vào mạng đúng cách chưa. Nếu có vấn đề, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng để thực hiện lại quá trình kết nối mạng cho máy in.

Lưu ý khi xử lý lỗi ‘Printer is not available’ và lỗi in Excel

Khi xử lý lỗi “Printer is not available” hoặc `lỗi không in được file excel`, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên ghi nhớ để đảm bảo rằng vấn đề được giải quyết một cách triệt để, bao gồm cả việc `sửa lỗi your file could not be printed due to an error on excel`.

Không vội vàng trong quá trình xử lý lỗi

Khi gặp lỗi `loi print`, đừng quá lo lắng và vội vàng thực hiện các thao tác không cần thiết. Bạn cần bình tĩnh phân tích nguyên nhân và thực hiện theo từng bước đã hướng dẫn. Việc vội vàng có thể dẫn đến tình trạng xảy ra nhiều lỗi hơn, khiến việc khắc phục trở nên khó khăn hơn.

Ghi chú lại các bước đã thực hiện

Nếu bạn đã thử nhiều cách mà vẫn chưa khắc phục được `lỗi in trong excel`, hãy ghi chú lại các bước đã thực hiện để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm sự trợ giúp từ các nguồn khác. Bạn cũng có thể chia sẻ thông tin này với các đồng nghiệp hoặc cộng đồng trực tuyến để nhận được lời khuyên và hỗ trợ.

Luôn giữ máy in và phần mềm Excel được cập nhật

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng cả máy in và phần mềm Excel của bạn luôn được cập nhật. Việc cập nhật thường xuyên không chỉ giúp gia tăng hiệu suất mà còn giảm thiểu rủi ro gặp `loi excel` nói chung và các lỗi liên quan đến in ấn.