Máy In, Thủ thuật & Phần mềm
Công văn in 1 mặt hay 2 mặt?
Nhiều cơ quan phân vân giữa việc in một mặt và in hai mặt để tiết kiệm giấy. Câu trả lời phụ thuộc vào loại bản in và mục đích sử dụng. Từ góc độ pháp lý, công văn – cũng như mọi văn bản hành chính – đang chịu sự điều chỉnh chính của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Phụ lục I của nghị định này xác định văn bản hành chính được trình bày trên khổ A4 theo chiều dọc; tuy không ghi rõ “một mặt” trong nội dung gốc, hầu hết hướng dẫn chi tiết của các bộ, ngành khi triển khai đều khẳng định bản chính lưu trữ phải in trên một mặt để đảm bảo tuổi thọ giấy, độ bền mực và thuận tiện đóng dấu, số trang.
Một ví dụ tiêu biểu là Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH 2024 ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Bộ LĐTB&XH: “Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải sử dụng loại giấy tốt, mực in tốt, in trên một mặt giấy để đảm bảo tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.” LuatVietnam Nhiều bộ, ngành khác (Bộ Tài chính, Bộ KH&CN, UBND cấp tỉnh) cũng nhân bản quy định này trong quy chế nội bộ, vì vậy nó dần trở thành “chuẩn bất thành văn” cho công văn giấy.
Khi nào nên in 1 mặt?
-
Bản chính phát hành ra ngoài: Đây là bản ký tươi, đóng dấu tròn đỏ, đánh số trang. Một mặt giúp từng trang hiển thị số, dấu treo, dấu giáp lai rõ ràng, tránh nhầm lẫn hoặc tráo trang.
-
Hồ sơ lưu trữ lâu dài (≥ 10 năm): In một mặt hạn chế phai mực, nứt gãy gáy và giúp cán bộ lưu trữ số hóa dễ dàng.
-
Tài liệu mật, tài liệu thu hồi: In hai mặt làm lộ mặt sau khi photocopy, gây rủi ro rò rỉ thông tin.
Xem Thêm Bài Viết:
- Thuê máy in ảnh Canon CP1200: In Ảnh Lấy Ngay Chất Lượng
- Cắt Ghép Nhạc Trên Máy Tính: Hướng Dẫn Toàn Diện Và Top 10+ Phần Mềm Chuyên Nghiệp
- Có Mấy Loại Virus Máy Tính? Phân Loại Chi Tiết Và Cách Phòng Chống Toàn Diện
- Nên Mua Máy Tính Để Bàn Hãng Nào Tốt Nhất Hiện Nay
- Kiến Trúc Máy Tính Chương 5: Hệ Thống Bộ Nhớ Hoàn Chỉnh
Khi nào được in 2 mặt?
Các văn bản nội bộ (dự thảo, sao y, tài liệu họp, phổ biến nhân rộng) không bị yêu cầu lưu trữ vĩnh viễn có thể in hai mặt để tiết kiệm giấy. Nhiều cơ quan hiện khuyến khích nhân bản hai mặt kèm ghi chú: “Bản sao – in 2 mặt” trên góc trái để tách biệt với bản chính in một mặt.
Hướng dẫn bật hoặc tắt in hai mặt (duplex)
Nếu máy in có bộ đảo mặt tự động (ký hiệu d/dn/dw với HP, Canon, Brother):
-
Windows
-
Vào Devices & Printers → Printing preferences.
-
Tab Finishing/Page Setup chọn Print on Both Sides – Automatically để bật, hoặc Print One-Sided để tắt.
-
Nhấn Apply để lưu mặc định cho mọi ứng dụng.
-
-
macOS
-
Mở System Settings → Printers & Scanners → Options & Supplies → Options, đánh dấu hoặc bỏ dấu Duplex Unit.
-
Khi in, bỏ chọn Two-Sided để bảo đảm in một mặt.
-
Nếu máy chỉ in một mặt, bạn vẫn có thể in hai mặt thủ công trong Word (Manually Print on Both Sides) nhưng hãy nhớ không dùng cách này cho bản chính công văn.
Gợi ý thực thi trong cơ quan
– Ban hành quy định nội bộ: Bản chính và bản lưu in một mặt; bản photocopy, bản phổ biến in hai mặt.
– Tem phân biệt màu: Dán tem “Bản gốc” đầu tập tài liệu in một mặt, tem “Sao y” cho bản hai mặt để tránh nhầm lẫn khi phát hành.
– Kiểm tra cuối dây chuyền: Văn thư nên rà soát số trang, vị trí dấu, chữ ký trước khi đóng quyền; nếu phát hiện bản hai mặt bị đưa nhầm vào hồ sơ gốc, yêu cầu in lại ngay.
Kết luận
Theo thực tiễn áp dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy chế văn thư chuyên ngành, công văn bản chính vẫn phải in một mặt để bảo đảm thể thức và giá trị pháp lý, đồng thời thuận tiện cho lưu trữ lâu dài. In hai mặt chỉ thích hợp cho tài liệu nội bộ hoặc bản sao nhằm tiết kiệm chi phí giấy. Hiểu rõ ranh giới này sẽ giúp cơ quan vừa tuân thủ quy định, vừa thực hiện mục tiêu xanh – tiết kiệm, đúng theo tinh thần chuyển đổi số và bảo vệ môi trường.