Cài máy in qua mạng LAN Win 10 chi tiết nhất

Trang Chủ / Máy In / Cài máy in qua mạng LAN Win 10 chi tiết nhất

Bạn đang làm việc trong môi trường cần chia sẻ máy in cho nhiều người dùng? Việc cài máy in qua mạng win 10 là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Thay vì mỗi máy tính phải kết nối trực tiếp, bạn có thể dễ dàng thiết lập để mọi người trong mạng nội bộ đều có thể truy cập và sử dụng chung một thiết bị in. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thực hiện việc kết nối máy in chung trên hệ điều hành Windows 10 một cách hiệu quả và đơn giản nhất.

Table of Contents

Mạng LAN là gì và tại sao lại quan trọng khi chia sẻ máy in?

Mạng cục bộ (LAN – Local Area Network) là một hệ thống kết nối các thiết bị như máy tính, máy in, điện thoại trong một phạm vi địa lý giới hạn, thường là trong một văn phòng, nhà ở hoặc trường học. Mục đích chính của mạng LAN là cho phép các thiết bị này giao tiếp, trao đổi dữ liệu và quan trọng nhất là chia sẻ tài nguyên chung. Khi nói đến việc chia sẻ máy in qua mạng LAN, điều này có nghĩa là thay vì mỗi máy tính cần cắm trực tiếp vào máy in, chúng ta sẽ thiết lập một máy tính làm “máy chủ” kết nối trực tiếp với máy in, và các máy tính còn lại trong mạng (“máy khách”) sẽ truy cập máy in đó thông qua kết nối mạng LAN.

Công nghệ này hoạt động thông qua cáp Ethernet hoặc kết nối Wi-Fi, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi. Để mọi thiết bị có thể kết nối vào mạng LAN, card mạng (NIC – Network Interface Card) là thành phần không thể thiếu. Hầu hết các máy tính hiện đại đều có sẵn card mạng tích hợp, đảm bảo khả năng thu phát tín hiệu mạng hiệu quả. Việc hiểu rõ về mạng LAN là nền tảng quan trọng để bạn có thể cài máy in qua mạng win 10 một cách thành công và hiệu quả.

Lợi ích vượt trội khi cài đặt máy in qua mạng LAN trên Windows 10

Việc thiết lập máy in để hoạt động trên mạng LAN, đặc biệt là với hệ điều hành Windows 10 phổ biến hiện nay, mang lại hàng loạt lợi ích thiết thực cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Lợi ích dễ thấy nhất chính là khả năng chia sẻ máy in cho nhiều thiết bị. Thay vì mỗi máy tính phải có một máy in riêng hoặc thay phiên nhau cắm cáp, giờ đây bất kỳ máy tính nào trong mạng nội bộ cũng có thể gửi lệnh in tới máy in chung. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị mà còn giảm đáng kể sự lộn xộn của dây cáp và tối ưu hóa không gian làm việc.

Bên cạnh đó, việc kết nối máy in qua mạng LAN còn cải thiện hiệu quả quản lý. Đối với người quản trị mạng, việc cài đặt driver, kiểm tra tình trạng hoạt động hay xử lý sự cố cho máy in có thể thực hiện từ xa thông qua mạng, thay vì phải đến từng máy tính hoặc máy in. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức bảo trì hệ thống in ấn. Khả năng in ấn tập trung cũng nâng cao năng suất làm việc chung, khi mọi người có thể dễ dàng truy cập tài nguyên in bất cứ lúc nào cần thiết, thúc đẩy quy trình làm việc liền mạch hơn. Việc cài máy in qua mạng win 10 không chỉ là giải pháp kỹ thuật mà còn là cách tối ưu hóa tài nguyên và hiệu quả công việc.

Chuẩn bị gì trước khi cài đặt máy in qua mạng LAN Win 10?

Để quá trình cài máy in qua mạng win 10 diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn cần đảm bảo mình đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết. Đầu tiên và quan trọng nhất là phải có một máy in đang hoạt động tốt. Đảm bảo máy in đã được bật nguồn và sẵn sàng nhận lệnh. Thứ hai, bạn cần có tối thiểu hai máy tính chạy hệ điều hành Windows 10. Các máy tính này đều phải hoạt động bình thường và kết nối được vào cùng một mạng LAN (có dây hoặc Wi-Fi).

Xem Thêm Bài Viết:

Một trong số các máy tính này cần được chọn làm máy chủ (server). Đây là máy tính sẽ kết nối trực tiếp với máy in (thường qua cáp USB) và chịu trách nhiệm “chia sẻ máy in” đó cho các máy tính khác trong mạng. Nên ưu tiên chọn máy tính được sử dụng thường xuyên nhất làm máy chủ. Cuối cùng, việc cài đặt sẵn driver (trình điều khiển) cho máy in trên tất cả các máy tính tham gia mạng là rất quan trọng, đặc biệt là trên máy chủ. Driver giúp hệ điều hành “hiểu” và giao tiếp được với máy in, đảm bảo máy hoạt động ổn định và in đúng định dạng. Đảm bảo tất cả các máy tính đều có kết nối mạng LAN ổn định là điều kiện tiên quyết để các bước thiết lập máy in mạng sau này thành công.

Hướng dẫn chi tiết cách cài máy in qua mạng LAN Win 10

Dưới đây là quy trình từng bước để bạn có thể cài máy in qua mạng win 10 một cách chi tiết, từ việc thiết lập mạng cho đến việc thêm máy in vào các máy tính khác.

Bước 1: Thiết lập các cài đặt mạng cần thiết trên Windows 10

Trước khi có thể kết nối máy in chung qua mạng, bạn cần đảm bảo các máy tính trong mạng LAN của mình có thể nhìn thấy và giao tiếp với nhau. Điều này đòi hỏi việc cấu hình một số cài đặt mạng cơ bản trên hệ điều hành Windows 10.

Trên tất cả các máy tính (bao gồm cả máy chủ và máy khách), hãy thực hiện các bước sau:
Mở File Explorer, click chuột phải vào biểu tượng This PC và chọn Properties (Thuộc tính).
Trong cửa sổ System (Hệ thống), tìm và nhấn vào Change settings (Thay đổi cài đặt) ở mục Computer name, domain, and workgroup settings (Tên máy tính, miền và cài đặt nhóm làm việc).

Cửa sổ thuộc tính hệ thống trên Windows 10 để đổi cài đặt

Trong cửa sổ System Properties mới hiện ra, nhấn vào nút Change… (Thay đổi).
Tại đây, bạn cần đặt tên cho máy tính (Computer name) và quan trọng hơn là đặt tên nhóm làm việc (Workgroup). Tên Workgroup phải giống hệt nhau trên tất cả các máy tính mà bạn muốn chia sẻ máy in hoặc tài nguyên. Ví dụ, bạn có thể đặt là “WORKGROUP” (là tên mặc định) hoặc đặt một tên khác tùy ý như “VANPHONG” hay “HOMEGROUP”.

Cửa sổ đổi tên máy tính và nhóm làm việc trên Windows 10

Nhấn OK để lưu lại cài đặt và khởi động lại máy tính nếu được yêu cầu.

Tiếp theo, bạn cần kích hoạt tính năng chia sẻ nâng cao. Mở Control Panel (bằng cách gõ “control panel” vào ô tìm kiếm trên Taskbar), chọn Network and Internet (Mạng và Internet), sau đó chọn Network and Sharing Center (Trung tâm Mạng và Chia sẻ).
Trong cửa sổ Network and Sharing Center, nhấn vào Change advanced sharing settings (Thay đổi cài đặt chia sẻ nâng cao) ở menu bên trái.

Cửa sổ Network and Sharing Center trên Windows 10

Tại đây, bạn cần đảm bảo các tùy chọn sau được bật trong hồ sơ mạng đang hoạt động (thường là Private network):
Turn on network discovery (Bật khám phá mạng): Cho phép máy tính của bạn nhìn thấy các máy tính khác trong mạng và ngược lại.
Turn on file and printer sharing (Bật chia sẻ tệp và máy in): Cho phép bạn chia sẻ các tệp và máy in đã kết nối với máy tính này.
Đảm bảo tùy chọn Password protected sharing (Chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu) được đặt theo ý muốn. Nếu bạn tắt tùy chọn này, bất kỳ ai trong mạng đều có thể truy cập máy in chia sẻ mà không cần mật khẩu (khiến việc cài đặt trên máy khách dễ dàng hơn). Nếu bạn bật, người dùng trên máy khách sẽ cần nhập tên người dùng và mật khẩu của một tài khoản trên máy chủ để kết nối.

Lưu các thay đổi bằng cách nhấn Save changes. Bây giờ, các máy tính trong mạng LAN của bạn đã sẵn sàng để chia sẻ tài nguyên.

Bước 2: Chia sẻ máy in từ máy chủ

Sau khi cấu hình mạng LAN, máy tính chủ (đã kết nối trực tiếp với máy in) cần được thiết lập để chia sẻ máy in đó ra mạng nội bộ. Bước này rất quan trọng để các máy tính khác có thể nhìn thấy và sử dụng máy in.

Trên máy tính chủ, mở Control Panel (bằng cách gõ “control panel” vào ô tìm kiếm trên Taskbar), chọn Hardware and Sound (Phần cứng và Âm thanh), sau đó chọn Devices and Printers (Thiết bị và Máy in).
Tìm máy in mà bạn đã cài đặt driver và kết nối trực tiếp trên máy này (thường hiển thị với biểu tượng bình thường, không bị mờ). Click chuột phải vào biểu tượng máy in đó và chọn Printer properties (Thuộc tính máy in) từ menu ngữ cảnh.

Trong cửa sổ thuộc tính máy in vừa mở, chuyển sang tab Sharing (Chia sẻ).
Tick vào ô Share this printer (Chia sẻ máy in này).
Đặt tên chia sẻ cho máy in (Share name). Tên này sẽ hiển thị trên các máy tính khác trong mạng khi họ tìm kiếm máy in. Hãy đặt tên dễ nhớ, ngắn gọn và không chứa ký tự đặc biệt, ví dụ: “MayInVanPhong” hoặc “HP_LaserJet_Shared”. Tên này có thể khác với tên hiển thị đầy đủ của máy in.

(Tùy chọn) Nếu trong mạng có các máy tính chạy phiên bản Windows khác (ví dụ: Windows 7 hoặc kiến trúc 32-bit), bạn có thể nhấn vào Additional Drivers… (Driver bổ sung) để cài thêm các driver tương thích cho các kiến trúc đó. Điều này giúp máy khách tự động cài đặt driver khi kết nối mà không cần bạn phải cài thủ công trên từng máy.

Nhấn Apply rồi OK để lưu lại cài đặt chia sẻ. Máy in của bạn giờ đây đã được chia sẻ thành công và sẵn sàng để các máy tính khác trong mạng LAN kết nối tới.

Bước 3: Thêm máy in chia sẻ vào các máy tính khác trong mạng

Đây là bước thực hiện trên các máy tính khách (những máy không cắm trực tiếp vào máy in). Các máy này sẽ kết nối tới máy in đã được chia sẻ từ máy chủ ở Bước 2 thông qua mạng nội bộ.

Trên mỗi máy tính khách, mở Control Panel hoặc gõ “printers” vào ô tìm kiếm trên Taskbar và chọn Printers & scanners (Máy in & máy quét). Cách này thường nhanh hơn so với vào Control Panel đầy đủ.
Trong cửa sổ Printers & scanners settings, nhấn vào nút Add a printer or scanner (Thêm máy in hoặc máy quét).
Hệ thống sẽ bắt đầu tìm kiếm các máy in và máy quét khả dụng trong mạng. Quá trình này có thể mất một lát. Nếu máy in chia sẻ của bạn không tự động hiện ra trong danh sách kết quả, bạn cần thêm thủ công. Nhấn vào dòng chữ màu xanh The printer that I want isn’t listed (Máy in tôi muốn không có trong danh sách) ở phía dưới.

Cửa sổ Devices and Printers trên Windows 10 khi thêm máy in

Trong cửa sổ “Find a printer by other options” (Tìm máy in bằng các tùy chọn khác), chọn tùy chọn Select a shared printer by name (Chọn máy in chia sẻ bằng tên).
Bạn có thể gõ đường dẫn mạng đến máy in theo cú pháp Tên_máy_chủTên_chia_sẻ_máy_in (ví dụ: MAYCHU_VANPHONGMayInVanPhong). Tên máy chủ là tên máy tính đã chia sẻ máy in (đặt ở Bước 1). Tên chia sẻ máy in là tên bạn đặt ở Bước 2.
Hoặc bạn có thể nhấn nút Browse (Duyệt) để tìm kiếm. Khi nhấn Browse, hệ thống sẽ hiển thị các máy tính trong mạng. Nhấn đúp chuột vào tên máy tính chủ đã chia sẻ máy in. Bạn sẽ thấy tên máy in đã được chia sẻ hiển thị.

Nhấn đúp chuột vào tên máy in đó. Đường dẫn mạng đến máy in sẽ tự động điền vào ô “Select a shared printer by name”.
Nhấn Next (Tiếp). Windows sẽ cố gắng kết nối tới máy in và cài đặt driver cần thiết. Nếu driver chưa có trên máy khách, nó có thể tự tải về từ máy chủ (nếu bạn đã thêm driver bổ sung ở Bước 2) hoặc yêu cầu bạn cung cấp đĩa driver hoặc đường dẫn đến file driver. Thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất cài đặt driver.
Sau khi cài đặt xong driver, bạn có thể đặt tên cho máy in này trên máy khách (tên này chỉ hiển thị trên máy tính hiện tại).
Nhấn Next rồi Finish để hoàn tất quá trình thêm máy in qua mạng network. Máy in chia sẻ giờ đây đã sẵn sàng để sử dụng trên máy tính này, và bạn có thể gửi lệnh in từ bất kỳ ứng dụng nào. Lặp lại bước này trên tất cả các máy tính khách còn lại.

Xử lý sự cố thường gặp khi cài máy in qua mạng LAN Win 10

Mặc dù việc cài máy in qua mạng win 10 khá đơn giản, đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải một số vấn đề không mong muốn. Dưới đây là các sự cố phổ biến và cách khắc phục nhanh để giúp bạn giải quyết các trục trặc trong quá trình thiết lập máy in mạng:

Không nhìn thấy máy tính chủ hoặc máy in chia sẻ: Đây là vấn đề phổ biến nhất, thường liên quan đến cài đặt mạng. Kiểm tra lại Bước 1 để đảm bảo Network Discovery và File and Printer Sharing đã được bật trên tất cả các máy tính tham gia mạng. Đảm bảo tất cả các máy tính cùng nằm trong một Workgroup với tên chính xác và không có lỗi chính tả. Tường lửa (Firewall) trên cả máy chủ và máy khách có thể chặn kết nối. Hãy thử tạm thời tắt Firewall để kiểm tra hoặc thêm ngoại lệ cho “File and Printer Sharing” trong cài đặt Firewall của Windows Defender hoặc phần mềm diệt virus khác mà bạn đang sử dụng.

Không cài được driver cho máy in chia sẻ: Đảm bảo máy chủ đã cài driver đầy đủ và chính xác cho máy in đó. Nếu bạn không thêm driver bổ sung cho các kiến trúc khác ở Bước 2, máy khách có thể gặp khó khăn. Thử tải driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in và cài đặt thủ công trên máy khách.

Máy in báo Offline trên máy khách: Kiểm tra xem máy in trên máy chủ có đang hoạt động bình thường, không báo lỗi và có đang Online không. Đảm bảo máy tính chủ đang bật và kết nối mạng ổn định. Nếu máy chủ tắt hoặc mất mạng, máy in chia sẻ sẽ không thể truy cập được.

Lỗi kết nối hoặc không gửi lệnh in được: Thử khởi động lại tất cả các máy tính trong mạng và thiết bị mạng (modem, router). Đảm bảo cáp mạng (nếu dùng kết nối dây) cắm chắc chắn vào cổng mạng trên máy tính và router, hoặc tín hiệu Wi-Fi ổn định. Kiểm tra lại địa chỉ IP của máy chủ xem có thay đổi không nếu bạn không sử dụng địa chỉ IP tĩnh.

Nếu các bước trên vẫn không giải quyết được vấn đề, có thể có sự cố phức tạp hơn liên quan đến driver hoặc cấu hình mạng. Trong trường hợp này, bạn có thể cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia kỹ thuật máy tính. Tham khảo dịch vụ từ [lavender-panther-755911.hostingersite.com].

Việc cài máy in qua mạng win 10 mang lại nhiều lợi ích cho việc chia sẻ tài nguyên và nâng cao hiệu quả làm việc. Bằng cách làm theo các bước thiết lập mạng và thêm máy in được hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng kết nối nhiều máy tính trong mạng LAN tới một máy in chung. Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn thực hiện thành công việc chia sẻ máy in qua mạng LAN và tận dụng tối đa thiết bị in của mình trên hệ điều hành Windows 10.