Cài máy in mạng LAN: Hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu nhất

Trang Chủ / Máy In / Cài máy in mạng LAN: Hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu nhất

Việc cài máy in mạng LAN là một giải pháp vô cùng hữu ích, cho phép nhiều người dùng trong cùng một văn phòng hoặc gia đình có thể dễ dàng chia sẻ và sử dụng chung một thiết bị máy in. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị mà còn tối ưu hóa không gian làm việc. Nếu bạn đang tìm hiểu cách thiết lập máy in qua mạng nội bộ để phục vụ nhu cầu in ấn chung, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước cụ thể, giúp bạn thực hiện thành công một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Table of Contents

Hiểu rõ về mạng LAN và vai trò trong chia sẻ máy in

Mạng LAN, viết tắt của Local Area Network (Mạng cục bộ), là một hệ thống mạng được thiết kế để kết nối các thiết bị máy tính và thiết bị ngoại vi như máy in trong một phạm vi địa lý giới hạn, ví dụ như trong một tòa nhà văn phòng, trường học, hoặc thậm chí là một ngôi nhà. Mục đích chính của mạng LAN là cho phép các thiết bị này giao tiếp và chia sẻ tài nguyên với nhau.

Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của mạng LAN chính là khả năng chia sẻ máy in. Thay vì mỗi máy tính phải kết nối trực tiếp với một máy in riêng lẻ, một chiếc máy in duy nhất có thể được kết nối vào mạng LAN, từ đó tất cả các máy tính trong mạng đều có thể gửi lệnh in đến nó. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư thiết bị và đơn giản hóa việc quản lý. Các thiếtట్టి bị trong mạng LAN thường được kết nối thông qua cáp Ethernet hoặc kết nối không dây Wi-Fi, đảm bảo việc truyền dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu in ấn, diễn ra nhanh chóng và ổn định.

Những lợi ích vượt trội khi cài máy in qua mạng LAN

Cài đặt máy in qua mạng LAN mang lại nhiều ưu điểm đáng kể, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý tài nguyên hiệu quả. Lợi ích đầu tiên và dễ nhận thấy nhất là khả năng chia sẻ tài nguyên. Nhiều người dùng có thể cùng lúc truy cập và sử dụng một máy in duy nhất mà không cần phải di chuyển máy tính hay kết nối dây cáp phức tạp. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường văn phòng, nơi nhu cầu in ấn thường xuyên và đa dạng.

Bên cạnh đó, việc kết nối máy in mạng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Thay vì phải trang bị nhiều máy in cá nhân, doanh nghiệp hoặc gia đình chỉ cần đầu tư vào một hoặc một vài máy in chất lượng cao để phục vụ chung. Điều này không chỉ giảm chi phí mua sắm ban đầu mà còn cả chi phí bảo trì, sửa chữa và vật tư tiêu hao như mực in, giấy in về lâu dài. Khả năng quản lý tập trung cũng là một điểm cộng lớn; người quản trị mạng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng máy in, cài đặt driver, và xử lý sự cố từ một điểm duy nhất, giúp hệ thống luôn hoạt động trơn tru.

Lợi ích của việc cài đặt máy in qua mạng LAN cho nhiều người dùng

Xem Thêm Bài Viết:

Cuối cùng, việc chia sẻ máy in trong mạng LAN còn tăng cường tính linh hoạt và tiện lợi. Người dùng có thể gửi lệnh in từ bất kỳ máy tính nào trong mạng, bất kể vị trí ngồi làm việc, miễn là được kết nối vào cùng hệ thống mạng. Điều này giúp công việc không bị gián đoạn và nâng cao hiệu suất làm việc chung.

Các yếu tố cần chuẩn bị trước khi cài máy in dùng chung qua LAN

Để quá trình cài máy in dùng chung qua LAN diễn ra suôn sẻ, bạn cần đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cần thiết. Trước tiên, nhân vật chính không thể thiếu là một chiếc máy in có khả năng kết nối mạng hoặc có thể được chia sẻ từ một máy tính. Hầu hết các máy in hiện đại đều hỗ trợ tính năng này. Quy trình này áp dụng tốt cho hầu hết các dòng máy in phổ biến trên thị trường như Canon, HP, Brother, miễn là máy in đó có hỗ trợ kết nối và driver tương thích với hệ điều hành của bạn.

Bạn sẽ cần ít nhất hai máy tính chạy hệ điều hành Windows (ví dụ Windows 7, 8, hoặc 10, 11). Một máy tính sẽ đóng vai trò là “máy chủ”, tức là máy tính được kết nối trực tiếp với máy in thông qua cổng USB (hoặc kết nối mạng trực tiếp nếu máy in hỗ trợ). Máy tính này sẽ chịu trách nhiệm chia sẻ máy in cho các máy tính khác. Các máy tính còn lại, gọi là “máy khách” hoặc “máy trạm”, sẽ kết nối và sử dụng máy in thông qua mạng LAN từ máy chủ. Điều quan trọng nhất là tất cả các máy tính (cả máy chủ và máy khách) phải được kết nối vào cùng một đường truyền mạng LAN, có thể là mạng có dây hoặc Wi-Fi.

Hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ máy in qua mạng LAN trên máy chủ

Quá trình chia sẻ máy in qua mạng LAN chủ yếu được thực hiện trên máy tính chủ, tức là máy tính đang được kết nối trực tiếp với máy in bằng cáp USB. Chỉ khi máy chủ cấu hình chia sẻ thành công thì các máy tính khác trong mạng mới có thể tìm thấy và cài đặt máy in mạng này.

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Control Panel. Nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run, sau đó gõ “control” vào ô trống và nhấn Enter. Trong cửa sổ Control Panel vừa mở, hãy tìm và nhấp vào mục “Hardware and Sound”.

Giao diện Devices and Printers hiển thị danh sách máy in đã kết nối

Tiếp theo, trong giao diện “Hardware and Sound”, bạn chọn “Devices and Printers”. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, liệt kê tất cả các thiết bị và máy in đã hoặc đang được kết nối với máy tính của bạn. Tại đây, hãy tìm đến biểu tượng của chiếc máy in mà bạn muốn chia sẻ.

Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đó và chọn “Set as default printer” nếu bạn muốn đặt nó làm máy in mặc định cho máy chủ này. Sau đó, nhấp chuột phải vào máy in một lần nữa và chọn “Printer Properties”.

Truy cập Printer Properties của máy in cần chia sẻ

Trong hộp thoại Printer Properties vừa xuất hiện, bạn chuyển sang tab “Sharing”. Tại đây, hãy đánh dấu vào ô “Share this printer”. Bạn có thể giữ nguyên tên chia sẻ mặc định hoặc đặt một tên mới dễ nhận biết hơn trong ô “Share name”. Sau khi hoàn tất, nhấn “OK” để lưu lại cài đặt. Lúc này, máy tính của bạn đã bắt đầu chia sẻ máy in này với các máy tính khác trong cùng mạng.

Để đảm bảo các máy tính khác có thể “nhìn thấy” và kết nối được với máy in đã chia sẻ, bạn cần cấu hình một vài thiết lập mạng. Quay trở lại cửa sổ Control Panel, tìm và mở mục “Network and Internet”, sau đó chọn “Network and Sharing Center”.

Mở Network and Sharing Center để cấu hình chia sẻ mạng

Trong cửa sổ Network and Sharing Center, ở cột menu bên trái, bạn nhấp vào dòng “Change advanced sharing settings”. Thao tác này sẽ mở ra các tùy chọn chia sẻ nâng cao cho các cấu hình mạng khác nhau.

Kích hoạt Network Discovery và File and Printer Sharing trong cài đặt mạng

Trong phần “Private (current profile)” (hoặc cấu hình mạng hiện tại của bạn), hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn “Turn on network discovery” và “Turn on file and printer sharing”. Việc này cho phép máy tính của bạn được phát hiện trên mạng và cho phép chia sẻ tệp tin cũng như máy in. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thiết lập mạng hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu hơn, các chuyên gia tại lavender-panther-755911.hostingersite.com luôn sẵn sàng giúp đỡ.

Cuối cùng, hãy cuộn xuống mục “All Networks”. Tại đây, bạn nên chọn “Turn off password protected sharing”. Nếu tùy chọn này được bật (“Turn on”), các máy tính khác khi cố gắng kết nối với máy in được chia sẻ sẽ yêu cầu nhập tên người dùng và mật khẩu của máy chủ, điều này có thể gây bất tiện. Sau khi đã điều chỉnh các cài đặt, nhấn “Save changes” để áp dụng.

Quy trình cài đặt máy in đã chia sẻ trên máy trạm (Client)

Sau khi đã hoàn tất các bước cấu hình chia sẻ máy in trên máy chủ, công việc tiếp theo là thực hiện cài đặt máy in mạng đó trên các máy tính khách (máy trạm) muốn sử dụng chung. Quy trình này cũng khá đơn giản.

Trên máy tính khách, bạn cũng bắt đầu bằng việc mở Control Panel. Nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ “control” và Enter. Tương tự như trên máy chủ, bạn vào mục “Hardware and Sound”, sau đó chọn “Devices and Printers”.

Thêm máy in mới từ Control Panel trên máy trạm

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, bạn sẽ thấy một tùy chọn ở thanh công cụ phía trên là “Add a printer”. Nhấp vào đó để máy tính bắt đầu quá trình tìm kiếm các máy in có sẵn, bao gồm cả các máy in được chia sẻ trong mạng LAN.

Chọn tùy chọn The printer that I want isn’t listed khi không tìm thấy máy in

Thông thường, máy tính có thể sẽ không tự động tìm thấy ngay máy in bạn muốn kết nối, đặc biệt nếu có nhiều thiết bị trong mạng hoặc cấu hình mạng phức tạp. Nếu sau một lúc quét mà máy in mong muốn không xuất hiện trong danh sách, hãy nhấp vào dòng chữ “The printer that I want isn’t listed” ở phía dưới cửa sổ.

Duyệt tìm máy in đã được chia sẻ trong mạng LAN

Một cửa sổ mới có tên “Add Printer” sẽ hiện ra với nhiều tùy chọn. Bạn hãy chọn mục “Select a shared printer by name”. Sau đó, nhấp vào nút “Browse…” để máy tính tìm kiếm các máy tính đang chia sẻ tài nguyên trong mạng LAN. Một danh sách các máy tính trong mạng sẽ xuất hiện; hãy tìm và nhấp đúp chuột vào tên máy chủ (máy tính đã kết nối và chia sẻ máy in trước đó). Máy in đã được chia sẻ trên máy chủ đó sẽ hiển thị. Chọn máy in bạn muốn cài đặt và nhấn “Next”. Máy tính sẽ tự động tìm và cài đặt driver cần thiết cho máy in.

Sau khi quá trình cài đặt driver hoàn tất, bạn chỉ cần nhấn “Next” thêm một vài lần theo hướng dẫn trên màn hình và cuối cùng là “Finish” để hoàn tất việc cài máy in mạng LAN cho máy trạm. Từ bây giờ, bạn đã có thể in tài liệu từ máy tính này đến máy in dùng chung.

Khắc phục các sự cố thường gặp khi cài đặt máy in mạng LAN

Mặc dù quy trình cài máy in mạng LAN thường diễn ra khá thuận lợi, đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải một số sự cố khiến việc cài đặt không thành công. Một trong những vấn đề phổ biến nhất là máy khách không thể tìm thấy máy in đã chia sẻ, hoặc tìm thấy nhưng không thể kết nối.

Nguyên nhân có thể xuất phát từ nhiều yếu tố. Đầu tiên, hãy kiểm tra lại kỹ các bước đã thực hiện trên cả máy chủ và máy khách để đảm bảo không bỏ sót hoặc cấu hình sai một bước nào, đặc biệt là các cài đặt chia sẻ trong “Advanced sharing settings” và tab “Sharing” trong “Printer Properties”. Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng driver máy in được cài đặt chính xác trên máy chủ và tương thích với các máy khách. Lỗi driver cũng là một nguyên nhân phổ biến gây ra sự cố. Bạn có thể thử gỡ cài đặt driver cũ và cài đặt phiên bản mới nhất từ trang web của nhà sản xuất máy in.

Một yếu tố quan trọng khác cần kiểm tra là kết nối mạng. Hãy chắc chắn rằng tất cả các máy tính đều được kết nối ổn định vào cùng một mạng LAN. Tường lửa (Firewall) trên máy chủ hoặc trên các phần mềm diệt virus cũng có thể chặn kết nối chia sẻ máy in. Hãy thử tạm thời vô hiệu hóa tường lửa để kiểm tra xem đây có phải là nguyên nhân không. Nếu đúng, bạn cần cấu hình lại tường lửa để cho phép chia sẻ máy in. Trong một số trường hợp, việc sử dụng công cụ sửa lỗi tự động “Troubleshoot” của Windows cũng có thể giúp phát hiện và sửa lỗi máy in mạng.

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm vững cách cài máy in mạng LAN để chia sẻ tài nguyên in ấn hiệu quả trong môi trường làm việc hoặc gia đình của mình. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị, vật tư tiêu hao mà còn tăng cường sự tiện lợi và linh hoạt cho công việc hàng ngày. Nếu trong quá trình thực hiện có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại xem lại kỹ từng bước đã được mô tả hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm. Chúc bạn thiết lập máy in dùng chung thành công và có những trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn.