Cài máy chủ máy in: Hướng dẫn chi tiết

Trang Chủ / Máy In / Cài máy chủ máy in: Hướng dẫn chi tiết

Việc chia sẻ một chiếc máy in cho nhiều người dùng trong cùng một mạng nội bộ là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Thay vì mỗi máy tính cần một máy in riêng, bạn chỉ cần cài máy chủ máy in trên một thiết bị, thường là một máy tính cá nhân, để quản lý và phân phát lệnh in từ tất cả các máy tính khác. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể tự thiết lập hệ thống máy in chia sẻ qua mạng một cách dễ dàng và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sử dụng chung trong gia đình hoặc văn phòng nhỏ.

Table of Contents

Lợi ích của việc cài đặt máy in qua máy chủ

Thiết lập một máy tính làm máy chủ máy in mang lại nhiều ưu điểm đáng kể. Lợi ích lớn nhất chính là hiệu quả kinh tế, giúp giảm thiểu số lượng máy in cần mua, vận hành và bảo trì. Việc tập trung một máy in tại một điểm còn giúp tối ưu không gian làm việc và quản lý vật tư in ấn như giấy, mực in một cách tập trung hơn.

Bên cạnh đó, việc chia sẻ máy in qua mạng LAN hoặc Wi-Fi cũng tăng tính tiện lợi. Người dùng từ bất kỳ máy tính nào trong mạng nội bộ đều có thể gửi lệnh in mà không cần kết nối trực tiếp với máy in đó. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường văn phòng, nơi nhiều người cùng làm việc và có nhu cầu sử dụng chung thiết bị ngoại vi.

Chuẩn bị cần thiết để cài đặt máy chủ máy in

Trước khi bắt tay vào thiết lập máy in chung, bạn cần chuẩn bị một số yếu tố cơ bản. Đầu tiên là một máy tính sẽ đóng vai trò làm máy chủ. Máy tính này không nhất thiết phải có cấu hình quá mạnh, nhưng cần hoạt động ổn định và quan trọng là luôn bật khi các máy tính khác có nhu cầu in ấn.

Yếu tố thứ hai là mạng nội bộ, có thể là mạng dây (LAN) hoặc mạng không dây (Wi-Fi), đảm bảo tất cả các máy tính, bao gồm cả máy chủ và các máy khách, đều được kết nối vào cùng một mạng. Một hệ thống mạng ổn định là nền tảng để việc kết nối máy in chung diễn ra suôn sẻ. Để đảm bảo hệ thống máy tính và mạng hoạt động hiệu quả, đôi khi cần đến sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp như lavender-panther-755911.hostingersite.com, nơi cung cấp các giải pháp kỹ thuật tin cậy.

Cuối cùng và cũng rất quan trọng là driver (trình điều khiển) tương thích với máy in và hệ điều hành của máy chủ. Bạn cần tải driver chính xác từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in bằng cách tìm kiếm với cú pháp “Driver [Tên model máy in] [Hệ điều hành]”. Ví dụ: “Driver Canon LBP 2900 Windows 10 64bit”. Sau khi tải về, bạn cần cài đặt driver này lên máy tính sẽ làm máy chủ trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

Xem Thêm Bài Viết:

Hướng dẫn cài đặt máy in trên máy chủ

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, bước đầu tiên là cài đặt máy in lên máy tính sẽ làm máy chủ. Hãy sử dụng dây cáp phù hợp (thường là USB) để kết nối máy in với máy tính này. Sau khi kết nối, bạn cần chạy file cài đặt driver mà bạn đã tải về ở bước chuẩn bị. Quá trình này sẽ thêm máy in vào danh sách thiết bị trên máy tính chủ.

Tiếp theo, chúng ta sẽ thiết lập chia sẻ máy in qua mạng. Mở Control Panel (hoặc Settings > Devices > Printers & Scanners trên các phiên bản Windows mới hơn). Tìm và chọn mục “Devices and Printers” hoặc “Printers and Faxes”. Bạn sẽ thấy biểu tượng máy in vừa cài đặt.

Nhấn chuột phải vào biểu tượng máy in đó và chọn “Printer Properties” (hoặc “Properties”). Trong cửa sổ thuộc tính máy in, chuyển sang tab “Sharing”. Tích chọn vào ô “Share this printer”. Bạn có thể đặt tên cho máy in chia sẻ tại đây (ví dụ: Máy in Van Phong). Tên này sẽ hiển thị trên các máy tính khác khi họ tìm kiếm máy in mạng. Nhấn “Apply” và “OK” để lưu lại cài đặt.

Lưu ý quan trọng là máy tính làm máy chủ máy in phải luôn được bật và kết nối mạng để các máy tính khác có thể truy cập và sử dụng máy in chia sẻ. Nếu máy chủ tắt hoặc mất kết nối mạng, các máy khách sẽ không thể in được.

Hướng dẫn kết nối máy in chia sẻ từ các máy tính khác

Sau khi đã thiết lập máy chủ máy in và chia sẻ thành công, bạn cần kết nối các máy tính khác trong mạng (máy khách) tới máy in này. Trên máy tính khách, bạn cũng cần đảm bảo đã cài đặt driver tương thích cho máy in đó. Mặc dù đôi khi hệ thống có thể tự động tải driver khi kết nối, việc cài đặt trước sẽ giúp quá trình nhanh chóng và ổn định hơn.

Có hai cách phổ biến để kết nối:

Sử dụng chức năng Thêm máy in mạng

Mở Control Panel (hoặc Settings > Devices > Printers & Scanners) trên máy tính khách. Chọn “Devices and Printers” hoặc tương đương. Nhấn vào “Add a printer”. Hệ thống sẽ bắt đầu tìm kiếm các máy in có sẵn trong mạng.

Chọn “Add a network, wireless or Bluetooth printer”. Máy tính sẽ quét tìm các máy in chia sẻ. Khi tên máy in mà bạn đã đặt trên máy chủ xuất hiện trong danh sách, hãy chọn nó và nhấn “Next” để hoàn tất việc thêm máy in.

Kết nối trực tiếp bằng địa chỉ IP hoặc Tên máy chủ

Nếu cách trên không tìm thấy hoặc bạn muốn kết nối nhanh hơn, bạn có thể kết nối trực tiếp thông qua địa chỉ IP hoặc tên máy tính của máy chủ. Nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.

Trong hộp thoại Run, gõ tiếp theo là địa chỉ IP của máy tính chủ (ví dụ: 192.168.1.100) hoặc tên máy tính của máy chủ (ví dụ: MAYCHU-PC). Nhấn Enter. Một cửa sổ File Explorer sẽ mở ra, hiển thị các tài nguyên đang được chia sẻ trên máy tính chủ, bao gồm cả máy in.

Nhấn đúp chuột vào biểu tượng máy in chia sẻ. Hệ thống sẽ tự động kết nối và cài đặt máy in này vào danh sách máy in của máy tính khách. Bây giờ bạn đã có thể sử dụng máy in mạng này để in tài liệu từ máy tính khách.

Cách tìm địa chỉ IP của máy chủ máy in

Để sử dụng phương pháp kết nối trực tiếp bằng IP, bạn cần biết địa chỉ IP của máy tính đang đóng vai trò là máy chủ máy in. Việc tìm địa chỉ IP này khá đơn giản.

Trên máy tính chủ, nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run. Gõ cmd và nhấn Enter để mở cửa sổ Command Prompt.

Xem địa chỉ IP máy tính chủ bằng lệnh ipconfig trong CMD

Trong cửa sổ Command Prompt, gõ lệnh ipconfig và nhấn Enter.

Kết quả hiển thị địa chỉ IPv4 cần thiết cho việc kết nối máy in mạng

Kết quả của lệnh ipconfig sẽ hiển thị thông tin cấu hình mạng của máy tính. Bạn cần tìm dòng “IPv4 Address” hoặc “Địa chỉ IPv4”. Dãy số hiển thị bên cạnh chính là địa chỉ IP nội bộ của máy tính chủ (ví dụ: 192.168.1.100). Đây là địa chỉ mà bạn sẽ sử dụng để kết nối từ các máy tính khác.

Hướng dẫn tìm IP máy tính chủ đơn giản qua Command Prompt

Nếu gặp khó khăn trong quá trình thiết lập hoặc các vấn đề liên quan đến mạng và máy tính, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết hướng dẫn hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia công nghệ thông tin.

Việc cài máy chủ máy in và chia sẻ máy in qua mạng là một giải pháp thực tế và hiệu quả cho nhu cầu in ấn chung. Bằng cách làm theo các bước hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng thiết lập hệ thống máy in mạng cho gia đình hoặc văn phòng của mình, giúp tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao hiệu quả công việc. Chúc bạn thành công với việc thiết lập máy in chung của mình!