Cài đặt máy in mạng LAN: Hướng dẫn chi tiết cho người mới

Trang Chủ / Máy In / Cài đặt máy in mạng LAN: Hướng dẫn chi tiết cho người mới

Việc sử dụng máy in chung qua mạng LAN mang lại nhiều tiện ích cho văn phòng và gia đình, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình cài đặt máy in mạng LAN một cách chính xác. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước, giúp bạn dễ dàng thiết lập và sử dụng máy in mạng hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các thao tác cần thiết để chia sẻ máy in trong hệ thống mạng nội bộ của bạn.

Table of Contents

Tại sao nên sử dụng và cài đặt máy in mạng LAN?

Trong môi trường làm việc hiện đại hoặc ngay cả trong gia đình có nhiều thiết bị máy tính, việc kết nối máy in qua mạng LAN mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Thay vì mỗi máy tính phải kết nối trực tiếp với một máy in riêng lẻ, hoặc phải dùng USB để chuyển file qua máy tính có cắm máy in, máy in mạng cho phép tất cả các thiết bị trong cùng một mạng nội bộ có thể truy cập và sử dụng chung một hoặc nhiều máy in một cách dễ dàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí mua sắm thiết bị mà còn tối ưu không gian làm việc. Hơn nữa, việc quản lý và bảo trì máy in cũng trở nên tập trung và đơn giản hơn. Với khả năng chia sẻ máy in trong mạng LAN, mọi người có thể gửi lệnh in từ bất kỳ máy tính nào, tăng tính linh hoạt và hiệu suất công việc.

Chuẩn bị cần thiết trước khi cài đặt máy in mạng LAN

Để quá trình cài đặt máy in mạng LAN diễn ra suôn sẻ và thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố cần thiết là vô cùng quan trọng. Những bước chuẩn bị này sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có và đảm bảo máy in hoạt động ổn định sau khi cài đặt.

Kiểm tra kết nối mạng và máy in

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng máy in của bạn có hỗ trợ chức năng kết nối mạng LAN. Đa số các máy in hiện đại dành cho văn phòng đều được trang bị cổng Ethernet (cổng RJ45) để cắm dây mạng. Máy in cần được kết nối vật lý vào cùng một hệ thống mạng (router, switch) với các máy tính sẽ sử dụng máy in. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng dây cáp mạng xem có bị đứt, gãy hay lỏng lẻo không, đồng thời đảm bảo các thiết bị mạng như router hoặc switch đang hoạt động bình thường và cấp phát tín hiệu ổn định. Một kết nối mạng ổn định là tiền đề cho việc thiết lập máy in qua mạng thành công.

Chuẩn bị driver máy in chính xác

Driver là phần mềm trung gian giúp hệ điều hành máy tính giao tiếp và điều khiển máy in. Việc thiếu hoặc sai driver là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra lỗi khi cài đặt máy in. Bạn có thể tìm thấy driver trong đĩa CD đi kèm khi mua máy in. Nếu không còn đĩa CD, cách tốt nhất là truy cập website chính thức của nhà sảnผลิต máy in (ví dụ: HP, Canon, Epson, Brother) và tìm đến mục hỗ trợ hoặc tải về (download) để tải đúng driver cho model máy in của bạn và phiên bản hệ điều hành đang sử dụng (Windows 7, Windows 10, Windows 11, 32-bit hoặc 64-bit). Một số trang web tổng hợp driver cũng có thể hữu ích, nhưng hãy cẩn thận để tránh tải nhầm phần mềm độc hại. Các hãng máy in lớn thường cung cấp driver rất đầy đủ và dễ tìm kiếm, giúp quá trình cài đặt máy in thuận lợi hơn.

Xác định địa chỉ IP của máy in mạng

Mỗi thiết bị trong mạng LAN, bao gồm cả máy in mạng, đều cần một địa chỉ IP duy nhất để các thiết bị khác có thể nhận diện và kết nối. Để cài đặt máy in mạng LAN, bạn cần biết chính xác địa chỉ IP của máy in. Có nhiều cách để tìm thông tin này:
Một cách phổ biến là in trang cấu hình mạng (network configuration page) hoặc trang test từ chính máy in. Thao tác này thường khác nhau tùy theo hãng và model máy in. Ví dụ, với một số dòng máy in Epson, bạn có thể tắt nguồn máy, sau đó nhấn giữ nút “Feed” rồi bật nguồn trở lại cho đến khi máy in ra trang thông tin.
Ngoài ra, nếu máy in có màn hình LCD, bạn thường có thể tìm thấy thông tin địa chỉ IP trong menu cài đặt mạng (Network Settings). Một cách khác là truy cập vào giao diện quản lý của router, tìm trong danh sách DHCP clients (các thiết bị đang được cấp IP động) để xem IP của máy in.
Một lưu ý quan trọng là bạn nên cân nhắc việc thiết lập IP tĩnh cho máy in. Nếu máy in được cấp IP động, địa chỉ này có thể thay đổi sau mỗi lần khởi động lại máy in hoặc router, dẫn đến việc máy tính không tìm thấy máy in. Việc gán một địa chỉ IP cố định (IP tĩnh) cho máy in sẽ đảm bảo kết nối ổn định lâu dài.

Xem Thêm Bài Viết:

Hướng dẫn chi tiết các bước cài đặt máy in mạng LAN trên Windows

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình cài đặt máy in mạng LAN trên máy tính chạy hệ điều hành Windows. Các bước dưới đây được minh họa cho giao diện Windows truyền thống, có thể có chút khác biệt nhỏ trên các phiên bản Windows mới hơn như Windows 10 hay Windows 11, nhưng về cơ bản quy trình là tương tự.

Truy cập mục quản lý máy in

Đầu tiên, bạn cần mở cửa sổ quản lý thiết bị và máy in. Trên hầu hết các phiên bản Windows, bạn có thể nhấn nút Start (hoặc biểu tượng Windows ở góc dưới bên trái màn hình), sau đó gõ “Devices and Printers” vào ô tìm kiếm và chọn kết quả tương ứng. Một cách khác là mở Control Panel, sau đó tìm đến mục “Hardware and Sound” và chọn “Devices and Printers”. Đối với Windows 10 và 11, bạn cũng có thể tìm “Printers & scanners” trong Settings.

Truy cập Devices and Printers từ Start Menu để cài đặt máy in mạng LAN

Thêm máy in mới

Trong cửa sổ “Devices and Printers” vừa mở, bạn sẽ thấy danh sách các máy in và thiết bị đã được cài đặt. Để thêm một máy in mới, hãy nhấp vào nút “Add a printer” thường nằm ở phía trên của cửa sổ.

Nhấn nút Add a printer trong cửa sổ quản lý thiết bị và máy in

Chọn phương thức cài đặt máy in cục bộ

Một cửa sổ mới “Add Printer” sẽ xuất hiện. Tại đây, hệ thống sẽ hỏi bạn muốn tìm máy in tự động hay cài đặt thủ công. Để cài đặt máy in mạng LAN bằng địa chỉ IP, bạn cần chọn “Add a local printer or network printer with manual settings” (trên một số phiên bản cũ hơn có thể chỉ ghi là “Add a local printer” như trong hình minh họa). Lý do chọn phương thức này là để chúng ta có thể tự định nghĩa cổng kết nối TCP/IP cho máy in, thay vì để Windows tự động dò tìm (quá trình này đôi khi không hiệu quả hoặc không tìm thấy máy in mạng).

Chọn Add a local printer để tiến hành thiết lập máy in mạng LAN thủ công

Tạo cổng kết nối TCP/IP mới cho máy in

Ở bước tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn một cổng máy in. Vì chúng ta đang thiết lập máy in qua mạng sử dụng địa chỉ IP, hãy chọn tùy chọn “Create a new port”. Trong danh sách thả xuống “Type of port:”, chọn “Standard TCP/IP Port”. Sau đó, nhấn nút “Next” để tiếp tục.

Tạo cổng Standard TCP/IP Port mới cho việc kết nối máy in qua mạng LAN

Nhập địa chỉ IP và cấu hình cổng

Tại cửa sổ “Type a printer hostname or IP address”, bạn cần nhập chính xác địa chỉ IP của máy in mạng mà bạn đã xác định ở phần chuẩn bị vào ô “Hostname or IP address”. Ô “Port name” thường sẽ tự động được điền dựa trên địa chỉ IP bạn vừa nhập; bạn có thể giữ nguyên tên này hoặc thay đổi nếu muốn.
Một điều rất quan trọng là bạn cần bỏ dấu tick ở mục “Query the printer and automatically select the driver to use”. Việc này cho phép chúng ta tự chọn driver một cách thủ công ở các bước sau, đảm bảo tính tương thích cao nhất. Sau khi đã nhập IP và bỏ tick, nhấn “Next”.

Nhập địa chỉ IP của máy in mạng và bỏ tùy chọn tự động tìm driver

Hệ thống sẽ mất một chút thời gian để dò tìm cổng TCP/IP. Sau đó, có thể xuất hiện cửa sổ “Additional port information required” yêu cầu bạn chọn loại thiết bị. Thông thường, bạn sẽ chọn “Standard” ở mục Device Type và chọn “Generic Network Card” từ danh sách. Sau đó, nhấn “Next”. Nếu máy tính của bạn không hiển thị bước này, có nghĩa là Windows đã tự xác định được thông tin cần thiết và bạn sẽ được chuyển thẳng đến bước cài đặt driver.

Chọn Standard Generic Network Card làm loại card mạng cho máy in

Cài đặt driver cho máy in

Đây là bước quyết định xem máy tính có thể giao tiếp đúng cách với máy in hay không. Trong cửa sổ “Install the printer driver”, bạn sẽ có hai lựa chọn: chọn driver từ danh sách có sẵn của Windows hoặc cung cấp driver từ một nguồn bên ngoài. Để đảm bảo sử dụng driver mới nhất và chính xác nhất cho model máy in của bạn, hãy nhấn vào nút “Have Disk…”.

Sử dụng tùy chọn Have Disk để chỉ định file driver máy in mạng LAN

Một hộp thoại “Install From Disk” sẽ xuất hiện. Nhấn nút “Browse…” để tìm đến thư mục mà bạn đã lưu trữ file driver máy in (thường là file có đuôi .inf) đã tải về ở bước chuẩn bị.

Nhấn Browse để tìm đến thư mục chứa file driver máy in .inf

Sau khi duyệt và chọn đúng file .inf, nhấn “Open” rồi nhấn “OK”.

Chọn file cài đặt driver .inf cho máy in mạng từ thư mục đã giải nén

Hệ thống sẽ đọc thông tin từ file driver. Lúc này, trong danh sách “Printers” ở cửa sổ “Install the printer driver”, bạn hãy chọn chính xác model máy in của mình. Nếu có nhiều phiên bản driver cho cùng một model (ví dụ: PCL5, PCL6, PostScript), bạn có thể chọn một phiên bản phổ thông như PCL6, hoặc tham khảo khuyến nghị từ nhà sản xuất. Sau khi chọn xong, nhấn “Next”.

Chọn model máy in tương thích từ danh sách driver đã cung cấp

Hoàn tất quá trình cài đặt

Ở bước tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho máy in (Printer name). Bạn có thể giữ nguyên tên gợi ý của hệ thống hoặc đặt một tên dễ nhớ, dễ quản lý hơn. Nhấn “Next”.
Windows sẽ bắt đầu quá trình cài đặt driver và cấu hình máy in. Quá trình này có thể mất vài phút. Sau khi cài đặt hoàn tất, bạn sẽ thấy thông báo thành công. Tại đây, bạn có thể chọn “Print a test page” để in thử một trang kiểm tra, đảm bảo máy in hoạt động bình thường. Đây là bước nên làm để xác nhận việc cài đặt máy in mạng LAN đã thành công.
Bạn cũng sẽ thấy tùy chọn “Set as the default printer” (Đặt làm máy in mặc định). Nếu đây là máy in bạn thường xuyên sử dụng nhất, hãy chọn tùy chọn này.
Cuối cùng, nhấn “Finish” để đóng cửa sổ cài đặt. Máy in mạng của bạn giờ đây đã sẵn sàng để sử dụng. Việc cài đặt máy in mạng LAN đôi khi gặp trục trặc do cấu hình mạng phức tạp hoặc driver không tương thích. Nếu bạn cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu hoặc các giải pháp về thiết bị văn phòng, có thể tham khảo dịch vụ tại lavender-panther-755911.hostingersite.com.

Khắc phục một số lỗi thường gặp khi cài đặt máy in mạng LAN

Mặc dù quy trình cài đặt máy in mạng LAN khá đơn giản, đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải một số sự cố. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục cơ bản:
Nếu máy tính không tìm thấy máy in trên mạng, hãy kiểm tra lại kết nối cáp mạng của máy in, đảm bảo máy in và máy tính đang ở trong cùng một dải IP mạng. Kiểm tra xem tường lửa trên máy tính hoặc router có chặn kết nối đến máy in không.
Trường hợp gặp lỗi “Access Denied” (Truy cập bị từ chối) hoặc lệnh in được gửi đi nhưng máy không in, nguyên nhân có thể do sai driver hoặc cấu hình quyền truy cập. Hãy thử cài đặt lại driver chính xác.
Nếu máy in in ra các ký tự lạ hoặc trang trắng, rất có thể bạn đã chọn sai driver hoặc có lỗi trong quá trình cấu hình cổng in. Hãy thử gỡ bỏ máy in và tiến hành cài đặt máy in lại từ đầu.
Một vấn đề khác là máy in thỉnh thoảng bị offline. Điều này thường xảy ra nếu máy in đang sử dụng IP động. Giải pháp tốt nhất là thiết lập địa chỉ IP tĩnh cho máy in để đảm bảo kết nối luôn ổn định.

Qua hướng dẫn trên, hy vọng bạn đã nắm vững các bước để tự mình cài đặt máy in mạng LAN thành công. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa công việc in ấn trong văn phòng hay gia đình mà còn tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị đáng kể. Hãy luôn kiểm tra kỹ các yêu cầu về driver, địa chỉ IP và thực hiện cẩn thận từng bước theo chỉ dẫn để đảm bảo máy in của bạn hoạt động ổn định và hiệu quả trong hệ thống mạng.