Cách kết nối 2 máy tính 1 máy in dễ dàng, hiệu quả

Trang Chủ / Máy In / Cách kết nối 2 máy tính 1 máy in dễ dàng, hiệu quả

Bạn đang tìm cách kết nối 2 máy tính với 1 máy in để tối ưu hóa công việc và tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị? Việc chia sẻ một thiết bị in ấn cho nhiều máy trạm trong văn phòng hoặc gia đình không hề phức tạp. Thực tế, có nhiều phương pháp đơn giản giúp bạn thực hiện điều này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn dễ dàng sử dụng chung máy in cho nhiều thiết bị khác nhau, áp dụng được cho cả hệ điều hành Windows 10 và Windows 7.

Table of Contents

Hiểu rõ về Mạng LAN và HomeGroup trước khi kết nối

Trước khi đi vào các bước kỹ thuật, việc nắm vững một số khái niệm cơ bản về mạng máy tính sẽ giúp bạn thực hiện quá trình chia sẻ máy in qua mạng một cách suôn sẻ hơn. Hai thuật ngữ quan trọng bạn cần biết là Mạng LAN và tính năng HomeGroup (chủ yếu trên Windows cũ hơn).

Mạng LAN là gì?

Mạng LAN, viết tắt của Local Area Network, hay còn gọi là “Mạng máy tính nội bộ”, là một hệ thống kết nối các máy tính và thiết bị ngoại vi (như máy in) trong một phạm vi giới hạn, ví dụ như trong một văn phòng, tòa nhà, hoặc gia đình. Mục đích chính của mạng LAN là cho phép các thiết bị này giao tiếp, chia sẻ tài nguyên và dữ liệu với nhau. Việc kết nối máy in vào mạng LAN thường được thực hiện thông qua cáp Ethernet (có dây) hoặc Wi-Fi (không dây), tạo điều kiện thuận lợi để nhiều người dùng cùng truy cập vào một máy in duy nhất.

Kết nối nhiều máy tính với 1 máy in qua mạng LAN

HomeGroup là gì?

HomeGroup là một tính năng được Microsoft giới thiệu trên hệ điều hành Windows, đặc biệt phổ biến và hữu ích trên Windows 7. Tính năng này đơn giản hóa việc chia sẻ tệp tin, thư mục, hình ảnh, video và cả máy in giữa các máy tính trong cùng một mạng gia đình hoặc văn phòng nhỏ. Khi một HomeGroup được tạo, các máy tính khác trong cùng mạng có thể tham gia và dễ dàng truy cập các tài nguyên được chia sẻ, bao gồm cả việc sử dụng máy in chung. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tính năng HomeGroup đã được loại bỏ từ phiên bản Windows 10 April 2018 Update trở đi, thay vào đó là các cơ chế chia sẻ tệp và máy in trực tiếp hơn.

Một số lưu ý quan trọng trước khi chia sẻ máy in

Để quá trình thiết lập máy in cho nhiều máy tính diễn ra thành công, bạn cần đảm bảo một vài yếu tố cơ bản. Trước hết, máy in dự định chia sẻ phải đang trong tình trạng hoạt động tốt, không gặp lỗi kỹ thuật. Bạn cũng cần chuẩn bị sẵn dây cáp USB chất lượng tốt để kết nối máy in với một máy tính chủ (máy tính sẽ trực tiếp quản lý và chia sẻ máy in). Điều quan trọng nhất là tất cả các máy tính muốn sử dụng chung máy in phải được kết nối vào cùng một hệ thống mạng nội bộ, dù là mạng có dây hay không dây. Việc kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố này sẽ giúp tránh được những sự cố không đáng có.

Xem Thêm Bài Viết:

Hướng dẫn chi tiết cách kết nối 2 máy tính với 1 máy in

Quy trình chia sẻ máy in có một chút khác biệt tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows bạn đang sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho Windows 10 và Windows 7.

Thực hiện trên máy tính chạy Windows 10

Đối với Windows 10, việc chia sẻ máy in trong mạng LAN đã được Microsoft tối ưu hóa, giúp người dùng thao tác thuận tiện hơn.

Các bước chia sẻ máy in từ máy chủ

Đầu tiên, trên máy tính được kết nối trực tiếp với máy in qua cổng USB (máy chủ), bạn cần thực hiện các bước sau để cho phép các máy tính khác truy cập. Mở Menu Start, gõ “Control Panel” và truy cập vào đó. Trong cửa sổ Control Panel, tìm và chọn mục “Devices and Printers”.

Truy cập Control Panel để cài đặt chia sẻ máy in

Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã được cài đặt. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in bạn muốn chia sẻ, chọn “Set as default printer” nếu muốn đặt nó làm máy in mặc định, sau đó chọn “Printer properties”.

Chọn máy in và thiết lập Printer Properties để chia sẻ

Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Bạn chuyển sang tab “Sharing”. Tại đây, đánh dấu vào ô “Share this printer” và có thể đặt một tên chia sẻ (Share name) cho máy in để dễ nhận diện trên mạng. Sau đó, nhấn “OK” để lưu lại cài đặt.

Kích hoạt Share this printer trong tab Sharing

Tiếp theo, quay trở lại Control Panel, chọn “Network and Sharing Center”. Trong cửa sổ Network and Sharing Center, nhấp vào “Change advanced sharing settings” ở menu bên trái.

Mở Network and Sharing Center để cấu hình chia sẻ nâng cao

Trong phần “Advanced sharing settings”, bạn cần đảm bảo các tùy chọn “Turn on network discovery” và “Turn on file and printer sharing” đã được kích hoạt cho cấu hình mạng hiện tại (Private hoặc Guest or Public). Cuộn xuống dưới cùng, trong mục “All Networks”, bạn có thể chọn “Turn off password protected sharing” nếu muốn các máy tính khác truy cập máy in mà không cần nhập mật khẩu người dùng của máy chủ. Cuối cùng, nhấn “Save changes”.

Lưu các thay đổi cài đặt chia sẻ mạng nâng cao

Cách truy cập máy in đã chia sẻ từ máy tính khác

Sau khi máy chủ đã được cấu hình, trên các máy tính Windows 10 khác muốn kết nối với máy in qua mạng, bạn thực hiện như sau: Mở Menu Start, truy cập Control Panel, chọn “Devices and Printers”. Trong cửa sổ này, nhấp vào “Add a printer” ở phía trên.

Nhấn Add a printer để tìm máy in mạng trên máy tính con

Hệ thống sẽ bắt đầu tìm kiếm các máy in có sẵn. Nếu máy in chia sẻ không tự động xuất hiện, hãy nhấp vào dòng chữ “The printer that I want isn’t listed”. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn “Select a shared printer by name”. Tại đây, bạn có thể nhấn “Browse…” để tìm máy tính chủ và máy in đã chia sẻ, hoặc nhập trực tiếp đường dẫn theo cú pháp Tên_Máy_Tính_ChủTên_Chia_Sẻ_Máy_In. Sau khi chọn đúng máy in, nhấn “Next” và làm theo các hướng dẫn để hoàn tất việc cài đặt driver (nếu cần).

Chọn máy in mạng đã được chia sẻ theo tên

Thực hiện trên máy tính chạy Windows 7

Với Windows 7, tính năng HomeGroup là một công cụ hữu hiệu để chia sẻ máy in cho nhiều máy tính.

Cài đặt HomeGroup trên máy chủ

Trên máy tính Windows 7 kết nối trực tiếp với máy in, bạn cần tạo một HomeGroup. Truy cập Control Panel, tại mục “Network and Internet”, chọn “Choose homegroup and sharing options”.

Truy cập cài đặt HomeGroup trong Control Panel của Windows 7

Nếu chưa có HomeGroup nào được tạo, bạn sẽ thấy nút “Create a homegroup”. Nhấp vào đó.

Nhấn Create a homegroup để tạo nhóm chia sẻ mới

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn những gì muốn chia sẻ: Pictures, Music, Videos, Documents, và quan trọng nhất là “Printers & Devices”. Hãy đảm bảo mục “Printers & Devices” được đánh dấu chọn (thường là mặc định). Nhấn “Next”.

Chọn Printers & Devices để chia sẻ máy in trong HomeGroup

Hệ thống sẽ tự động tạo một mật khẩu cho HomeGroup. Mật khẩu này rất quan trọng, bạn cần ghi nhớ hoặc lưu lại cẩn thận để cung cấp cho các máy tính khác muốn tham gia HomeGroup.

Ghi lại mật khẩu HomeGroup được cung cấp

Sau khi đã ghi lại mật khẩu, nhấn “Finish” để hoàn tất quá trình tạo HomeGroup. Giao diện HomeGroup ban đầu sẽ hiển thị các tùy chọn quản lý.

Hoàn tất quá trình tạo HomeGroup và trở về giao diện quản lý

Kết nối vào HomeGroup từ các máy tính khác

Trên các máy tính Windows 7 khác trong cùng mạng muốn sử dụng máy in chung, bạn cũng truy cập vào mục HomeGroup trong Control Panel. Nếu có một HomeGroup đã được tạo trên mạng, bạn sẽ thấy thông báo và nút “Join now”. Nhấp vào đó.

Nhấn Join now để tham gia HomeGroup đã có trên mạng

Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn những mục muốn chia sẻ từ máy tính này và sau đó là nhập mật khẩu HomeGroup đã được cung cấp bởi máy chủ. Nhập chính xác mật khẩu và nhấn “Next”.

Nhập mật khẩu HomeGroup để kết nối vào nhóm chia sẻ

Nếu mật khẩu chính xác, máy tính của bạn sẽ tham gia thành công vào HomeGroup. Từ lúc này, bạn có thể truy cập và sử dụng máy in đã được chia sẻ trong HomeGroup mà không cần cài đặt phức tạp.

Xác nhận các máy tính đã cùng trong một HomeGroup và sẵn sàng chia sẻ

Để thuận tiện hơn, bạn có thể tắt yêu cầu mật khẩu khi truy cập các tài nguyên chia sẻ. Trên máy chủ (hoặc bất kỳ máy nào trong HomeGroup), vào Control Panel, chọn “Network and Sharing Center”, sau đó “Change advanced sharing settings”.

Truy cập Change advanced sharing settings để tùy chỉnh bảo mật

Trong mục “Password protected sharing” (thường nằm ở cuối cùng, trong phần “Home or Work” hoặc “Public”), chọn “Turn off password protected sharing” và nhấn “Save changes”. Điều này giúp việc truy cập máy in và file chia sẻ giữa các máy tính trong mạng trở nên dễ dàng hơn.

Giải đáp thắc mắc thường gặp khi kết nối nhiều máy tính với một máy in

Trong quá trình thực hiện cách kết nối 2 máy tính với 1 máy in, bạn có thể gặp một số vấn đề. Dưới đây là vài câu hỏi thường gặp và giải pháp.

Lý do không thể chia sẻ máy in qua mạng LAN?

Nếu bạn không thể chia sẻ máy in qua mạng LAN, có nhiều nguyên nhân tiềm ẩn. Trước tiên, hãy kiểm tra lại toàn bộ các bước cấu hình chia sẻ trên máy chủ đã thực hiện đúng hay chưa. Đảm bảo rằng dịch vụ “File and Printer Sharing” không bị chặn bởi tường lửa (Firewall) trên cả máy chủ và máy khách. Một vấn đề phổ biến khác là Driver máy in. Driver có thể bị lỗi, không tương thích hoặc chưa được cài đặt đúng cách trên máy chủ hoặc máy khách. Hãy thử cài đặt lại hoặc cập nhật Driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất. Windows 10 cung cấp công cụ “Troubleshoot” (Trình sửa lỗi) cho máy in, bạn có thể chạy công cụ này để hệ thống tự động phát hiện và khắc phục sự cố. Ngoài ra, đảm bảo rằng tính năng Network Discovery (Khám phá mạng) đã được bật trên tất cả các máy tính. Nếu vẫn gặp khó khăn, việc xử lý sự cố theo mã lỗi cụ thể (ví dụ: lỗi 101 khi kết nối máy in mạng) có thể cần thiết.

Khi chia sẻ máy in cho 2 máy tính có cần Internet không?

Để chia sẻ máy in giữa các máy tính trong một mạng nội bộ (LAN), bạn không nhất thiết cần có kết nối Internet. Quá trình chia sẻ chủ yếu diễn ra thông qua hạ tầng mạng LAN của bạn (router, switch, cáp mạng hoặc Wi-Fi). Tuy nhiên, kết nối Internet sẽ cần thiết nếu bạn cần tải xuống driver máy in từ trang web của nhà sản xuất hoặc nếu máy in của bạn hỗ trợ các tính năng in ấn qua đám mây (cloud printing). Điều quan trọng là phải có một mạng nội bộ hoạt động ổn định để các máy tính có thể “nhìn thấy” và giao tiếp với nhau cũng như với máy in.

Làm thế nào để cài đặt lại Driver máy in khi cần?

Driver máy in là một phần mềm trung gian cho phép máy tính của bạn “nói chuyện” và điều khiển máy in. Khi Driver bị lỗi hoặc không tương thích, máy in có thể không hoạt động đúng cách. Để cài đặt lại Driver, trước tiên, bạn nên gỡ bỏ Driver cũ. Vào “Control Panel” > “Programs and Features” (hoặc “Apps & features” trong Settings của Windows 10) để tìm và gỡ cài đặt phần mềm liên quan đến máy in. Sau đó, truy cập trang web chính thức của nhà sản xuất máy in (ví dụ: HP, Canon, Epson, Brother), tìm đến mục hỗ trợ hoặc tải xuống, nhập model máy in của bạn để tải về bộ Driver mới nhất tương thích với hệ điều hành. Chạy tệp cài đặt đã tải về và làm theo hướng dẫn. Một cách khác là thông qua “Device Manager”, tìm máy in của bạn, nhấp chuột phải và chọn “Update driver” hoặc “Uninstall device” rồi quét tìm phần cứng mới. Nếu gặp khó khăn trong quá trình cài đặt hoặc khắc phục sự cố, bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật máy tính chuyên nghiệp từ các đơn vị uy tín như lavender-panther-755911.hostingersite.com để được trợ giúp.

Việc biết cách kết nối 2 máy tính với 1 máy in, hay thậm chí nhiều máy tính hơn, là một kỹ năng hữu ích giúp tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm tài nguyên đáng kể, đặc biệt trong môi trường văn phòng hoặc gia đình có nhiều người dùng. Các hướng dẫn chi tiết cho Windows 10 và Windows 7 ở trên hy vọng đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để tự mình thiết lập thành công hệ thống in ấn dùng chung. Bằng cách làm theo từng bước cẩn thận, bạn hoàn toàn có thể làm chủ được kỹ thuật này.