Cách In Trong Excel 2003 Chi Tiết Nhất

Trang Chủ / Máy In / Cách In Trong Excel 2003 Chi Tiết Nhất

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn chi tiết về cách in trong Excel 2003, một phiên bản quen thuộc với nhiều người dùng máy tính trong thời gian dài. Việc chuyển đổi dữ liệu từ bảng tính Excel sang bản in giấy là một nhu cầu thiết yếu cho công việc báo cáo, lưu trữ hoặc chia sẻ thông tin. Dù bạn đang sử dụng phiên bản cũ như Excel 2003 hay các phiên bản mới hơn, quy trình in có thể khác nhau đôi chút. Bài viết này sẽ tập trung sâu vào việc in ấn trong Excel 2003 và các phiên bản khác, giúp bạn thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Table of Contents

Hướng dẫn in file Excel 2003 từng bước

Đối với những người vẫn đang sử dụng phần mềm Excel phiên bản 2003, quy trình để in bảng tính ra giấy có một số điểm đặc trưng. Giao diện của Excel 2003 khác biệt đáng kể so với các phiên bản sau này, do đó, việc nắm rõ các bước thực hiện là rất quan trọng để tránh lãng phí giấy và mực in. Bạn cần truy cập vào menu File trên thanh công cụ để bắt đầu quá trình in ấn tài liệu của mình.

Để bắt đầu, trên thanh công cụ truyền thống của Excel 2003, bạn hãy tìm và nhấp vào mục File. Trong menu thả xuống hiện ra, chọn lệnh Print…. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Print, nơi bạn có thể thiết lập các tùy chọn cần thiết trước khi gửi lệnh in đến máy in.

-800×600.jpg)
Chọn File rồi Print để bắt đầu quá trình in trong Excel 2003

Trong hộp thoại Print, trước khi nhấn OK để in ngay, bạn nên kiểm tra và thiết lập các thông số in ấn. Nhấp vào nút Properties để truy cập các cài đặt chi tiết hơn cho máy in và bản in. Đây là nơi bạn có thể tùy chỉnh chất lượng bản in, loại giấy sử dụng và các tùy chọn nâng cao khác phụ thuộc vào loại máy in bạn đang kết nối.

Truy cập Properties để tùy chỉnh cài đặt in cho Excel 2003

Xem Thêm Bài Viết:

Phần cài đặt Layout trong hộp thoại Properties là nơi bạn có thể tùy chỉnh bố cục của trang in. Các tùy chọn quan trọng bao gồm: Portrait (in theo chiều dọc) hoặc Landscape (in theo chiều ngang) để xoay khổ giấy in; Page size để chọn kích thước khổ giấy tiêu chuẩn như A4, Letter,…; và Custom Page Size nếu bạn cần tùy chỉnh kích cỡ giấy theo ý riêng. Sau khi hoàn tất các thiết lập này, hãy nhấp OK để xác nhận và quay trở lại hộp thoại Print chính.

Thiết lập hướng giấy và kích thước trang in trong Excel 2003

Cuối cùng, trong hộp thoại Print, bạn có thể chọn máy in (nếu có nhiều máy in được cài đặt), số bản in và phạm vi trang cần in. Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng các tùy chọn này và chắc chắn mọi thứ đã đúng theo ý muốn, bạn chỉ cần nhấn OK một lần nữa để gửi lệnh in file Excel đến máy in. Các bước này sẽ giúp bạn dễ dàng làm chủ việc in ấn ngay cả trên phiên bản Excel đã có tuổi đời như 2003.

Nhấn OK để hoàn tất và thực hiện in bảng tính Excel 2003

Hướng dẫn in file Excel 2007 và 2010

Với sự ra đời của Office 2007, giao diện người dùng (UI) của Excel đã có sự thay đổi lớn, chuyển từ menu truyền thống sang giao diện Ribbon. Phiên bản Excel 2007 và Excel 2010 có giao diện và cách thực hiện các thao tác khá tương đồng, bao gồm cả quy trình in ấn. Điều này giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa hai phiên bản này mà không gặp nhiều bỡ ngỡ. Để in bảng tính trên các phiên bản này, bạn sẽ bắt đầu bằng cách tìm đến nút Office Button (trong Excel 2007) hoặc tab File (trong Excel 2010).

Trên thanh Ribbon, nhấp vào tab File. Trong menu File xuất hiện (gọi là Backstage View), bạn sẽ thấy một loạt các tùy chọn quản lý file, bao gồm cả chức năng Print. Nhấp vào mục Print để mở khu vực xem trước bản in và các tùy chọn in chi tiết.

Vào tab File để tìm tùy chọn in trong Excel 2007/2010

Tại khu vực Print, bạn sẽ thấy bản xem trước của tài liệu cùng với rất nhiều tùy chọn cài đặt in. Bạn có thể chọn Máy in sử dụng, số Bản in cần thiết, và quan trọng nhất là các cài đặt cho nội dung in. Các tùy chọn phổ biến bao gồm: Print Active Sheets (in các trang tính đang hoạt động), Print Entire Workbook (in toàn bộ sổ tính) hoặc Print Selection (chỉ in vùng dữ liệu đã chọn).

Ngoài ra, bạn còn có thể tùy chỉnh các thiết lập nâng cao hơn như: Printer Properties để cấu hình máy in, One Sided/Two Sided (in một mặt hoặc hai mặt), Collated/Uncollated (gom bộ trang hay không), hướng giấy (Portrait Orientation / Landscape Orientation), và khổ giấy (ví dụ A4).

Để kiểm soát chi tiết hơn về bố cục trang in, lề, tiêu đề đầu/chân trang, bạn có thể truy cập phần Page Setup. Nút Page Setup thường nằm ở cuối khu vực tùy chọn in. Nhấp vào đây sẽ mở ra hộp thoại Page Setup với nhiều tab khác nhau cho phép bạn tinh chỉnh bản in của mình trước khi thực hiện lệnh in file Excel.

Giao diện Print trong Excel 2007/2010 với nhiều tùy chọn cài đặt

Việc tùy chỉnh các cài đặt trong Page Setup giúp đảm bảo rằng bảng tính của bạn sẽ được in ra theo đúng ý muốn, tránh tình trạng dữ liệu bị cắt xén hoặc bố cục không phù hợp. Các tab trong Page Setup cung cấp quyền kiểm soát chi tiết cho từng khía cạnh của bản in.

Mở hộp thoại Page Setup để tùy chỉnh sâu hơn các cài đặt in Excel 2007/2010

Sau khi hoàn tất mọi thiết lập, bạn chỉ cần nhấn vào nút Print lớn ở phía trên cùng của khu vực in ấn để bắt đầu quá trình in.

Hướng dẫn in file Excel 2013 và 2016

Các phiên bản Excel 2013 và Excel 2016 tiếp tục sử dụng giao diện Ribbon và khu vực Backstage View tương tự Excel 2010, do đó quy trình in ấn cũng có nhiều điểm chung. Tuy nhiên, có một số cải tiến và sắp xếp lại các tùy chọn giúp việc in ấn trở nên trực quan hơn. Để bắt đầu in bảng tính của bạn trên các phiên bản Excel này, bạn cũng truy cập tab File.

Trên thanh Ribbon, nhấp vào tab File. Giống như Excel 2010, thao tác này sẽ đưa bạn đến Backstage View. Tại đây, bạn chọn mục Print từ danh sách các tùy chọn bên trái.

-800×451.jpg)
Vào tab File để truy cập tùy chọn Print trong Excel 2013/2016

Khu vực Print trong Excel 2013/2016 hiển thị bản xem trước lớn hơn và rõ ràng hơn, giúp bạn dễ hình dung kết quả in ra. Bên cạnh đó là hàng loạt các tùy chọn để cấu hình bản in. Bạn có thể chọn Máy in, số lượng Bản sao, phạm vi trang cần in (All Pages, Current Page, hoặc nhập số trang cụ thể).

Các tùy chọn chính nằm ngay dưới mục Printer, cho phép bạn nhanh chóng thiết lập: Print Active Sheets (in trang tính đang mở), Print Entire Workbook (in toàn bộ sổ làm việc), hoặc Print Selection (in vùng dữ liệu được chọn). Bạn cũng có thể chọn Collated/Uncollated và in một mặt/hai mặt (Print One Sided). Để tùy chỉnh hướng giấy (Portrait Orientation / Landscape Orientation) và khổ giấy (Paper Size), bạn cũng sẽ tìm thấy các tùy chọn này tại đây.

Để đi sâu vào các cài đặt nâng cao hơn như căn lề, tùy chỉnh Header/Footer, và các tùy chọn liên quan đến trang tính, bạn cần truy cập Page Setup. Nút Page Setup thường nằm ở góc dưới cùng của khu vực cài đặt in.

Truy cập Page Setup để thiết lập in chi tiết trong Excel 2013/2016

Hộp thoại Page Setup trong Excel 2013/2016 bao gồm các tab:

Tab Page

Tại tab Page, bạn có thể điều chỉnh các thiết lập liên quan đến trang in. Orientation cho phép chọn hướng giấy Dọc (Portrait) hoặc Ngang (Landscape). Mục Scaling rất hữu ích để căn chỉnh kích cỡ trang: Adjust to cho phép phóng to/thu nhỏ theo tỷ lệ phần trăm, còn Fit to sẽ tự động co giãn nội dung để vừa với số trang nhất định (ví dụ: 1 trang rộng, 1 trang cao). Paper Size để chọn kích thước giấy phù hợp với máy in. Print Quality cho phép điều chỉnh độ phân giải in (DPI), ảnh hưởng đến độ sắc nét của bản in. First page number dùng để đặt số trang bắt đầu cho bản in.

Tab Page trong Page Setup giúp bạn tùy chỉnh hướng và kích thước trang

Tab Margin

Tab Margin cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách từ nội dung bảng tính đến các cạnh của tờ giấy. Bạn có thể thiết lập lề trên (Top), dưới (Bottom), trái (Left), phải (Right). Ngoài ra, bạn có thể căn giữa nội dung trên trang in bằng cách chọn Center on page Horizontally (căn ngang) và Vertically (căn dọc). Lề cho tiêu đề đầu trang (Header) và chân trang (Footer) cũng có thể được thiết lập tại đây.

Điều chỉnh lề trang in trong tab Margin

Tab Header/Footer

Phần Header/Footer cho phép bạn thêm thông tin hiển thị ở đầu và cuối mỗi trang in. Bạn có thể chọn các nội dung có sẵn hoặc tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Custom Header và Custom Footer. Trong cửa sổ tùy chỉnh, bạn có thể nhập văn bản hoặc chèn các yếu tố tự động như số trang, tổng số trang, ngày, giờ, tên file, tên sheet, hoặc thậm chí là hình ảnh vào các phần lề trái, giữa, phải của đầu hoặc chân trang.

Tùy chỉnh tiêu đề đầu và chân trang trong Excel

Tab Sheet

Cuối cùng, Tab Sheet cung cấp các tùy chọn nâng cao liên quan đến trang tính cụ thể được in. Print area cho phép bạn chọn vùng dữ liệu cụ thể muốn in. Tính năng Rows to repeat at top và Columns to repeat at left rất hữu ích khi bạn có bảng tính dài hoặc rộng, cho phép lặp lại hàng tiêu đề hoặc cột đầu tiên trên mỗi trang in để người đọc dễ theo dõi. Bạn cũng có thể chọn các Elements that will print như đường lưới (Gridlines), in màu đen trắng (Black and White), v.v. Page order xác định thứ tự in các trang khi bảng tính bị chia thành nhiều trang (in từ trên xuống trước rồi sang ngang, hoặc in từ trái sang trước rồi xuống dưới).

Các tùy chọn in nâng cao cho trang tính trong tab Sheet

Sau khi hoàn tất mọi cài đặt trong Page Setup, nhấp OK để đóng hộp thoại và quay lại khu vực Print. Tại đây, bạn chỉ cần kiểm tra lại lần cuối các tùy chọn chính như máy in, số bản copy và phạm vi trang, rồi nhấp vào nút Print lớn để hoàn tất quá trình in file Excel. Việc hiểu rõ các tùy chọn này giúp bạn kiểm soát hoàn toàn cách dữ liệu được trình bày trên giấy. Để làm việc hiệu quả với các ứng dụng văn phòng như Excel, một chiếc máy tính đáng tin cậy là điều cần thiết. Bạn có thể tìm hiểu thêm các lựa chọn máy tính phù hợp tại lavender-panther-755911.hostingersite.com.

Kiểm tra lại cài đặt và nhấn Print để thực hiện lệnh in

Việc in ấn trong Excel dù là phiên bản 2003 hay các phiên bản mới hơn như 2007, 2010, 2013, 2016 đều đòi hỏi việc nắm vững các bước và tùy chọn cài đặt. Từ việc chọn máy in, khổ giấy, hướng giấy cho đến căn lề và tùy chỉnh header/footer, mỗi bước đều quan trọng để có được bản in chính xác và chuyên nghiệp. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã tự tin hơn trong việc thực hiện thao tác in file Excel, đặc biệt là khi làm việc với phiên bản Excel 2003. Nắm vững kỹ năng này sẽ giúp công việc văn phòng của bạn trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.