Cách In Trang Chẵn Lẻ Trong Excel (2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365) Chi Tiết

Trang Chủ / Thủ thuật & Phần mềm / Cách In Trang Chẵn Lẻ Trong Excel (2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365) Chi Tiết

Khi làm việc với các tài liệu lớn trong Excel, việc in ấn có thể trở thành một thách thức, đặc biệt là khi bạn muốn in ra các trang chẵn và lẻ một cách hiệu quả. Tại đây, chúng ta sẽ cùng khám phá cách in trang chẵn lẻ trong Excel, một kỹ thuật không chỉ giúp tiết kiệm giấy mà còn tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu của bạn, áp dụng được cho hầu hết các phiên bản Excel phổ biến.

Table of Contents

Hướng dẫn cách in trang chẵn lẻ trong Excel

In trang chẵn lẻ trong Excel là một kỹ thuật rất hữu ích, giúp người dùng dễ dàng quản lý việc in ấn các tài liệu lớn mà không cần phải lật từng trang thủ công. Thông thường, để thực hiện thao tác này, người dùng cần hiểu rõ về cách thiết lập và sử dụng các tùy chọn in của Excel.

Việc in riêng trang chẵn và trang lẻ không chỉ giúp giảm thiểu lượng giấy tiêu thụ mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho những ai cần xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Đặc biệt với những báo cáo dài dòng hay bảng tính phức tạp, việc này sẽ giúp bạn dễ dàng tổ chức và sắp xếp nội dung.

Khái niệm cơ bản về in trang chẵn lẻ

Trước khi đi sâu vào hướng dẫn cụ thể, chúng ta cần nắm rõ khái niệm về trang chẵn và trang lẻ:

Trang chẵn (Even Pages): Là những trang có số thứ tự là số chẵn như 2, 4, 6, v.v. Trong tiếng Anh, khi bạn thấy tùy chọn “Print Even Pages”, đó chính là để in các trang này. Thuật ngữ “even” trong tiếng Anh có nghĩa là chẵn.
Trang lẻ (Odd Pages): Là những trang có số thứ tự là số lẻ như 1, 3, 5, v.v. Tương ứng, trong tiếng Anh là “Print Odd Pages”.

Kỹ thuật in này sẽ cho phép bạn in ra từng loại trang theo yêu cầu mà không bị trộn lẫn nhau.

Xem Thêm Bài Viết:

Lợi ích của việc in trang chẵn lẻ

Việc in trang chẵn lẻ mang lại nhiều lợi ích cho người dùng:

Tiết kiệm giấy: In chỉ những trang cần thiết giúp giảm thiểu lãng phí, đặc biệt hữu ích khi cần in hai mặt thủ công.
Dễ dàng kiểm tra: Nếu cần chỉnh sửa tài liệu, việc có được các trang riêng biệt sẽ giúp quá trình rà soát diễn ra nhanh chóng hơn.
Tổ chức thông tin tốt hơn: Sắp xếp tài liệu theo từng phần cũng giúp dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin.

Cách thiết lập và cài đặt in trang chẵn lẻ trong Excel

Để thực hiện cài đặt in trang chẵn lẻ trong Excel, chúng ta cần thực hiện một số bước chi tiết nhằm đảm bảo rằng tài liệu được in ra đúng như mong muốn. Đây là những bước cần thiết để bạn có thể bắt đầu.

Bước chuẩn bị trước khi in

Trước hết, hãy chắc chắn rằng tài liệu của bạn đã được định dạng đúng và chứa đủ thông tin cần thiết. Việc này sẽ giúp bạn tránh được lỗi xảy ra khi in ấn.

Kiểm tra lại nội dung: Bạn nên đọc qua tài liệu của mình một lần nữa để phát hiện ra bất kỳ lỗi nào cần sửa.
Đảm bảo định dạng hợp lệ: Các cột, hàng, và hình ảnh trong tài liệu cần được căn chỉnh hợp lý để không bị mất thông tin khi in.

Thiết lập tùy chọn in

Để thiết lập in trang chẵn lẻ, bạn cần truy cập vào phần ‘Page Layout’ trong Excel. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn liên quan đến in ấn.

Chọn Page Setup: Mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Page Setup trên tab ‘Page Layout’, hoặc trong giao diện Print (Ctrl + P), chọn “Page Setup…”.
Điều chỉnh các tùy chọn in: Trong tab ‘Sheet’, bạn có thể tùy chỉnh các thông số cho việc in như kích thước giấy, lề, hướng trang (dọc hoặc ngang). Tuy nhiên, việc chọn in chẵn/lẻ sẽ nằm ở giao diện Print chính.

Chọn in trang chẵn hay lẻ (hoặc các trang cụ thể)

Sau khi đã thực hiện các bước trên, bước tiếp theo là chọn in trang chẵn hay trang lẻ.

Truy cập vào phần Print: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào File -> Print để mở cửa sổ in.
Chọn tùy chọn ‘Print Odd Pages’ hoặc ‘Print Even Pages’: Trong mục Settings, dưới phần “Print Active Sheets” (hoặc tương tự), bạn sẽ thấy một menu thả xuống. Tại đây, bạn có thể tìm thấy các tùy chọn như “Only Print Odd Pages” (Chỉ in trang lẻ) hoặc “Only Print Even Pages” (Chỉ in trang chẵn). Dựa vào nhu cầu của bạn, hãy lựa chọn một trong hai tùy chọn này.
Cách in trang 1, 3, 5 trong Excel (hoặc các trang cụ thể khác): Nếu bạn không muốn in tất cả các trang lẻ mà chỉ muốn in một dãy trang cụ thể như 1, 3, 5, bạn không dùng tùy chọn “Print Odd Pages”. Thay vào đó, trong hộp thoại Print, ở mục “Pages:” (hoặc “Trang:”), bạn nhập trực tiếp số trang, cách nhau bởi dấu phẩy, ví dụ: 1, 3, 5, 8. Để in một khoảng trang liên tục, dùng dấu gạch ngang, ví dụ: 2-5 (in từ trang 2 đến trang 5). Bạn có thể kết hợp cả hai: 1, 3, 6-9.

Các bước để in trang chẵn lẻ trong Excel (Áp dụng cho các phiên bản 2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365)

Việc in trang chẵn lẻ trong Excel có thể thực hiện qua một quy trình đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng. Lưu ý rằng, về cơ bản, cách in trang chẵn lẻ trong Excel 2010, cách in trang chẵn lẻ trong Excel 2013, cách in trang chẵn lẻ trong Excel 2016, hay các phiên bản mới hơn như Excel 2019 và Microsoft 365 đều tuân theo quy trình tương tự. Giao diện có thể khác biệt đôi chút về vị trí menu hoặc tên gọi một vài tùy chọn, nhưng các tùy chọn “Print Odd Pages” và “Print Even Pages” (hoặc tương đương bằng tiếng Việt) vẫn là cốt lõi.

1. Mở tài liệu Excel

Bước đầu tiên để in trang chẵn lẻ là mở tài liệu Excel mà bạn muốn in. Hãy đảm bảo rằng bạn đã lưu tài liệu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

2. Kiểm tra và định dạng tài liệu

Trước khi tiến hành in, hãy kiểm tra và định dạng tài liệu của bạn để đảm bảo mọi thứ hiển thị đầy đủ và chính xác.

Xem trước tài liệu: Sử dụng chế độ xem trước (Print Preview, thường tích hợp trong cửa sổ Print Ctrl+P) để kiểm tra cách tài liệu sẽ được in ra.
Định dạng lại nếu cần thiết: Nếu thấy bất kỳ thông tin nào không hiển thị đúng cách, hãy điều chỉnh lại bố cục, ngắt trang (Page Breaks), hoặc vùng in (Print Area).

3. Thực hiện in trang chẵn hoặc lẻ

Sau khi đã hoàn tất công đoạn kiểm tra, bạn có thể bắt đầu quá trình in.

Vào menu in: Như đã đề cập ở trên, nhấn Ctrl + P để vào giao diện in.
Chọn máy in: Đảm bảo bạn đã chọn đúng máy in.
Chọn các tùy chọn in:
- Để in trang lẻ: Trong phần Settings, chọn “Only Print Odd Pages”.
- Nhấn Print.
- Sau khi máy in xong các trang lẻ, lấy giấy ra, đảo mặt giấy (cẩn thận đúng chiều) và đặt lại vào khay giấy.
- Quay lại giao diện Print (Ctrl + P), lần này chọn “Only Print Even Pages”.
- Nhấn Print.
Điều này rất hữu ích nếu máy in của bạn không hỗ trợ in hai mặt tự động.

4. Hoàn tất quá trình in

Cuối cùng, hãy nhấn nút ‘Print’ để hoàn tất quá trình.

Kiểm tra lại máy in: Đảm bảo rằng máy in đang hoạt động bình thường và có đủ giấy, mực.
Theo dõi quá trình in: Hãy chú ý theo dõi quá trình in để kịp thời xử lý nếu có sự cố xảy ra.

Kỹ thuật in trang chẵn lẻ hiệu quả trong Excel

Khi nói đến việc in trang chẵn lẻ trong Excel, có một số kỹ thuật mà bạn có thể áp dụng để cải thiện hiệu suất và chất lượng in ấn.

Sử dụng Preview để kiểm tra

Một trong những kỹ thuật quan trọng nhất là sử dụng chế độ xem trước. Điều này không chỉ giúp bạn kiểm tra định dạng mà còn dễ dàng nhận biết các trang nào sẽ được in ra.

Tránh sai sót: Việc xem trước giúp bạn phát hiện được lỗi ngay từ đầu, tránh việc phải in lại.
Điều chỉnh kịp thời: Nếu bạn thấy rằng một trang nào đó cần điều chỉnh, bạn có thể quay lại và thực hiện thay đổi ngay lập tức.

Tùy chỉnh kích thước giấy và lề

Tùy chỉnh kích thước giấy và lề là một yếu tố quan trọng trong quá trình in ấn. Nếu tài liệu của bạn lớn hơn kích thước giấy thông thường, nó sẽ bị cắt bớt thông tin.

Chọn kích thước phù hợp: Hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn kích thước giấy (A4, Letter, v.v.) phù hợp trước khi in trong Page Setup.
Tinh chỉnh lề: Điều chỉnh lề (Margins) cũng giúp bạn tối ưu hóa không gian in và đảm bảo nội dung không bị quá sát mép giấy.

Theo dõi tình trạng máy in và cài đặt Driver

Theo dõi tình trạng máy in là một yếu tố quan trọng trong việc in tài liệu lớn.

Kiểm tra mực và giấy: Trước mỗi lần in, hãy chắc chắn rằng máy in của bạn có đủ mực và giấy.
Thực hiện bảo trì định kỳ: Máy in cần được bảo trì thường xuyên để đảm bảo chất lượng in luôn tốt nhất.
Kiểm tra cài đặt Driver máy in (ví dụ: Canon 2900, HP, Brother,…): Đôi khi, các tùy chọn in hai mặt tự động (duplex printing) hoặc các thiết lập nâng cao khác không chỉ nằm trong Excel mà còn trong thuộc tính (Properties) của driver máy in. Nếu bạn đang tìm cách thực hiện tác vụ như cách in trang chẵn lẻ trong Excel Canon 2900 (hoặc bất kỳ dòng máy nào khác) để in 2 mặt, hãy kiểm tra cả cài đặt trong Excel và trong Properties của máy in (thường truy cập được từ cửa sổ Print của Excel).

Lợi ích của việc in trang chẵn lẻ trong Excel

Khi bạn quyết định áp dụng phương pháp in trang chẵn lẻ, có rất nhiều lợi ích mà bạn có thể nhận được.

Tiết kiệm chi phí

In trang chẵn lẻ không chỉ giúp tiết kiệm giấy mà còn giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn.

Giảm thiểu văn bản dư thừa: Việc chỉ in những trang thật sự cần thiết sẽ giảm thiểu chi phí in ấn.
Quản lý ngân sách tốt hơn: Nếu bạn thường xuyên cần in tài liệu lớn, phương pháp này sẽ giúp bạn quản lý ngân sách một cách hiệu quả.

Tăng năng suất làm việc

Việc in trang chẵn lẻ còn có thể góp phần làm tăng năng suất làm việc.

Dễ dàng truy cập tài liệu: Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các thông tin cần thiết khi tài liệu được sắp xếp hợp lý.
Tổ chức tài liệu một cách khoa học: Với khả năng phân chia tài liệu thành các phần dễ dàng hơn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian.

Cải thiện chất lượng tài liệu

Chất lượng tài liệu cũng được nâng cao khi bạn áp dụng phương pháp in trang chẵn lẻ.

Nội dung rõ ràng hơn: Việc in riêng biệt giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung, đặc biệt khi đóng thành quyển.
Tạo ấn tượng tốt hơn: Một tài liệu được in rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với người đọc.

Mẹo in trang chẵn lẻ trong Excel cho người mới bắt đầu

Nếu bạn là người mới bắt đầu với Excel, có một số mẹo mà bạn có thể tham khảo để việc in trang chẵn lẻ dễ dàng hơn.

Nắm vững các chức năng của Excel liên quan đến in ấn

Hãy dành thời gian để tìm hiểu các chức năng của Excel, đặc biệt là các tùy chọn trong Page Layout và cửa sổ Print.

Khám phá các tab: Excel có nhiều tab với nhiều tùy chọn hữu ích. Hãy thử nghiệm với các tùy chọn này để tìm ra cách phù hợp nhất cho bạn.
Tham gia khóa học trực tuyến hoặc xem hướng dẫn: Có rất nhiều tài liệu và video hướng dẫn giúp bạn hiểu rõ hơn về các chức năng của Excel.

Thực hành thường xuyên

Thực hành là cách tốt nhất để nâng cao kỹ năng của bạn.

Tạo nhiều tài liệu mẫu: Hãy thử tạo và in nhiều tài liệu khác nhau, từ ngắn đến dài, để làm quen với quá trình.
Thực hiện in thử: Trước khi in tài liệu chính thức với số lượng lớn, hãy thực hiện in thử một vài trang để kiểm tra cài đặt.

Tìm hiểu từ cộng đồng

Hãy tìm kiếm sự trợ giúp từ cộng đồng sử dụng Excel.

Tham gia diễn đàn: Có rất nhiều diễn đàn nơi bạn có thể hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với những người khác.
Xem video hướng dẫn: Nhiều video trên YouTube có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách in trang chẵn lẻ trong Excel và các mẹo hữu ích khác.

Cách tùy chỉnh thêm khi in trang chẵn lẻ trong Excel

Trong quá trình in ấn, việc tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân là rất quan trọng. Bạn có thể thực hiện nhiều điều chỉnh để đảm bảo tài liệu in ra đạt yêu cầu của bạn.

Tùy chỉnh định dạng trang

Định dạng tài liệu có thể được điều chỉnh để tạo ra hiệu ứng tốt hơn khi in.

Chọn font chữ thích hợp: Một font chữ dễ đọc sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
Điều chỉnh kích thước chữ: Kích thước chữ cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo dễ đọc.
Căn chỉnh (Alignment), ngắt trang (Page Breaks), vùng in (Print Area), tiêu đề lặp lại (Print Titles).

Tạo header và footer

Việc tạo header (đầu trang) và footer (chân trang) cho tài liệu sẽ giúp tăng thêm tính chuyên nghiệp cho sản phẩm in của bạn. Bạn có thể chèn số trang, ngày tháng, tên file, v.v.

Thêm thông tin hữu ích: Số trang tự động đặc biệt quan trọng khi in chẵn lẻ.
Thiết kế nhất quán: Giữ thiết kế header và footer đơn giản và nhất quán.

Chọn màu sắc phù hợp (nếu in màu)

Màu sắc cũng là một yếu tố cần được chú ý khi in, đặc biệt nếu bạn có biểu đồ hoặc hình ảnh.

Lựa chọn màu sắc hài hòa: Hãy chọn những màu sắc phối hợp ăn ý để tạo sự thu hút cho tài liệu.
Tránh sử dụng quá nhiều màu: Việc sử dụng quá nhiều màu có thể làm cho tài liệu trở nên rối mắt và tốn mực.

Giải pháp in trang chẵn lẻ cho tài liệu lớn trong Excel

Khi in các tài liệu lớn, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, có một số giải pháp có thể giúp bạn vượt qua.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ hoặc tính năng nâng cao

Đối với các tác vụ phức tạp hoặc lặp đi lặp lại, cân nhắc các giải pháp sau:

Phần mềm quản lý in ấn: Một số phần mềm chuyên dụng có thể cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn.
Sử dụng macro trong Excel (VBA): Nếu bạn thường xuyên thực hiện quy trình này, macro có thể tự động hóa các bước chọn in trang chẵn, rồi trang lẻ, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tự động hóa quy trình (nếu máy in hỗ trợ)

Nếu máy in của bạn có tính năng in hai mặt tự động (duplex printing):

Kích hoạt trong cài đặt máy in: Trong cửa sổ Print (Ctrl+P), chọn “Printer Properties” (Thuộc tính máy in) và tìm tùy chọn in hai mặt (ví dụ: “Print on Both Sides”, “Duplex Printing”). Đây là cách hiệu quả nhất để in chẵn lẻ mà không cần thao tác thủ công.

Chia nhỏ tài liệu

Chia nhỏ tài liệu cũng là một cách hiệu quả để xử lý các tài liệu lớn, đặc biệt nếu gặp vấn đề về bộ nhớ hoặc hiệu suất.

Tạo nhiều file nhỏ: Thay vì in một tài liệu hàng trăm trang, hãy chia nó thành các file nhỏ hơn (ví dụ: theo chương, theo phần) để dễ dàng quản lý.
In theo từng phần: Bạn có thể in từng phần một để dễ dàng theo dõi và sửa đổi.

Sửa lỗi thường gặp khi in trang chẵn lẻ trong Excel

Trong quá trình in, đôi khi bạn sẽ gặp một số lỗi có thể phát sinh. Biết cách khắc phục những lỗi này sẽ giúp bạn duy trì được hiệu suất làm việc.

Lỗi mất trang hoặc thứ tự trang sai

Một trong những vấn đề phổ biến là tài liệu không in đầy đủ các trang hoặc thứ tự trang bị đảo lộn sau khi in 2 mặt thủ công.

Kiểm tra tình trạng máy in: Hãy đảm bảo rằng máy in không kẹt giấy, hết mực hoặc gặp sự cố trong quá trình in.
Xem lại tùy chọn in: Đôi khi, bạn có thể đã quên chọn đúng “Print Odd Pages” hoặc “Print Even Pages”, hoặc chọn sai vùng in.
Thao tác đảo giấy: Khi in 2 mặt thủ công, đảm bảo bạn đã lật và đặt giấy lại vào khay đúng chiều. Nên thử với 1-2 tờ trước.

Lỗi định dạng (layout, căn chỉnh)

Lỗi định dạng có thể khiến tài liệu in ra không đúng như mong muốn (nội dung bị cắt, tràn lề).

Kiểm tra lại thiết lập trong Page Setup: Hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng kích thước giấy, hướng trang, lề, và tỷ lệ co giãn (scaling).
Sử dụng Print Preview: Luôn xem trước khi in để phát hiện sớm các vấn đề về bố cục.
Kiểm tra Page Break Preview: Chế độ này (View > Page Break Preview) cho bạn thấy chính xác nội dung nào sẽ nằm trên trang nào và cho phép điều chỉnh ngắt trang.

Lỗi máy in hoặc kết nối

Máy in có thể gặp sự cố trong quá trình in.

Thực hiện kiểm tra máy in: Hãy kiểm tra xem máy in có đủ mực và giấy hay không, có thông báo lỗi nào trên màn hình máy in không.
Kiểm tra kết nối: Đảm bảo rằng máy in được kết nối với máy tính một cách chắc chắn (qua USB hoặc mạng). Khởi động lại máy in và máy tính có thể giải quyết một số vấn đề.
Cập nhật driver máy in: Driver lỗi thời hoặc hỏng có thể gây ra sự cố in.

Kinh nghiệm in trang chẵn lẻ trong Excel chuyên nghiệp

Cuối cùng, để trở thành một người in ấn chuyên nghiệp với Excel, bạn cần tích lũy cho mình một số kinh nghiệm quý báu.

Luôn chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi in

Chuẩn bị trước khi in là rất quan trọng, đặc biệt với tài liệu lớn hoặc quan trọng.

Lập danh sách kiểm tra (checklist): Hãy lập một danh sách các bước cần thực hiện trước khi in (ví dụ: kiểm tra dữ liệu, định dạng, Page Setup, Print Preview, chọn đúng trang chẵn/lẻ).
Thực hiện kiểm tra cuối cùng: Trước khi nhấn nút in hàng loạt, hãy kiểm tra lại mọi thông tin và cài đặt. In thử 1-2 trang mẫu nếu cần.

Học hỏi từ những người khác và tài liệu hướng dẫn

Hãy học hỏi từ kinh nghiệm của những người đi trước và các nguồn tài liệu chính thống.

Tham gia các diễn đàn, cộng đồng trực tuyến: Nơi bạn có thể đặt câu hỏi và học hỏi mẹo từ người dùng Excel khác.
Tham khảo tài liệu chính thức từ Microsoft hoặc các trang web uy tín.

Không ngừng cải thiện kỹ năng

Cuối cùng, hãy luôn chủ động nâng cao kỹ năng của bạn với Excel.

Đọc tài liệu hướng dẫn và khám phá các tính năng mới: Excel liên tục được cập nhật.
Thực hành thường xuyên với các loại tài liệu và tình huống in ấn khác nhau: Việc thực hành sẽ giúp bạn ngày càng cải thiện kỹ năng xử lý và in ấn tài liệu của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết và các mẹo được chia sẻ, bạn đã nắm vững cách in trang chẵn lẻ trong Excel cũng như các kỹ thuật liên quan để tối ưu hóa công việc in ấn của mình. Chúc bạn thành công!