Cách in qua mạng internet: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Trang Chủ / Máy In / Cách in qua mạng internet: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Bạn đang tìm kiếm cách in qua mạng internet để có thể thực hiện lệnh in từ bất kỳ máy tính nào kết nối mạng mà không cần phải sao chép tài liệu qua USB hay gửi email phức tạp? Việc thiết lập máy in để sử dụng chung qua mạng giúp tăng hiệu quả công việc, đặc biệt trong môi trường văn phòng hoặc khi bạn cần in tài liệu từ xa. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn dễ dàng kết nối máy in qua internet và chia sẻ tài nguyên in ấn một cách hiệu quả.

Table of Contents

Các bước chuẩn bị cần thiết trước khi thực hiện cách in qua mạng internet

Trước khi đi vào chi tiết cách in qua mạng internet, có một vài bước chuẩn bị quan trọng bạn cần thực hiện để đảm bảo quá trình cài đặt và kết nối diễn ra suôn sẻ. Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng máy in của bạn đã được bật và kết nối vật lý ổn định với mạng LAN (qua cáp Ethernet) hoặc mạng Wi-Fi. Tiếp theo, bạn cần xác định chính xác model máy in để tải về trình điều khiển (driver) tương thích với hệ điều hành máy tính bạn đang sử dụng. Việc cài đặt đúng driver là yếu tố then chốt để máy tính có thể giao tiếp và điều khiển máy in. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tất cả các máy tính muốn in ấn từ xa đều được kết nối vào cùng một hệ thống mạng. Đối với các thiết bị và phụ kiện máy tính, bạn có thể tham khảo tại lavender-panther-755911.hostingersite.com.

Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và kết nối máy in qua mạng internet

Để thực hiện cách in qua mạng internet bằng phương pháp kết nối trực tiếp, bạn cần thực hiện một chuỗi các bước cấu hình trên máy tính muốn sử dụng máy in. Quy trình này đòi hỏi bạn phải biết địa chỉ IP của máy in trong mạng nội bộ.

Bước 1: Cài đặt Driver máy in chính xác

Đây là bước nền tảng và cực kỳ quan trọng. Bạn cần truy cập trang web của nhà sản xuất máy in hoặc các trang cung cấp driver uy tín để tìm và tải về phiên bản driver mới nhất, phù hợp với model máy in và hệ điều hành máy tính của bạn (ví dụ: Windows 10, Windows 11, macOS). Sau khi tải về, hãy tiến hành cài đặt driver theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Việc cài đặt driver không chính xác có thể dẫn đến lỗi không nhận diện được máy in hoặc máy in hoạt động không ổn định khi in tài liệu qua internet.

Bước 2: Đảm bảo kết nối mạng LAN thông suốt

Hãy kiểm tra kỹ lưỡng dây cáp mạng (nếu máy in kết nối qua cổng LAN) hoặc tín hiệu Wi-Fi (nếu máy in hỗ trợ kết nối không dây) để đảm bảo máy in và máy tính đang nằm trong cùng một dải mạng và có thể “nhìn thấy” nhau. Một kết nối mạng ổn định là yếu tố tiên quyết cho việc thiết lập máy in mạng thành công.

Bước 3: Truy cập Devices and Printers trong Control Panel

Trên máy tính của bạn, mở Control Panel. Cách nhanh nhất là nhấn phím Windows, gõ “Control Panel” và chọn kết quả tương ứng. Trong cửa sổ Control Panel, tìm và nhấp vào mục “Devices and Printers”. Đây là nơi quản lý tất cả các thiết bị ngoại vi, bao gồm cả máy in, được kết nối với máy tính của bạn.

Xem Thêm Bài Viết:

Giao diện Devices and Printers trong Control Panel để cài máy in qua mạng

Bước 4: Thêm máy in mới (Add a Printer)

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, bạn sẽ thấy một tùy chọn ở phía trên là “Add a printer”. Nhấp vào đây để bắt đầu quá trình thêm máy in mới vào hệ thống của bạn, chuẩn bị cho việc kết nối máy in qua internet.

Nhấn Add a printer để bắt đầu quá trình thêm máy in vào máy tính

Bước 5: Chọn phương thức thêm máy in thủ công

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Thay vì để Windows tự động tìm kiếm, hãy chọn dòng chữ “The printer that I want isn’t listed”. Lựa chọn này cho phép bạn cấu hình các thông số máy in một cách thủ công, đặc biệt hữu ích khi cài đặt máy in qua mạng bằng địa chỉ IP.

Chọn The Printer that I Want Isn’t listed để cài đặt máy in qua mạng thủ công

Bước 6: Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc Hostname

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ thấy các tùy chọn để thêm máy in. Hãy chọn “Add a printer using a TCP/IP address or hostname” và nhấn “Next”. Phương pháp này cho phép bạn chỉ định chính xác máy in cần kết nối dựa trên địa chỉ mạng của nó.

Chọn Add a Printer using a TCP/IP address or hostname cho việc kết nối máy in mạng

Bước 7: Nhập địa chỉ IP của máy in và cấu hình Port

Tại đây, bạn cần nhập địa chỉ IP của máy in vào ô “Hostname or IP address”. Địa chỉ IP này thường có thể tìm thấy trong phần cài đặt mạng của máy in hoặc thông qua router. Đảm bảo rằng tùy chọn “Query the printer and automatically select the driver to use” được chọn. Sau đó, nhấn “Next”. Hệ thống sẽ cố gắng kết nối và nhận diện máy in.

Nhập địa chỉ IP máy in và Port name để thiết lập kết nối in qua internet

Bước 8: Lựa chọn đúng model máy in từ danh sách

Nếu Windows không tự động tìm thấy driver phù hợp, bạn sẽ được yêu cầu chọn nhà sản xuất (Manufacturer) và model máy in (Printers) từ danh sách có sẵn. Nếu bạn đã cài đặt driver ở Bước 1, model máy in của bạn có thể đã xuất hiện. Nếu không, bạn có thể chọn “Have Disk…” để chỉ đến thư mục chứa driver đã tải về.

Lựa chọn driver máy in phù hợp từ danh sách có sẵn của Windows

Bước 9: Đặt tên gợi nhớ cho máy in của bạn

Tiếp theo, bạn có thể đặt một tên cho máy in để dễ dàng nhận diện, ví dụ “Máy in văn phòng tầng 2” hoặc “Máy in màu HP”. Tên này sẽ hiển thị trong danh sách máy in khi bạn thực hiện lệnh in. Nhấn “Next” để tiếp tục.

Đặt tên cho máy in để dễ dàng nhận diện khi thực hiện lệnh in qua mạng

Bước 10: Hoàn tất cài đặt và kiểm tra lệnh in

Cuối cùng, nhấn “Finish” để hoàn tất quá trình cài đặt. Windows có thể hỏi bạn có muốn đặt máy in này làm máy in mặc định hay không và có muốn in thử một trang kiểm tra (print a test page) không. Bạn nên chọn in thử để đảm bảo mọi thứ hoạt động chính xác. Đây là bước cuối cùng trong việc thiết lập máy in mạng theo cách này.

Hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ máy in qua mạng Internet

Phương pháp này áp dụng khi bạn có một máy tính (gọi là máy chủ) được kết nối trực tiếp với máy in, và bạn muốn các máy tính khác trong cùng mạng có thể sử dụng máy in qua internet thông qua máy chủ đó. Các bước sau được thực hiện trên máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in cần chia sẻ.

Bước 1: Truy cập Devices and Printers trên máy chủ

Tương tự như khi cài đặt, bạn cần vào Control Panel và chọn mục Devices and Printers trên máy tính đang cắm máy in. Đây là nơi bạn sẽ quản lý và chia sẻ máy in trực tuyến.

Bước 2: Thiết lập máy in mặc định và mở Printer Properties

Trong danh sách các máy in, nhấp chuột phải vào máy in bạn muốn chia sẻ. Nếu muốn, bạn có thể chọn “Set as default printer” để đặt nó làm máy in mặc định cho máy chủ này. Quan trọng hơn, hãy chọn “Printer properties” từ menu chuột phải.

Bước 3: Kích hoạt tính năng Share this printer

Trong cửa sổ “Printer Properties” vừa mở ra, hãy chuyển sang tab “Sharing”. Tại đây, bạn sẽ thấy một ô đánh dấu có tên “Share this printer”. Hãy tích vào ô này. Bạn cũng có thể đặt một “Share name” (tên chia sẻ) cho máy in để các máy tính khác dễ dàng tìm thấy. Sau khi hoàn tất, nhấn “OK” để lưu cài đặt.

Bước 4: Điều chỉnh cài đặt trong Network and Sharing Center

Quay trở lại Control Panel, tìm và nhấp vào “Network and Sharing Center”. Trong cửa sổ này, ở menu bên trái, chọn “Change advanced sharing settings”. Thao tác này cho phép bạn cấu hình các tùy chọn chia sẻ chung cho mạng của mình, một yếu tố quan trọng cho việc in ấn từ xa thành công.

Bước 5: Tắt yêu cầu mật khẩu khi chia sẻ (Tùy chọn)

Trong phần “Advanced sharing settings”, hãy mở rộng mục “All Networks”. Kéo xuống dưới cùng, bạn sẽ thấy phần “Password protected sharing”. Nếu bạn muốn các máy tính khác có thể truy cập máy in chia sẻ mà không cần nhập mật khẩu của máy chủ, hãy chọn “Turn off password protected sharing”. Tuy nhiên, lưu ý rằng việc này có thể làm giảm tính bảo mật. Cuối cùng, nhấn “Save changes”. Sau các bước này, máy in của bạn đã sẵn sàng để được các máy tính khác trong mạng sử dụng.

Giải pháp sử dụng máy in từ xa qua internet với TeamViewer

TeamViewer không chỉ là một công cụ điều khiển máy tính từ xa mà còn cung cấp tính năng in ấn từ xa rất tiện lợi. Đây là một giải pháp tuyệt vời khi bạn cần in tài liệu trên một máy in không nằm trong cùng mạng LAN với bạn.

Bước 1: Cài đặt TeamViewer Printer Driver

Trước tiên, trên cả máy tính điều khiển từ xa và máy tính được kết nối với máy in, bạn cần cài đặt TeamViewer. Sau đó, trên máy tính có kết nối máy in, mở TeamViewer, nhấp vào menu “Extras” ở thanh công cụ trên cùng, sau đó chọn “Options”.

Truy cập Options trong TeamViewer để cài đặt driver máy in từ xa

Trong cửa sổ “Options”, ở menu bên trái, chọn “Advanced”. Kéo xuống dưới, bạn sẽ thấy mục “Advanced network settings”, và bên trong đó là “Install TeamViewer Printer Driver”. Nhấp vào nút “Install” bên cạnh đó. Sau khi cài đặt thành công, bạn sẽ nhận được thông báo.

Cài đặt TeamViewer Printer Driver để kích hoạt tính năng in ấn từ xa

Bước 2: Kết nối với máy tính từ xa qua TeamViewer

Sử dụng TeamViewer trên máy tính của bạn (máy tính muốn thực hiện lệnh in) để kết nối đến máy tính đang cắm máy in (máy tính từ xa). Nhập ID và mật khẩu của máy tính từ xa rồi nhấn nút “Connect”.

Kết nối với máy tính từ xa thông qua TeamViewer để chuẩn bị in tài liệu

Bước 3: Kích hoạt tính năng in từ xa (Activate remote printing)

Sau khi kết nối thành công, trên thanh công cụ của phiên TeamViewer (thường xuất hiện ở đầu màn hình của máy tính điều khiển), nhấp vào “Files & Extras”. Trong menu thả xuống, chọn “Activate remote printing”. Thao tác này sẽ kích hoạt trình điều khiển máy in ảo của TeamViewer.

Kích hoạt remote printing trong TeamViewer để sử dụng máy in từ xa

Bước 4: Thực hiện in tài liệu từ xa

Bây giờ, trên máy tính từ xa (máy tính bạn đang điều khiển), hãy mở tài liệu hoặc tệp tin mà bạn muốn in. Khi bạn chọn lệnh “Print” (In) trong ứng dụng (ví dụ: Microsoft Word, Excel, PDF reader), một hộp thoại in sẽ xuất hiện. Trong danh sách các máy in có sẵn, bạn sẽ thấy một máy in mới có tên kết thúc bằng “… via TeamViewer” (ví dụ: “HP LaserJet (Copy 1) via TeamViewer”). Hãy chọn máy in này và nhấn “Print”. Tài liệu sẽ được gửi từ máy tính từ xa và in ra trên máy in được kết nối với máy tính bạn đang sử dụng (máy tính điều khiển). Đây là một trong những cách in qua mạng internet linh hoạt nhất.

Với những hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn đã nắm rõ các cách in qua mạng internet khác nhau, từ việc cài đặt máy in trực tiếp qua địa chỉ IP, chia sẻ máy in trong mạng LAN, cho đến sử dụng các công cụ như TeamViewer để in ấn từ xa một cách dễ dàng. Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và hạ tầng mạng của bạn. Chúc bạn thực hiện thành công!