Cách in PDF hai mặt và Word, Excel đơn giản nhất

Trang Chủ / Máy In / Cách in PDF hai mặt và Word, Excel đơn giản nhất

In tài liệu hai mặt không chỉ giúp tiết kiệm giấy, bảo vệ môi trường mà còn làm cho tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, việc tìm hiểu cách in PDF hai mặt là nhu cầu thường gặp của nhiều người dùng văn phòng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp in hai mặt cho file PDF, Word và Excel, áp dụng cho cả máy in có và không có chức năng tự động đảo mặt, giúp bạn thực hiện công việc này một cách dễ dàng.

Table of Contents

Hướng dẫn chi tiết cách in PDF hai mặt hiệu quả

File PDF là định dạng tài liệu phổ biến nhờ tính bảo mật và khả năng giữ nguyên định dạng trên mọi thiết bị. Do đó, nhu cầu in ấn tài liệu PDF hai mặt cũng rất lớn. Dù máy in của bạn có hỗ trợ tính năng tự động đảo mặt hay không, bạn đều có thể thực hiện được việc này. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo máy in đã kết nối với máy tính, có đủ giấy và mực in. Để đọc và in file PDF, bạn có thể cần các phần mềm chuyên dụng như Foxit Reader hoặc Adobe Reader.

Trường hợp máy in không hỗ trợ tự động in hai mặt (in thủ công)

Với những dòng máy in không tích hợp sẵn khả năng tự động đảo giấy, bạn sẽ cần thực hiện thao tác thủ công một chút nhưng vẫn đảm bảo in được hai mặt cho file PDF. Quy trình chung là in tất cả các trang lẻ trước, sau đó đảo mặt giấy và in tiếp các trang chẵn.

Đầu tiên, mở file PDF bạn muốn in bằng phần mềm đọc PDF. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (hoặc vào File > Print) để mở hộp thoại in. Trong cửa sổ cài đặt in, hãy tìm đến mục “Subset” hoặc “Pages to Print” (tùy theo phần mềm) và chọn “Odd pages only” (Chỉ in trang lẻ). Sau đó nhấn OK hoặc Print để máy in bắt đầu in các trang lẻ của tài liệu.

Hướng dẫn chọn in trang lẻ khi thực hiện cách in PDF hai mặt thủ công

Khi tất cả các trang lẻ đã được in xong, bạn lấy toàn bộ tập giấy vừa in ra, cẩn thận đảo ngược mặt giấy lại và đặt vào khay giấy của máy in. Tiếp tục mở lại hộp thoại Print (Ctrl + P). Lần này, tại mục “Subset” hoặc “Pages to Print”, bạn chọn “Even pages only” (Chỉ in trang chẵn). Một mẹo nhỏ để không phải sắp xếp lại thứ tự các trang giấy sau khi in là ở mục “Pages” (hoặc tương đương), bạn nhập thứ tự trang ngược lại, ví dụ nếu tài liệu có 10 trang, bạn nhập “10-1”. Cuối cùng, nhấn OK hoặc Print để in nốt các trang chẵn lên mặt còn lại của tờ giấy. Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ sửa chữa máy in tại lavender-panther-755911.hostingersite.com nếu gặp sự cố với thiết bị của mình.

Xem Thêm Bài Viết:

Hướng dẫn chọn in trang chẵn khi thực hiện cách in PDF hai mặt thủ công

Sử dụng máy in có sẵn tính năng in hai mặt tự động

Nếu máy in của bạn được trang bị tính năng in hai mặt tự động (duplex printing), công việc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần vài thao tác cài đặt là máy sẽ tự động đảo giấy và in cả hai mặt cho bạn.

Khi mở hộp thoại Print (Ctrl + P) từ file PDF, hãy tìm đến mục “Properties” (Thuộc tính máy in) hoặc “Preferences”. Trong cửa sổ cài đặt của máy in, bạn sẽ thấy tùy chọn liên quan đến in hai mặt, thường có tên là “Print on Both Sides”, “2-Sided Printing”, hoặc “Duplex Printing”. Hãy đánh dấu chọn vào mục này. Một số máy in còn cho phép bạn chọn cách lật trang (lật theo cạnh dài hoặc cạnh ngắn) để phù hợp với kiểu đóng gáy tài liệu. Sau khi thiết lập xong, nhấn OK để quay lại hộp thoại Print chính, rồi nhấn Print để bắt đầu quá trình in ấn hai mặt tự động.

Giải pháp in hai mặt cho tài liệu Word

Tương tự như PDF, việc in hai mặt trong Word cũng có thể thực hiện dễ dàng dù máy in của bạn có hiện đại hay không. Đây là kỹ năng văn phòng cơ bản giúp bạn xử lý tài liệu một cách chuyên nghiệp.

In hai mặt Word với máy in không hỗ trợ tự động

Quy trình in hai mặt thủ công cho Word cũng tương tự như với file PDF. Bạn sẽ in các trang lẻ trước, sau đó đảo giấy và in các trang chẵn.

Mở tài liệu Word cần in, nhấn Ctrl + P để mở cửa sổ Print. Trong phần “Settings”, ở mục “Print All Pages”, nhấp vào mũi tên và chọn “Only Print Odd Pages” (Chỉ in trang lẻ). Sau đó, nhấn nút Print.

Thiết lập in trang lẻ trong Word khi máy in không tự động đảo mặt

Sau khi các trang lẻ đã được in ra, bạn đảo mặt toàn bộ chồng giấy và đặt lại vào khay giấy. Quay lại cửa sổ Print trong Word, lần này bạn chọn “Only Print Even Pages” (Chỉ in trang chẵn). Nếu không muốn phải đảo lại thứ tự các trang giấy thủ công, bạn có thể vào “Options” (Tùy chọn) trong mục Print, tìm đến các thiết lập nâng cao và chọn in theo thứ tự ngược lại cho các trang chẵn. Cuối cùng, nhấn Print để hoàn tất.

In hai mặt Word khi máy in có hỗ trợ tự động

Với máy in hỗ trợ in hai mặt tự động, việc in tài liệu Word sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Trong hộp thoại Print của Word (nhấn Ctrl + P), ngay dưới phần chọn máy in và mục “Settings”, bạn sẽ thấy tùy chọn “Print One Sided”. Nhấp vào đó và chọn “Print on Both Sides” (In trên cả hai mặt). Tùy thuộc vào trình điều khiển máy in, bạn có thể có thêm lựa chọn lật trang theo cạnh dài (Flip pages on long edge) hoặc lật trang theo cạnh ngắn (Flip pages on short edge). Chọn kiểu lật phù hợp và nhấn Print.

Kích hoạt tính năng in hai mặt tự động trong Word

Thủ thuật in hai mặt trên file Excel

Việc in hai mặt cho file Excel có đôi chút khác biệt so với Word hay PDF do đặc thù của bảng tính. Tuy nhiên, vẫn có những cách để bạn thực hiện được điều này.

Đối với máy in không có chức năng tự động đảo mặt

Khi máy in của bạn không hỗ trợ tự động in hai mặt và bạn cần in file Excel, một giải pháp phổ biến là chuyển đổi nội dung sang Word để dễ dàng kiểm soát việc in ấn. Bạn có thể chọn vùng dữ liệu cần in trong Excel, sao chép (Ctrl + C), sau đó mở Word và dán nội dung (Ctrl + V). Nếu muốn giữ nguyên định dạng bảng tính, bạn có thể chọn “Paste Special” > “Microsoft Excel Worksheet Object”. Sau khi đã có nội dung trong Word, bạn tiến hành in hai mặt thủ công theo phương pháp in chẵn lẻ như đã hướng dẫn ở phần Word.

Một cách khác là sử dụng trực tiếp trong Excel bằng lệnh Copy sau đó chọn “Paste Special” > “Values” để loại bỏ công thức và định dạng phức tạp, rồi tiến hành in chẵn lẻ nếu trình điều khiển máy in của bạn cho phép tùy chỉnh này cho Excel, tuy nhiên việc này thường phức tạp hơn.

Khi máy in của bạn hỗ trợ in hai mặt tự động

Nếu máy in có khả năng in hai mặt tự động, việc in từ Excel sẽ đơn giản hơn. Truy cập vào File > Print. Trong cửa sổ Print, nhấp vào “Printer Properties” (Thuộc tính máy in) bên dưới tên máy in đã chọn. Giao diện thuộc tính máy in sẽ hiện ra, bạn tìm đến tab “Finishing” (Hoàn thiện) hoặc một tab tương tự có chứa tùy chọn “Print on both sides” hoặc “2-sided printing”. Đánh dấu chọn vào mục này, sau đó nhấn OK để lưu cài đặt và quay lại cửa sổ Print của Excel. Cuối cùng, nhấn Print để máy tự động in hai mặt bảng tính của bạn.

Qua những hướng dẫn trên, hy vọng bạn đã nắm vững các cách in PDF hai mặt cũng như cách thực hiện tương tự cho tài liệu Word và Excel, dù máy in của bạn có hỗ trợ tính năng tự động hay không. Việc áp dụng những kỹ thuật in ấn hai mặt này không chỉ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí giấy in mà còn góp phần bảo vệ tài nguyên và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Hãy thực hành thường xuyên để thành thạo các thao tác này nhé.