Cách hủy hóa đơn tự in đã phát hành: Quy trình đầy đủ

Trang Chủ / Máy In / Cách hủy hóa đơn tự in đã phát hành: Quy trình đầy đủ

Việc hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không còn nhu cầu sử dụng là một quy trình quan trọng mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nắm vững cách hủy hóa đơn tự in không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tránh được những rủi ro không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ và các lưu ý cần thiết để doanh nghiệp thực hiện việc này một cách chính xác và hiệu quả, đảm bảo mọi thao tác đều tuân thủ theo pháp luật hiện hành.

Table of Contents

Hóa đơn tự in là gì và vai trò của nó?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đóng vai trò thiết yếu trong các giao dịch thương mại, là chứng từ ghi nhận việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đồng thời là cơ sở để kê khai và nộp thuế. Trong số các hình thức hóa đơn, hóa đơn tự in là loại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng từ lâu. Đây là loại hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự thiết kế và in ấn sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, dựa trên hệ thống thiết bị và phần mềm của chính doanh nghiệp. Điều này khác biệt với hóa đơn đặt in, nơi doanh nghiệp mua phôi hóa đơn đã được cơ quan thuế hoặc đơn vị trung gian cung cấp sẵn.

Việc sử dụng hóa đơn tự in mang lại sự chủ động cho doanh nghiệp trong việc quản lý và phát hành hóa đơn, tuy nhiên cũng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về mẫu mã và nội dung.

Những đơn vị kinh doanh nào được phép sử dụng hóa đơn tự in?

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi, bổ sung sau này, cũng như hướng dẫn tại các nghị định liên quan đến hóa đơn, chứng từ), các đối tượng được phép tự in hóa đơn bao gồm một số nhóm doanh nghiệp cụ thể. Tiêu biểu là các doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, hoặc các doanh nghiệp có mức vốn điều lệ nhất định (ví dụ, trước đây là dưới 15 tỷ đồng đối với doanh nghiệp thành lập từ 1/6/2014 theo quy định cũ, các quy định mới hơn có thể thay đổi ngưỡng này). Quan trọng hơn cả là doanh nghiệp không có lịch sử vi phạm các quy định về thuế và hóa đơn tại thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn tự in lần đầu, đồng thời phải có hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm đảm bảo cho việc in, lập và lưu trữ hóa đơn tự in an toàn.

Các trường hợp cần thực hiện cách hủy hóa đơn tự in

Có nhiều tình huống phát sinh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn tự in đã phát hành. Việc nhận diện đúng trường hợp và thực hiện quy trình hủy phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý.

Hai trường hợp phổ biến cần thực hiện cách hủy hóa đơn tự in đã phát hành

Xem Thêm Bài Viết:

Hủy hóa đơn tự in do phát hiện lỗi sai thông tin

Trong quá trình tự in hóa đơn, việc xảy ra sai sót thông tin như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền là điều khó tránh khỏi. Vì hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng, liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, nên mọi sai lệch đều cần được xử lý nghiêm túc. Theo quy định, mỗi hóa đơn tự in được cấp một số hóa đơn duy nhất, và thông tin trên đó khi xuất ra sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán. Khi phát hiện hóa đơn tự in bị sai, doanh nghiệp không được tự ý sửa chữa trực tiếp mà phải lập biên bản thu hồi hóa đơn sai (nếu đã giao cho khách hàng) và tiến hành hủy bỏ hóa đơn tự in bị lỗi đó. Việc này phải được thực hiện theo đúng trình tự và có báo cáo giải trình với cơ quan thuế. Sau khi hủy hóa đơn lỗi, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn mới thay thế.

Hủy hóa đơn tự in khi không còn nhu cầu sử dụng

Đây là trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn khác, ví dụ như chuyển sang hóa đơn điện tử theo chủ trương của Chính phủ nhằm hiện đại hóa công tác quản lý. Khi đó, toàn bộ số hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng cần phải được hủy bỏ. Tương tự, nếu doanh nghiệp thay đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh mà không còn nhu cầu sử dụng số hóa đơn tự in còn lại, việc hủy hóa đơn cũng là bắt buộc. Ngoài ra, khi cơ quan thuế có thông báo về việc hóa đơn tự in hết hạn sử dụng hoặc không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ phải thực hiện xử lý hóa đơn tự in không sử dụng này.

Khi không tiếp tục sử dụng hoá đơn hoặc chuyển hình thức hoá đơn bắt buộc huỷ hoá đơn tự in

Quy định pháp luật về cách hủy hóa đơn tự in không tiếp tục sử dụng

Việc hủy hóa đơn tự in phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật về thời hạn và trình tự thực hiện để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt không đáng có.

Thời hạn hủy hóa đơn tự in cần tuân thủ

Đối với các hóa đơn tự in cần hủy do lỗi sai, in trùng, hoặc các lý do tương tự, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy trong vòng 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế về việc hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng hoặc cần được hủy. Tất cả các hóa đơn này cần được kê khai và giải trình rõ ràng với cơ quan thuế trong khoảng thời gian quy định.

Trong trường hợp hóa đơn tự in được thông báo hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng từ phía cơ quan thuế, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo. Việc này nhằm đảm bảo các hóa đơn không còn giá trị được xử lý kịp thời, tránh nguy cơ bị lạm dụng cho các mục đích gian lận.

Những vi phạm trong quy trình hủy hóa đơn và mức phạt tương ứng

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, việc không tuân thủ các quy định hủy hóa đơn tự in sẽ dẫn đến các hình thức xử phạt. Cụ thể, phạt cảnh cáo có thể được áp dụng cho trường hợp hủy hóa đơn chậm từ 1 đến 5 ngày so với thời hạn quy định và đây là lần vi phạm đầu tiên, có tình tiết giảm nhẹ.

Mức phạt tiền từ 2.000.000 VNĐ đến 4.000.000 VNĐ được áp dụng cho các hành vi như hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 10 ngày làm việc; không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc không còn giá trị sử dụng. Mức phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ áp dụng cho các trường hợp không hủy hóa đơn đúng quy trình, hủy hóa đơn chậm trễ từ ngày thứ 11 trở đi sau khi hết thời hạn, hoặc không hủy các hóa đơn đã hết hạn, không còn giá trị sử dụng theo quy định.

Hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện cách hủy hóa đơn tự in đã phát hành

Để tiến hành cách hủy hóa đơn tự in đã phát hành một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp bạn cần tư vấn thêm về các thủ tục hành chính hoặc các thiết bị văn phòng hỗ trợ, có thể tham khảo tại lavender-panther-755911.hostingersite.com. Bộ hồ sơ thông thường bao gồm:

Hồ sơ cần thiết để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn tự in theo quy định của cơ quan thuế

Thứ nhất, Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trong đó nêu rõ thành phần hội đồng, lý do hủy, ngày thành lập, và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật cùng dấu của doanh nghiệp (nếu có). Các hộ, cá nhân kinh doanh thường không bắt buộc phải thành lập hội đồng hủy.

Thứ hai, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (theo mẫu quy định), liệt kê chi tiết từng loại hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số…).

Thứ ba, Biên bản hủy hóa đơn, ghi nhận chi tiết quá trình hủy, có chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn (hoặc người có trách nhiệm đối với hộ, cá nhân kinh doanh).

Thứ tư, Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hoặc các mẫu tương ứng theo quy định hiện hành), trong đó cung cấp các thông tin về loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng, lý do hủy, ngày giờ hủy, và phương thức hủy.

Doanh nghiệp cần lập ít nhất 02 bộ hồ sơ: một bộ lưu tại doanh nghiệp để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu sau này và một bộ nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Quy trình các bước hủy hóa đơn tự in doanh nghiệp cần biết

Quy trình hủy hóa đơn tự in cần được thực hiện một cách bài bản và tuân thủ các bước theo quy định để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (nếu là doanh nghiệp)

Đối với doanh nghiệp, bước đầu tiên là thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng này bao gồm đại diện lãnh đạo doanh nghiệp, đại diện bộ phận kế toán và các bộ phận khác có liên quan. Hội đồng có trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình hủy, từ kiểm kê đến thực hiện hủy và ký xác nhận vào biên bản. Đối với hộ, cá nhân kinh doanh, việc hủy hóa đơn do chủ hộ hoặc người đại diện thực hiện mà không cần lập hội đồng.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê các hóa đơn tự in cần thực hiện hủy

Hội đồng hủy hóa đơn (hoặc người có trách nhiệm) tiến hành lập Bảng kiểm kê chi tiết các hóa đơn cần hủy. Bảng này phải ghi rõ: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn cần hủy (từ số… đến số…), số lượng hóa đơn hủy và lý do hủy cho từng loại hoặc từng số hóa đơn cụ thể nếu lý do khác nhau. Bảng kiểm kê phải được các thành viên hội đồng (hoặc người có trách nhiệm) ký xác nhận.

Bước 3: Lập Biên bản hủy hóa đơn theo quy định pháp luật

Sau khi có Bảng kiểm kê, Hội đồng hủy hóa đơn (hoặc người có trách nhiệm) tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn. Biên bản này cần ghi rõ các nội dung: thông tin về các thành viên hội đồng (nếu có), loại hóa đơn hủy, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số…), lý do hủy, phương pháp hủy (ví dụ: cắt góc, xé nhỏ, đốt, sử dụng máy hủy tài liệu,…) và thời gian thực hiện hủy. Biên bản phải có chữ ký của tất cả các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn và đóng dấu của tổ chức (nếu có).

Bước 4: Lập và gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hoàn tất việc hủy hóa đơn trên thực tế, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu quy định (ví dụ mẫu TB03/AC). Thông báo này cùng với Biên bản hủy hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp thông báo này là không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn. Việc này nhằm chính thức hóa việc các số hóa đơn đó không còn giá trị lưu hành.

Việc nắm vững và thực hiện đúng cách hủy hóa đơn tự in đã phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng là rất cần thiết. Quy trình này không chỉ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ mà còn giúp tránh được các rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có từ cơ quan thuế. Do đó, các kế toán và người quản lý doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định và thực hiện nghiêm túc các bước đã được hướng dẫn.