Cách chọn in 2 mặt giấy Word, PDF, Excel

Trang Chủ / Máy In / Cách chọn in 2 mặt giấy Word, PDF, Excel

In ấn tài liệu hai mặt đã trở thành một kỹ năng thiết yếu trong môi trường học tập và làm việc hiện đại, giúp tiết kiệm đáng kể tài nguyên và chi phí. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình này cũng đơn giản, đặc biệt là khi xử lý các định dạng phổ biến như Word, PDF hay Excel, và đôi khi máy in của bạn không có tính năng in đảo mặt tự động. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từng bước về cách chọn in 2 mặt cho các loại tài liệu này, bao gồm cả phương pháp thủ công và tự động, đảm bảo bạn có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Dù máy in của bạn có hỗ trợ hay không, bạn vẫn có thể áp dụng những bí quyết này.

Table of Contents

Lợi ích vượt trội của việc in 2 mặt tài liệu

Việc quyết định chọn in 2 mặt cho các tài liệu của bạn không chỉ là một tùy chọn đơn thuần trong cài đặt máy in mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, từ kinh tế đến môi trường và hiệu quả công việc. Hiểu rõ những lợi ích này sẽ khuyến khích bạn áp dụng thói quen in ấn thông minh hơn.

Một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất chính là khả năng tiết kiệm tài nguyên. Khi bạn in trên cả hai mặt giấy, lượng giấy tiêu thụ sẽ giảm đi đáng kể, có thể lên tới 50%. Điều này trực tiếp làm giảm chi phí mua sắm văn phòng phẩm, một khoản không nhỏ đối với cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức có nhu cầu in ấn thường xuyên. Không chỉ giấy, việc in ít trang hơn cũng đồng nghĩa với việc sử dụng ít mực in hơn, kéo dài tuổi thọ hộp mực và giảm chi phí thay thế.

Tiết kiệm tài nguyên và chi phí còn kéo theo lợi ích lớn hơn cho môi trường. Giảm lượng giấy sử dụng giúp bảo vệ rừng, giảm năng lượng và nước tiêu thụ trong quá trình sản xuất giấy. Đồng thời, việc thải ra môi trường ít giấy vụn hơn cũng góp phần giảm thiểu rác thải và ô nhiễm. Đây là một hành động nhỏ nhưng có ý nghĩa lớn trong việc xây dựng một tương lai bền vững hơn.

Lợi ích của việc in đảo mặt tài liệu

Ngoài ra, in hai mặt còn giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn. Các bản in trở nên gọn gàng, mỏng nhẹ hơn, dễ dàng đóng tập, lưu trữ và mang theo. Điều này đặc biệt quan trọng với các tài liệu dài, báo cáo hay giáo trình. Việc các tập tài liệu mỏng hơn cũng giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý. Cuối cùng, việc in hai mặt còn thể hiện sự chuyên nghiệp và ý thức sử dụng tài nguyên có trách nhiệm.

Xem Thêm Bài Viết:

Làm thế nào để biết máy in có hỗ trợ in 2 mặt tự động không?

Trước khi tìm hiểu sâu về cách chọn in 2 mặt trong các phần mềm khác nhau, điều quan trọng đầu tiên là xác định khả năng của máy in mà bạn đang sử dụng. Máy in có hỗ trợ tính năng in hai mặt tự động (hay còn gọi là Duplex Printing) sẽ giúp công việc của bạn nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Nếu máy in không hỗ trợ, bạn vẫn có thể thực hiện in hai mặt bằng phương pháp thủ công.

Có một số cách để kiểm tra xem máy in của bạn có tính năng in đảo mặt tự động hay không. Cách đơn giản nhất là kiểm tra trên chính thân máy in, nhiều máy in có hỗ trợ sẽ có ký hiệu hoặc nút chức năng liên quan đến in hai mặt. Bạn cũng nên xem lại sách hướng dẫn sử dụng đi kèm máy in. Nhà sản xuất luôn cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng của thiết bị trong tài liệu này. Nếu không còn sách hướng dẫn, truy cập trang web hỗ trợ của nhà sản xuất và tìm kiếm thông tin về model máy in của bạn cũng là một lựa chọn tốt.

Một cách phổ biến và chính xác là kiểm tra trực tiếp trong cài đặt in trên máy tính của bạn. Các bước thực hiện thường tương tự nhau trên hầu hết các ứng dụng và hệ điều hành:

Đầu tiên, bạn cần mở tài liệu bất kỳ trong một ứng dụng hỗ trợ in như Microsoft Word.

Tiếp theo, truy cập vào menu File (Tệp) và chọn Print (In). Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt thông dụng là Ctrl + P (trên Windows) hoặc Command + P (trên macOS).

Mở cửa sổ in trong Word

Trong cửa sổ Print, tìm mục Settings (Cài đặt) hoặc tương đương. Tại đây, bạn sẽ thấy một tùy chọn mặc định thường là “Print One Sided” (In một mặt).

Chọn mục Print trong cài đặt in

Nhấp vào tùy chọn “Print One Sided” này để mở danh sách các lựa chọn in. Nếu trong danh sách hiển thị các tùy chọn như “Print on Both Sides” (In trên cả hai mặt) hoặc các tùy chọn tương tự liên quan đến in đảo mặt (ví dụ: Flip pages on long edge, Flip pages on short edge), điều đó xác nhận rằng máy in của bạn có hỗ trợ tính năng in hai mặt tự động. Nếu bạn chỉ thấy các tùy chọn về in một mặt, in trang chẵn/lẻ thủ công, hoặc các cài đặt khác mà không có mục “Print on Both Sides”, khả năng cao máy in của bạn không có chức năng in đảo mặt tự động và bạn sẽ cần thực hiện theo phương pháp thủ công.

Kiểm tra tùy chọn Print on Both Sides

Sau khi xác định được khả năng của máy in, bạn có thể lựa chọn phương pháp in hai mặt phù hợp nhất cho tài liệu của mình.

Hướng dẫn in 2 mặt thủ công cho mọi phiên bản Word

Ngay cả khi máy in của bạn không được trang bị tính năng in đảo mặt tự động, bạn hoàn toàn vẫn có thể thực hiện cách chọn in 2 mặt một cách dễ dàng thông qua phương pháp thủ công. Kỹ thuật này dựa trên nguyên tắc in các trang lẻ trước, sau đó lật giấy lại và in các trang chẵn lên mặt còn lại. Phương pháp này có thể áp dụng cho hầu hết các phiên bản Microsoft Word, từ cũ đến mới (2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365).

Quá trình in hai mặt thủ công đòi hỏi sự chú ý một chút để đảm bảo thứ tự các trang được chính xác sau khi in xong. Về cơ bản, bạn sẽ chia quá trình in thành hai giai đoạn riêng biệt.

Trước hết, bạn cần mở tài liệu Word mà bạn muốn in.

Truy cập vào menu File (Tệp) và chọn Print (In), hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + P. Giao diện cài đặt in sẽ hiển thị.

Chọn menu File trong Word

Trong phần cài đặt in, tìm tùy chọn cho phép chọn những trang nào sẽ được in. Tùy thuộc vào phiên bản Word, tùy chọn này có thể nằm trong mục Settings (Cài đặt) hoặc trong một menu thả xuống (dropdown menu). Bạn cần tìm đến mục liên quan đến việc chọn trang.

Tại đây, thay vì in tất cả các trang, bạn sẽ chọn chỉ in các trang lẻ trước. Tùy chọn này thường có tên là “Only Print Odd Pages” (Chỉ in trang lẻ).

Chọn Only Print Odd Pages

Sau khi chọn “Only Print Odd Pages”, nhấn nút Print (In) để bắt đầu quá trình in các trang lẻ.

Khi máy in đã hoàn thành việc in tất cả các trang lẻ, bạn cần lấy toàn bộ tập giấy vừa in ra khỏi khay giấy của máy in. Đây là bước quan trọng nhất: bạn phải lật mặt của tập giấy sao cho mặt giấy còn trống hướng lên trên và đảm bảo thứ tự các trang vẫn được giữ nguyên hoặc được sắp xếp lại đúng cách để khi in mặt chẵn, chúng sẽ khớp với mặt lẻ tương ứng. Cách lật giấy có thể khác nhau tùy loại máy in (ví dụ: lật theo cạnh dài hoặc cạnh ngắn của tờ giấy), bạn có thể thử in thử một hoặc hai trang để xác định cách lật phù hợp nhất với máy in của mình.

Sau khi đã lật và đặt tập giấy trở lại vào khay nạp giấy của máy in, quay lại cửa sổ cài đặt in trong Word (thường nó vẫn mở hoặc bạn chỉ cần nhấn Ctrl + P lại). Lần này, trong tùy chọn chọn trang, bạn sẽ chọn “Only Print Even Pages” (Chỉ in trang chẵn).

Chọn Only Print Even Pages

Cuối cùng, nhấn nút Print (In) một lần nữa để máy in bắt đầu in các trang chẵn lên mặt còn trống của tập giấy đã lật.

Kết thúc quá trình này, bạn sẽ có một tập tài liệu được in đầy đủ hai mặt. Phương pháp in thủ công này tuy cần thêm một vài thao tác tay, nhưng lại là giải pháp hữu hiệu cho mọi loại máy in và giúp bạn tiết kiệm giấy đáng kể.

Cách in 2 mặt tự động trong các phiên bản Word hiện đại (2010, 2013, 2016, 2019)

Đối với những người may mắn sở hữu máy in có hỗ trợ tính năng in đảo mặt tự động (duplex printing), việc chọn in 2 mặt trong Microsoft Word trở nên vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Tính năng này giúp máy in tự động kéo giấy và lật mặt để in, loại bỏ các thao tác thủ công phức tạp.

Các phiên bản Word từ 2010 trở lên (bao gồm 2013, 2016, 2019 và Microsoft 365) đều tích hợp sẵn tùy chọn in hai mặt tự động trong giao diện in. Để sử dụng, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

Đầu tiên, mở tài liệu Word mà bạn muốn in hai mặt.

Truy cập menu File (Tệp) và chọn Print (In), hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Giao diện cài đặt in sẽ hiện ra, cho phép bạn tùy chỉnh các thiết lập trước khi gửi lệnh in.

Mở cửa sổ in trong Word

Trong phần Settings (Cài đặt), bạn sẽ thấy một mục mặc định là “Print One Sided” (In một mặt). Đây là tùy chọn in một mặt thông thường.

Nhấp vào mũi tên xổ xuống bên cạnh “Print One Sided”. Một danh sách các tùy chọn in sẽ hiển thị. Nếu máy in của bạn hỗ trợ in hai mặt tự động, bạn sẽ thấy các lựa chọn như “Print on Both Sides” (In trên cả hai mặt) hoặc các tùy chọn cụ thể hơn liên quan đến cách lật trang.

Chọn Print on Both Sides trong cài đặt in

Khi chọn “Print on Both Sides”, bạn thường sẽ được cung cấp thêm hai lựa chọn về cách lật trang:

Flip pages on long edge (Lật trang theo cạnh dài): Đây là tùy chọn phổ biến nhất, được sử dụng khi bạn muốn đóng tập tài liệu như một cuốn sách (gáy sách nằm ở cạnh dài). Máy in sẽ lật giấy theo chiều ngang.
Flip pages on short edge (Lật trang theo cạnh ngắn): Tùy chọn này được sử dụng khi bạn muốn in tài liệu theo kiểu lật lên xuống, giống như một cuốn lịch bàn hoặc khi tài liệu của bạn có định dạng ngang và bạn muốn gáy sách nằm ở cạnh ngắn. Máy in sẽ lật giấy theo chiều dọc.

Lựa chọn kiểu lật trang khi in 2 mặt tự động

Hãy chọn kiểu lật trang phù hợp với định dạng tài liệu và cách bạn muốn đóng tập.

Sau khi đã chọn “Print on Both Sides” và kiểu lật trang mong muốn, kiểm tra lại các cài đặt khác như số bản in, phạm vi trang in, v.v.

Cuối cùng, nhấn nút Print (In) để gửi lệnh in. Máy in sẽ tự động thực hiện việc in cả hai mặt của tài liệu một cách liền mạch. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót so với in thủ công.

Chi tiết cách chọn in 2 mặt trong PDF

Tệp PDF là định dạng tài liệu phổ biến được sử dụng rộng rãi để chia sẻ và xem tài liệu, giữ nguyên định dạng trên nhiều thiết bị. Việc chọn in 2 mặt trong PDF cũng là một nhu cầu thường xuyên. Giống như Word, cách in hai mặt PDF cũng phụ thuộc vào khả năng của máy in, và bạn có thể thực hiện cả phương pháp thủ công lẫn tự động.

Để in tệp PDF, bạn cần có một phần mềm đọc và xử lý PDF được cài đặt trên máy tính, ví dụ như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, hoặc các trình duyệt web hiện đại cũng có khả năng mở và in PDF.

Đầu tiên, mở tệp PDF mà bạn muốn in bằng phần mềm đọc PDF của mình.

Sau đó, truy cập vào chức năng in. Bạn thường có thể tìm thấy tùy chọn Print (In) trong menu File (Tệp) của phần mềm, hoặc đơn giản hơn là sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + P (trên Windows) hoặc Command + P (trên macOS). Một cửa sổ cài đặt in sẽ xuất hiện, hiển thị các tùy chọn liên quan đến việc in ấn tệp PDF.

Mở cửa sổ in tệp PDF

In 2 mặt thủ công tệp PDF

Nếu máy in của bạn không hỗ trợ in đảo mặt tự động, bạn vẫn có thể in hai mặt cho tệp PDF bằng cách in lần lượt các trang lẻ và các trang chẵn.

Trong cửa sổ cài đặt in của phần mềm đọc PDF (ví dụ Adobe Reader hoặc Foxit Reader), tìm mục liên quan đến “Pages to Print” (Các trang cần in) hoặc “Page Handling” (Xử lý trang). Thường có một tùy chọn thả xuống cho phép bạn chọn phạm vi trang hoặc cách in trang.

Tại đây, bạn sẽ thấy mục Subset (Tập hợp con) hoặc tương tự. Mặc định thường là “All Pages in Range” (Tất cả trang trong phạm vi). Nhấp vào mũi tên để mở các tùy chọn khác.

Chọn tùy chọn Subset trong cài đặt in PDF

Chọn Odd pages only (Chỉ các trang lẻ) từ danh sách tùy chọn của Subset.

Chọn Odd pages only để in trang lẻ PDF

Nhấn nút Print (In) để bắt đầu in tất cả các trang lẻ của tệp PDF.

Sau khi máy in hoàn thành, lấy tập giấy vừa in ra, lật mặt giấy (đảm bảo mặt còn trống hướng lên trên và giữ đúng thứ tự trang) và đặt lại vào khay nạp giấy.

Quay trở lại cửa sổ cài đặt in (hoặc mở lại nếu đã đóng), và lần này trong mục Subset, chọn Even pages only (Chỉ các trang chẵn).

Chọn Even pages only để in trang chẵn PDF

Nhấn nút Print (In) một lần nữa. Máy in sẽ in các trang chẵn lên mặt còn lại của giấy.

Phương pháp thủ công này giúp bạn in hai mặt cho bất kỳ tệp PDF nào trên bất kỳ máy in nào, chỉ cần bạn chú ý đến việc lật giấy đúng cách.

In 2 mặt tự động tệp PDF (khi máy in hỗ trợ)

Nếu máy in của bạn có chức năng in đảo mặt tự động, việc in PDF hai mặt còn đơn giản hơn nhiều.

Mở tệp PDF và truy cập cửa sổ in (Ctrl + P).

Trong cửa sổ in, tìm một tùy chọn rõ ràng cho phép in hai mặt. Tùy chọn này thường nằm ở vị trí dễ thấy và có thể được gọi là Print on both side of paper (In trên cả hai mặt giấy), “Duplex Printing”, hoặc “2-Sided Printing”.

Tùy chọn Print on both side of paper trong cài đặt in PDF

Chỉ cần tích chọn hoặc chọn tùy chọn này. Một số phần mềm và máy in có thể hỏi bạn muốn lật giấy theo cạnh dài hay cạnh ngắn (Long-Edge binding/Flip on long edge hoặc Short-Edge binding/Flip on short edge), tương tự như trong Word. Chọn tùy chọn lật phù hợp với nhu cầu của bạn.

Sau khi đã chọn in hai mặt tự động, nhấn nút Print (In). Máy in sẽ tự động xử lý toàn bộ quá trình in ấn, lật giấy và in trên cả hai mặt mà không cần sự can thiệp thủ công nào từ bạn.

Với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng chọn in 2 mặt trong PDF dù sử dụng máy in có hay không có tính năng in tự động, giúp tối ưu hóa việc sử dụng giấy và mực in.

Hướng dẫn in 2 mặt bảng tính Excel hiệu quả

In ấn từ Microsoft Excel đôi khi có thể phức tạp hơn so với Word hay PDF do cấu trúc dạng bảng tính và khả năng mở rộng theo chiều ngang. Tuy nhiên, việc chọn in 2 mặt cho bảng tính Excel vẫn là hoàn toàn khả thi, và cách thực hiện cũng phụ thuộc vào việc máy in của bạn có hỗ trợ in đảo mặt tự động hay không. Hướng dẫn này áp dụng cho hầu hết các phiên bản Excel phổ biến như 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, và các phiên bản mới hơn.

Dành cho máy in không hỗ trợ in 2 mặt tự động

Khi máy in của bạn không có tính năng in đảo mặt tự động, cách hiệu quả nhất để in hai mặt bảng tính Excel là tận dụng khả năng in ấn linh hoạt của Microsoft Word. Bạn sẽ sao chép nội dung từ Excel và dán sang Word để thực hiện in hai mặt thủ công hoặc tự động (nếu máy in hỗ trợ in tự động khi in từ Word).

Đầu tiên, mở tệp Excel và chọn (bôi đen) toàn bộ vùng dữ liệu trên bảng tính mà bạn muốn in. Hãy đảm bảo bạn đã thiết lập vùng in (Print Area) trong Excel nếu chỉ muốn in một phần cụ thể.

Chọn vùng dữ liệu cần in trong Excel

Nhấn chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Copy (Sao chép), hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + C.

Sao chép vùng dữ liệu đã chọn

Tiếp theo, mở một tài liệu mới trong Microsoft Word.

Trong tài liệu Word trống, nhấn chuột phải vào vị trí bạn muốn dán và chọn một trong các tùy chọn dán (Paste Options). Để giữ nguyên định dạng bảng tính nhất có thể, bạn nên cân nhắc chọn tùy chọn “Keep Source Formatting” (Giữ nguyên định dạng nguồn) hoặc “Embed” (Nhúng) nếu muốn giữ liên kết với tệp Excel gốc.

Dán nội dung Excel vào Word

Sau khi nội dung bảng tính đã được dán vào Word, bạn có thể điều chỉnh định dạng (chiều rộng cột, căn lề…) nếu cần để bảng tính hiển thị gọn gàng trên các trang in của Word.

Cuối cùng, tiến hành in tài liệu Word này. Nếu máy in của bạn không hỗ trợ in tự động, hãy thực hiện cách chọn in 2 mặt thủ công theo hướng dẫn đã nêu ở phần in Word thủ công (in trang lẻ trước, lật giấy, in trang chẵn sau). Nếu máy in hỗ trợ in tự động khi in từ Word, bạn có thể chọn tùy chọn in hai mặt tự động trong cài đặt in của Word.

Thực hiện in từ Word sau khi dán nội dung Excel

Phương pháp sao chép sang Word này là một giải pháp linh hoạt và hiệu quả để in hai mặt bảng tính Excel khi máy in hoặc chính Excel không cung cấp tùy chọn in hai mặt trực tiếp một cách dễ dàng.

Dành cho máy in hỗ trợ in 2 mặt tự động

Nếu máy in của bạn có khả năng in đảo mặt tự động, bạn có thể thử in hai mặt trực tiếp từ Excel mà không cần thông qua Word. Tuy nhiên, cách này đôi khi phụ thuộc vào driver máy in và phiên bản Excel bạn đang dùng.

Mở tệp Excel cần in hai mặt.

Truy cập menu File (Tệp) và chọn Print (In), hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Giao diện cài đặt in của Excel sẽ hiển thị.

Mở giao diện Print trong Excel

Trong cửa sổ cài đặt in, tìm tùy chọn liên quan đến in một mặt/hai mặt. Tùy chọn này thường nằm trong mục Settings (Cài đặt) và có nhãn là “Print One Sided” (In một mặt).

Nhấp vào mũi tên xổ xuống bên cạnh “Print One Sided”. Nếu máy in của bạn hỗ trợ in đảo mặt tự động và driver đã được cài đặt đúng, bạn sẽ thấy các tùy chọn in hai mặt như “Print on Both Sides” (In trên cả hai mặt) hoặc các lựa chọn cụ thể về lật trang (Flip pages on long edge, Flip pages on short edge).

Chọn Print on Both Sides trong cài đặt in Excel

Chọn “Print on Both Sides” và kiểu lật trang phù hợp với cấu trúc bảng tính của bạn.

Sau khi thiết lập xong, nhấn nút Print (In) để bắt đầu quá trình in. Máy in sẽ tự động xử lý việc in hai mặt cho bảng tính Excel.

Lưu ý rằng giao diện và tên gọi của các tùy chọn có thể hơi khác nhau giữa các phiên bản Excel và các loại máy in khác nhau. Nếu bạn không tìm thấy tùy chọn in hai mặt tự động trực tiếp trong cài đặt in của Excel, phương pháp sao chép sang Word là lựa chọn đáng tin cậy.

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể thành thạo cách chọn in 2 mặt cho bảng tính Excel, dù máy in của bạn có hỗ trợ tự động hay không.

In ấn hai mặt là một thao tác đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Bằng cách áp dụng cách chọn in 2 mặt được hướng dẫn chi tiết cho các định dạng tài liệu phổ biến như Word, PDF và Excel, bạn không chỉ giảm bớt lượng giấy và mực in sử dụng mà còn góp phần bảo vệ môi trường và quản lý tài liệu một cách khoa học hơn. Dù máy in của bạn có tính năng in đảo mặt tự động hay không, bạn hoàn toàn có thể thực hiện được điều này bằng phương pháp phù hợp. Hãy kiểm tra khả năng của máy in và áp dụng các bước tương ứng cho từng loại tài liệu để đạt được hiệu quả in ấn tốt nhất. Bạn có thể tham khảo thêm các mẹo và thủ thuật máy tính hữu ích khác tại lavender-panther-755911.hostingersite.com. Chúc bạn thực hiện thành công!