Cách cài mạng LAN máy in chi tiết từng bước

Trang Chủ / Máy In / Cách cài mạng LAN máy in chi tiết từng bước

Trong môi trường làm việc hiện đại hay ngay tại nhà, việc sử dụng máy in là nhu cầu thiết yếu. Thay vì mỗi máy tính cần kết nối trực tiếp với máy in riêng, việc thiết lập cách cài mạng LAN máy in cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và sử dụng một máy in duy nhất một cách hiệu quả và tiện lợi. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và kết nối máy in qua mạng nội bộ, giúp bạn tối ưu hóa quy trình in ấn.

Table of Contents

Mạng LAN là gì và vai trò trong in ấn?

Mạng LAN (Local Area Network) là một hệ thống mạng máy tính dùng để kết nối các thiết bị số trong một khu vực địa lý giới hạn, thường là một tòa nhà, văn phòng, trường học hoặc nhà ở. Các thiết bị như máy tính, máy chủ, và máy in được kết nối với nhau qua cáp mạng Ethernet hoặc sóng Wi-Fi. Mạng LAN cho phép các thiết bị này trao đổi dữ liệu, chia sẻ tài nguyên như tập tin, ứng dụng và đặc biệt là thiết bị ngoại vi như máy in.

Trong bối cảnh in ấn, mạng LAN đóng vai trò trung tâm, cho phép nhiều máy tính khác nhau trong cùng một mạng cục bộ có thể gửi lệnh in đến một máy in duy nhất được kết nối và chia sẻ trên mạng. Điều này loại bỏ sự cần thiết của việc di chuyển file sang máy tính kết nối trực tiếp với máy in hoặc mua sắm nhiều máy in cho từng người dùng, mang lại hiệu quả và tiết kiệm đáng kể. Công nghệ mạng LAN hiện đại hỗ trợ tốc độ truyền dữ liệu cao, đảm bảo lệnh in được gửi đi và xử lý nhanh chóng.

Lợi ích vượt trội khi cài máy in qua mạng LAN

Thiết lập cách cài mạng LAN máy in mang lại hàng loạt ưu điểm đáng kể cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Lợi ích rõ ràng nhất là khả năng chia sẻ tài nguyên. Thay vì mỗi người dùng phải có máy in riêng, một chiếc máy in có thể phục vụ nhu cầu của nhiều người trong cùng một mạng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị cũng như chi phí bảo trì, sửa chữa.

Máy tính kết nối với máy in qua mạng nội bộ LAN

Bên cạnh đó, việc in ấn qua mạng nội bộ nâng cao hiệu quả công việc. Người dùng không cần phải kết nối cáp vật lý trực tiếp mỗi khi cần in, chỉ cần gửi lệnh in từ máy tính của mình. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường văn phòng nơi nhiều nhân viên cần sử dụng máy in thường xuyên. Quản lý tập trung cũng là một lợi ích lớn. Với máy in kết nối mạng, người quản trị có thể dễ dàng giám sát trạng thái hoạt động, cài đặt, cập nhật driver từ xa, giảm thiểu thời gian và công sức quản lý so với việc phải xử lý từng máy in riêng lẻ. Sự linh hoạt trong sử dụng và tối ưu hóa tài nguyên làm cho việc cài máy in qua mạng LAN trở thành giải pháp in ấn thông minh và hiệu quả.

Xem Thêm Bài Viết:

Những chuẩn bị cần thiết để cài máy in mạng nội bộ

Để thực hiện cách cài mạng LAN máy in một cách suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị một vài yếu tố cơ bản. Đầu tiên và quan trọng nhất là một máy in. Máy in này có thể là bất kỳ loại máy in nào, từ máy in laser, máy in phun đến máy in đa năng, miễn là nó có thể kết nối với một máy tính.

Tiếp theo, bạn cần ít nhất hai máy tính chạy hệ điều hành Windows (Windows 7, 8, 10 hoặc 11 đều được hỗ trợ). Một máy tính sẽ đóng vai trò là “máy chủ” (host computer), được kết nối trực tiếp với máy in thông qua cổng USB hoặc cổng mạng (nếu máy in hỗ trợ). Máy tính này sẽ là nơi cài đặt driver gốc của máy in và thực hiện cấu hình chia sẻ.

Các máy tính còn lại sẽ đóng vai trò là “máy khách” (client computer), nhận quyền truy cập và in ấn thông qua kết nối mạng từ máy chủ. Điều cực kỳ quan trọng là tất cả các máy tính tham gia mạng nội bộ (máy chủ và máy khách) phải được kết nối vào cùng một mạng LAN, có thể là qua dây cáp Ethernet hoặc kết nối Wi-Fi chung một bộ định tuyến (router). Cuối cùng, bạn cần đảm bảo driver (trình điều khiển) phù hợp với hệ điều hành của máy chủ đã được cài đặt đầy đủ cho máy in.

Hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ máy in qua mạng LAN (Trên máy chủ)

Việc chia sẻ máy in là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong cách cài mạng LAN máy in. Bước này được thực hiện trên máy tính đóng vai trò máy chủ, tức là máy tính được kết nối trực tiếp với máy in. Khi máy in đã được chia sẻ thành công, các máy tính khác trong mạng nội bộ mới có thể tìm thấy và kết nối đến máy in đó.

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Control Panel. Cách nhanh nhất là nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run, sau đó nhập Control và nhấn Enter.
Mở hộp thoại Run và nhập 'Control' để vào Control Panel Mở hộp thoại Run và nhập ‘Control’ để vào Control Panel

Trong cửa sổ Control Panel, nếu bạn đang ở chế độ xem Category, hãy click vào mục “Hardware and Sound”. Tiếp theo, bạn sẽ tìm và chọn mục “Devices and Printers”. Cửa sổ này sẽ hiển thị danh sách các thiết bị và máy in đang được kết nối với máy tính của bạn.

Cửa sổ Devices and Printers hiển thị danh sách máy in

Tìm đến máy in bạn muốn chia sẻ. Nhấn chuột phải vào biểu tượng máy in đó và chọn “Set as default printer” để đặt máy in này làm mặc định nếu cần thiết. Sau đó, tiếp tục nhấn chuột phải vào máy in đó một lần nữa và chọn “Printer Properties”.

Thiết lập Printer Properties cho máy in chia sẻ

Một hộp thoại mới sẽ hiện ra. Chuyển sang tab “Sharing”. Tại đây, bạn cần tích chọn vào ô “Share this printer”. Bạn có thể đặt một tên chia sẻ cho máy in (Share name) để dễ dàng nhận diện trên các máy khác. Sau khi tích chọn và đặt tên (nếu muốn), nhấn “Apply” rồi “OK” để lưu thay đổi. Máy in của bạn bây giờ đã sẵn sàng để chia sẻ.

Để đảm bảo các máy tính khác có thể tìm thấy máy in được chia sẻ, bạn cần kiểm tra và cấu hình cài đặt chia sẻ nâng cao trên mạng. Trở lại Control Panel, tìm và mở mục “Network and Internet”, sau đó chọn “Network and Sharing Center”.

Truy cập Network and Sharing Center trong Control Panel

Trong cửa sổ Network and Sharing Center, nhìn vào cột bên trái và click chọn “Change advanced sharing settings”.

Bật tính năng chia sẻ tệp và máy in trong cài đặt nâng cao

Tại đây, trong mục “Private” (hoặc tên mạng hiện tại của bạn), hãy đảm bảo rằng cả hai tùy chọn “Turn on network discovery” và “Turn on file and printer sharing” đều được tích chọn. Cuộn xuống phần “All networks”, tìm mục “Password protected sharing” và chọn “Turn off password protected sharing” để các máy tính khác có thể kết nối mà không cần nhập mật khẩu của máy chủ (nếu bạn muốn bảo mật hơn, có thể để bật và nhập mật khẩu khi kết nối). Cuối cùng, nhấn “Save changes” để hoàn tất quá trình cấu hình chia sẻ trên máy chủ. Để đảm bảo quá trình cài đặt diễn ra suôn sẻ, việc có một hệ thống máy tính và mạng ổn định là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về các giải pháp công nghệ tại lavender-panther-755911.hostingersite.com.

Hướng dẫn kết nối và cài đặt máy in qua mạng LAN (Trên máy khách)

Sau khi máy in đã được chia sẻ thành công trên máy chủ, bước tiếp theo trong cách cài mạng LAN máy in là kết nối từ các máy tính khác trong mạng nội bộ. Quá trình này được thực hiện trên các máy tính client, những máy muốn sử dụng máy in đã được chia sẻ.

Tương tự như trên máy chủ, bạn cần mở Control Panel. Cách nhanh chóng là nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ Control và nhấn Enter. Trong Control Panel, điều hướng đến “Hardware and Sound”, rồi chọn “Devices and Printers”. Đây là cửa sổ quản lý các thiết bị in ấn và thiết bị ngoại vi khác trên máy tính client.

Vào Devices and Printers trên máy tính client

Trong cửa sổ Devices and Printers, bạn sẽ thấy các máy in hiện có trên máy tính này (nếu có). Để thêm máy in chia sẻ, hãy click vào nút “Add a printer” ở phía trên cửa sổ. Hệ thống sẽ bắt đầu quét các máy in đang có sẵn hoặc kết nối trực tiếp.

Chọn 'Add a printer' để thêm máy in mới Chọn ‘Add a printer’ để thêm máy in mới

Trong hầu hết các trường hợp, máy tính sẽ không tự động tìm thấy máy in mạng đã chia sẻ ngay lập tức, đặc biệt là trong mạng gia đình hoặc văn phòng nhỏ. Khi màn hình hiển thị “Searching for printers…”, nếu máy in không xuất hiện, bạn hãy click vào dòng chữ “The printer that I want isn’t listed” ở phía dưới.

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra với nhiều tùy chọn tìm kiếm máy in. Để kết nối đến máy in đã được chia sẻ qua mạng LAN, bạn chọn tùy chọn “Select a shared printer by name”. Sau đó, click vào nút “Browse” để tìm kiếm các máy tính đang hoạt động trong mạng nội bộ của bạn.

Tìm và chọn máy in được chia sẻ qua mạng LAN

Cửa sổ Browse sẽ hiển thị danh sách các máy tính trong mạng. Tìm đến tên máy tính đóng vai trò máy chủ (máy tính mà bạn đã kết nối và chia sẻ máy in). Nhấn đúp chuột vào tên máy chủ đó. Hệ thống sẽ hiển thị tên máy in đã được chia sẻ trên máy chủ. Click chọn tên máy in và nhấn “OK”, sau đó nhấn “Next”. Máy tính client sẽ tiến hành kết nối đến máy in và cài đặt driver cần thiết. Windows thường có khả năng tự động tìm driver phù hợp hoặc yêu cầu bạn cung cấp driver nếu cần.

Quá trình cài đặt driver có thể mất một chút thời gian. Sau khi cài đặt hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo. Bạn có thể đặt máy in này làm máy in mặc định nếu muốn bằng cách tích vào ô tương ứng. Cuối cùng, nhấn “Finish” để hoàn tất. Máy in chia sẻ qua mạng LAN giờ đây đã sẵn sàng để sử dụng trên máy tính client này. Quy trình này áp dụng cho hầu hết các dòng máy in phổ biến hiện nay như HP, Canon, Brother,…

Khắc phục các lỗi thường gặp khi cài máy in qua mạng LAN

Mặc dù cách cài mạng LAN máy in khá đơn giản, đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề khiến quá trình kết nối không thành công. Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Một trong những lỗi phổ biến nhất là máy tính client không thể tìm thấy máy in đã chia sẻ. Nguyên nhân có thể do các cài đặt chia sẻ trên máy chủ chưa đúng. Hãy kiểm tra lại các bước chia sẻ đã thực hiện trên máy chủ, đặc biệt là đảm bảo “Network discovery” và “File and printer sharing” đã được bật, và tùy chọn “Password protected sharing” đã được tắt (trừ khi bạn muốn sử dụng mật khẩu). Tường lửa (Firewall) trên cả máy chủ và máy khách cũng có thể chặn kết nối. Hãy tạm thời tắt tường lửa để kiểm tra hoặc thêm quy tắc cho phép chia sẻ máy in.

Vấn đề về driver cũng là nguyên nhân thường gặp. Driver trên máy chủ có thể bị lỗi, không tương thích, hoặc chưa được cài đặt đầy đủ. Đôi khi, máy tính client cần driver phù hợp với hệ điều hành của nó để kết nối với máy in chia sẻ. Hãy thử tải và cài đặt lại driver mới nhất cho máy in từ trang web của nhà sản xuất trên máy chủ. Nếu cần, tìm driver phù hợp với hệ điều hành của máy khách và cài đặt thủ công khi hệ thống yêu cầu trong quá trình thêm máy in.

Đảm bảo rằng tất cả các máy tính đều kết nối vào cùng một mạng LAN là cực kỳ quan trọng. Kiểm tra lại kết nối Wi-Fi hoặc dây mạng của từng máy. Địa chỉ IP của các máy tính trong mạng cũng phải thuộc cùng một dải mạng con (ví dụ: 192.168.1.x). Nếu gặp khó khăn trong việc xác định vấn đề, bạn có thể sử dụng công cụ “Troubleshoot” có sẵn trong Windows (thường nằm gần tùy chọn thêm máy in hoặc trong cài đặt Devices and Printers) để hệ thống tự động kiểm tra và đề xuất giải pháp.

Việc kiểm tra kết nối mạng giữa các máy tính (ví dụ: sử dụng lệnh ping trong Command Prompt) cũng có thể giúp xác định liệu các máy có nhìn thấy nhau trong mạng hay không. Nếu máy chủ hoặc máy khách không thể ping lẫn nhau, vấn đề nằm ở cấu hình mạng chứ không phải riêng máy in.

Kết nối máy in hiệu quả với mạng nội bộ

Việc áp dụng cách cài mạng LAN máy in là một giải pháp thông minh để tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị in ấn trong gia đình hay văn phòng. Bằng cách chia sẻ một máy in duy nhất qua mạng nội bộ, bạn không chỉ tiết kiệm được chi phí mua sắm thiết bị mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý. Các bước thiết lập khá đơn giản, chỉ cần đảm bảo máy chủ đã chia sẻ máy in đúng cách và các máy khách kết nối vào cùng mạng. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết từng bước được cung cấp, bạn sẽ dễ dàng thiết lập thành công máy in chia sẻ và tận hưởng sự tiện lợi mà nó mang lại.