Hướng Dẫn Share Máy In Mạng LAN Trên Win 7 Chi Tiết

Trong môi trường văn phòng hay gia đình có nhiều máy tính, việc mỗi máy tính đều có một máy in riêng là không thực tế và tốn kém. Giải pháp hiệu quả và phổ biến nhất chính là chia sẻ máy in qua mạng nội bộ (LAN). Đối với những người dùng đang sử dụng hệ điều hành Windows 7, việc này hoàn toàn khả thi và không quá phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện cách share máy in qua mạng lan win 7, giúp bạn dễ dàng thiết lập một hệ thống in ấn chung tiện lợi cho mọi người trong mạng. Chúng tôi sẽ đi sâu vào các cài đặt cần thiết trên cả máy chủ (máy kết nối trực tiếp với máy in) và các máy khách (máy muốn sử dụng máy in được chia sẻ), cùng với các lưu ý quan trọng và cách khắc phục các vấn đề thường gặp.

Chuẩn Bị Trước Khi Chia Sẻ Máy In

Trước khi bắt đầu quá trình chia sẻ máy in, có một vài bước chuẩn bị cần thiết để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Việc kiểm tra và thiết lập các yếu tố này sẽ giúp tránh được nhiều lỗi phát sinh trong quá trình kết nối.

Đảm Bảo Các Máy Tính Cùng Mạng Nội Bộ

Tất cả các máy tính tham gia (máy chủ và máy khách) phải được kết nối vào cùng một mạng LAN. Điều này có thể là mạng dây (Ethernet) hoặc mạng không dây (Wi-Fi) do cùng một router hoặc switch quản lý. Kiểm tra bằng cách ping địa chỉ IP của các máy tính khác trong mạng để xác nhận kết nối. Nếu các máy tính không thể liên lạc với nhau, bạn cần kiểm tra lại cấu hình mạng hoặc thiết bị kết nối.

Cài Đặt Driver Máy In Trên Máy Chủ

Máy tính đóng vai trò máy chủ (Host PC) – tức là máy tính kết nối trực tiếp với máy in (qua cổng USB hoặc cổng mạng) – phải cài đặt đầy đủ driver cho máy in đó. Driver chính xác sẽ đảm bảo máy in hoạt động ổn định và cho phép các máy khác trong mạng kết nối và sử dụng. Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất máy in. Nếu máy in đã hoạt động bình thường khi in trực tiếp từ máy chủ, thì driver đã được cài đặt thành công.

Thiết Lập Workgroup hoặc Homegroup Chung

Windows 7 sử dụng khái niệm Workgroup (nhóm làm việc) hoặc Homegroup (nhóm gia đình) để quản lý việc chia sẻ tài nguyên trong mạng nội bộ. Để chia sẻ máy in, tất cả các máy tính nên thuộc cùng một Workgroup hoặc tham gia cùng một Homegroup. Homegroup là một tính năng mới trên Windows 7 giúp việc chia sẻ dễ dàng hơn, nhưng Workgroup cũng hoạt động tốt. Bạn có thể kiểm tra và thay đổi tên Workgroup trong mục “System” trong Control Panel.

Xem Thêm Bài Viết:

• Bàn Phím Máy Tính Cổng USB: Hướng Dẫn Lựa Chọn Tối Ưu
• Cách Tải Nhạc Vào USB Trên Máy Tính Nhanh Chóng và Hiệu Quả
• Cách Cài Đặt Chương Trình Cho Máy Tính: Hướng Dẫn Toàn Diện Từ A Đến Z
• Dấu hiệu máy in hết mực thường gặp: Nhận biết và xử lý
• Cách Tắt Máy Tính Bằng Chuột Nhanh Chóng và An Toàn

Cấu Hình Cài Đặt Chia Sẻ Mạng

Trên tất cả các máy tính trong mạng, cần bật các tùy chọn chia sẻ mạng cần thiết. Truy cập “Network and Sharing Center” trong Control Panel, sau đó chọn “Change advanced sharing settings”. Tại đây, bạn cần đảm bảo các tùy chọn sau được bật:

• Turn on network discovery
• Turn on file and printer sharing
• Đối với phần “Password protected sharing”, bạn có thể chọn “Turn on password protected sharing” (yêu cầu nhập tên người dùng và mật khẩu của máy chủ khi kết nối) hoặc “Turn off password protected sharing” (kết nối dễ dàng hơn nhưng kém bảo mật hơn). Lựa chọn này phụ thuộc vào mức độ bảo mật bạn mong muốn. Để đơn giản nhất, hãy tắt tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trong mạng nội bộ an toàn.

Kiểm Tra Tường Lửa (Firewall)

Tường lửa (Windows Firewall hoặc tường lửa của phần mềm diệt virus) đôi khi có thể chặn kết nối đến máy in được chia sẻ. Mặc định, Windows Firewall trên Windows 7 thường tự động cho phép chia sẻ máy in khi bạn bật tính năng này trong Network and Sharing Center. Tuy nhiên, nếu sử dụng tường lửa của bên thứ ba, bạn có thể cần thêm ngoại lệ (exception) cho tính năng File and Printer Sharing. Kiểm tra cài đặt tường lửa nếu gặp vấn đề kết nối sau khi đã thực hiện các bước chia sẻ.

Các Bước Chia Sẻ Máy In Từ Máy Chủ (Host PC)

Máy tính được kết nối trực tiếp với máy in sẽ là máy chủ chia sẻ. Các bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chia sẻ trên máy tính này.

Mở Cửa Sổ Devices and Printers

Trên máy tính chủ, click vào nút Start, sau đó chọn “Devices and Printers”. Cửa sổ này hiển thị danh sách tất cả các thiết bị ngoại vi được kết nối và cài đặt trên máy tính của bạn, bao gồm cả máy in, máy scan, chuột, bàn phím…

Chọn Máy In Muốn Chia Sẻ

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, tìm đến biểu tượng của máy in mà bạn muốn chia sẻ. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đó. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện với nhiều tùy chọn khác nhau liên quan đến máy in.

Truy Cập Printer Properties

Trong menu ngữ cảnh sau khi nhấp chuột phải vào máy in, chọn “Printer properties”. LƯU Ý: KHÔNG chọn “Printing Preferences” hoặc “Properties” ở dòng cuối cùng của menu, mà phải chọn “Printer properties”. Một cửa sổ mới hiển thị các thuộc tính chi tiết của máy in sẽ mở ra.

Bật Tính Năng Chia Sẻ (Sharing)

Trong cửa sổ “Printer properties”, chuyển sang tab “Sharing”. Tích chọn vào ô “Share this printer”. Đây là bước chính để bật tính năng chia sẻ cho máy in này. Ngay sau khi tích chọn, các tùy chọn khác sẽ trở nên khả dụng.

Đặt Tên Chia Sẻ Cho Máy In

Sau khi bật chia sẻ, bạn cần đặt một tên chia sẻ (Share name) cho máy in. Tên này sẽ hiển thị cho các máy tính khác trong mạng khi họ tìm kiếm máy in. Hãy đặt một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ và mô tả được máy in, ví dụ: “Canon2900_VP”, “HP_PhongNet”, “MayInChung”. Tên này không được chứa ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng quá dài để tránh lỗi khi kết nối từ các hệ điều hành khác.

Cài Đặt Trình Điều Khiển Bổ Sung (Optional but Recommended)

Ở cùng tab “Sharing”, bạn sẽ thấy nút “Additional Drivers…”. Click vào nút này. Cửa sổ mới sẽ hiển thị tùy chọn cài đặt thêm driver cho các kiến trúc hệ điều hành khác (ví dụ: x86 cho Windows 32-bit, x64 cho Windows 64-bit). Nếu mạng của bạn có cả máy tính chạy Windows 7 32-bit và 64-bit, việc cài đặt cả hai driver trên máy chủ sẽ giúp các máy khách tự động cài đặt driver phù hợp khi kết nối, không cần phải tìm và cài driver thủ công. Tuy nhiên, bạn cần có sẵn file cài đặt driver cho các kiến trúc đó.

Áp Dụng Cài Đặt

Sau khi đã cấu hình tên chia sẻ và tùy chọn driver bổ sung (nếu cần), nhấp vào nút “Apply” rồi “OK” để lưu lại các thay đổi. Máy in của bạn hiện đã được chia sẻ trên mạng LAN và sẵn sàng cho các máy tính khác kết nối.

Các Bước Kết Nối Đến Máy In Được Chia Sẻ Từ Máy Khách (Client PC)

Trên các máy tính muốn sử dụng máy in được chia sẻ từ máy chủ, bạn cần thực hiện các bước sau để thêm máy in mạng.

Mở Cửa Sổ Devices and Printers

Tương tự như trên máy chủ, trên máy tính khách, click vào nút Start, sau đó chọn “Devices and Printers”.

Thêm Máy In Mới

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, click vào nút “Add a printer” ở phía trên cửa sổ. Một wizard (trình hướng dẫn) sẽ xuất hiện để giúp bạn cài đặt máy in mới.

Chọn Loại Máy In

Wizard sẽ hỏi loại máy in bạn muốn thêm. Chọn “Add a network, wireless or Bluetooth printer”. Windows sẽ bắt đầu tìm kiếm các máy in khả dụng trong mạng nội bộ của bạn.

Tìm Kiếm Máy In Được Chia Sẻ

Windows sẽ liệt kê các máy in mà nó tìm thấy trong mạng. Tìm tên máy in mà bạn đã đặt ở bước chia sẻ trên máy chủ (ví dụ: “Canon2900_VP”). Đôi khi, tên máy in sẽ hiển thị dưới dạng “TênMayChuTênMayInDuocChiaSe” (ví dụ: “MYSERVERPCCanon2900_VP”). Chọn máy in đó và click “Next”.

Cài Đặt Driver Trên Máy Khách

Windows sẽ cố gắng kết nối đến máy in được chia sẻ và tự động cài đặt driver. Nếu bạn đã cài đặt driver bổ sung trên máy chủ, quá trình này thường diễn ra tự động. Nếu không, Windows có thể yêu cầu bạn chỉ đường dẫn đến file cài đặt driver cho máy in trên máy khách hoặc tải driver từ Windows Update. Hãy chuẩn bị sẵn driver phù hợp với máy tính khách (32-bit hoặc 64-bit).

Trong quá trình thực hiện các thao tác cài đặt và cấu hình máy tính, người dùng có thể gặp phải nhiều vấn đề kỹ thuật phức tạp liên quan đến phần cứng, phần mềm hoặc kết nối mạng. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực này, lavender-panther-755911.hostingersite.com cung cấp các giải pháp và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật toàn diện, từ sửa chữa, nâng cấp máy tính đến tư vấn và triển khai các hệ thống mạng nội bộ, giúp người dùng giải quyết các khó khăn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hoàn Tất Cài Đặt

Sau khi driver được cài đặt, bạn có thể đặt tên cho máy in trên máy tính khách (tên này chỉ hiển thị trên máy tính của bạn) và chọn có muốn đặt nó làm máy in mặc định hay không. Click “Finish” để hoàn tất quá trình thêm máy in.

Kiểm Tra Kết Nối

Để đảm bảo máy in đã được kết nối thành công, bạn có thể in một trang thử nghiệm (Test Page). Trong cửa sổ “Devices and Printers”, nhấp chuột phải vào máy in vừa thêm, chọn “Printer properties”, sau đó click vào nút “Print Test Page” ở tab “General”. Nếu máy in trên máy chủ in ra trang thử nghiệm, quá trình kết nối đã thành công.

Khắc Phục Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Share Máy In

Mặc dù quy trình chia sẻ máy in trên Windows 7 khá đơn giản, đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục.

Máy In Không Hiển Thị Khi Tìm Kiếm

• Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo cả máy chủ và máy khách đều kết nối ổn định vào cùng một mạng LAN.
• Kiểm tra Network Discovery và File and Printer Sharing: Chắc chắn rằng cả hai tùy chọn này đều được bật trên TẤT CẢ các máy tính trong mạng.
• Kiểm tra Tường lửa: Tường lửa có thể chặn tính năng chia sẻ. Tạm thời tắt tường lửa trên máy chủ và máy khách để kiểm tra. Nếu kết nối được sau khi tắt tường lửa, bạn cần cấu hình lại tường lửa để cho phép chia sẻ File and Printer Sharing.
• Kiểm tra Workgroup/Homegroup: Đảm bảo các máy tính thuộc cùng một Workgroup hoặc Homegroup.
• Kiểm tra dịch vụ: Đảm bảo các dịch vụ như “Server”, “Computer Browser”, “SSDP Discovery”, “UPnP Device Host” đang chạy trên các máy tính.

Không Kết Nối Được Đến Máy In (Lỗi Operation Failed, Access Denied)

• Sai tên máy chủ hoặc tên chia sẻ: Kiểm tra lại xem bạn đã nhập đúng tên máy chủ và tên chia sẻ của máy in hay chưa. Bạn có thể thử kết nối bằng địa chỉ IP của máy chủ thay vì tên máy tính (ví dụ: “192.168.1.100TênMayIn”).
• Bảo vệ bằng mật khẩu: Nếu “Password protected sharing” được bật trên máy chủ, bạn cần nhập đúng tên người dùng và mật khẩu của một tài khoản trên máy chủ đó. Hãy chắc chắn tài khoản này có quyền truy cập vào máy in. Hoặc cách đơn giản hơn là tắt “Password protected sharing”.
• Thiếu quyền truy cập: Trên máy chủ, trong “Printer properties” > tab “Security”, đảm bảo tài khoản người dùng trên máy khách (hoặc nhóm “Everyone”) có quyền “Print”.
• Sự cố driver: Driver trên máy khách có thể bị lỗi hoặc không tương thích. Thử gỡ bỏ và cài đặt lại driver cho máy in trên máy khách.

Máy In Báo Lỗi Offline

• Máy chủ tắt hoặc ngủ đông: Máy chủ phải luôn bật và không ở chế độ ngủ đông hoặc hibernate để máy in được chia sẻ luôn khả dụng.
• Kết nối giữa máy chủ và máy in: Đảm bảo máy in vẫn được kết nối vật lý với máy chủ và đã bật nguồn. In thử trực tiếp từ máy chủ để kiểm tra.
• Lỗi tạm thời: Thử khởi động lại dịch vụ Print Spooler trên cả máy chủ và máy khách. Mở Command Prompt với quyền Administrator và gõ net stop spooler rồi net start spooler.

In Bị Lỗi Hoặc Không Ra Giấy

• Lỗi driver: Driver trên máy khách có thể bị hỏng. Gỡ bỏ máy in và cài đặt lại với driver mới nhất.
• Hàng đợi in bị kẹt: Trên máy chủ hoặc máy khách, mở hàng đợi in của máy in đó (nhấp đúp vào biểu tượng máy in trong Devices and Printers). Xóa tất cả các lệnh in đang chờ (cancel all documents).
• Sự cố kết nối mạng: Kiểm tra lại kết nối mạng giữa máy khách và máy chủ.
• Máy in hết giấy/mực: Kiểm tra trạng thái máy in vật lý trên máy chủ.

Tối Ưu Hóa Quá Trình Chia Sẻ Máy In

Để quá trình sử dụng máy in được chia sẻ hiệu quả và ổn định hơn, bạn có thể cân nhắc một số điểm sau.

Sử Dụng Địa Chỉ IP Tĩnh Cho Máy Chủ

Nếu địa chỉ IP của máy chủ thay đổi (do router cấp DHCP), các máy khách sẽ mất kết nối và cần kết nối lại. Việc gán một địa chỉ IP tĩnh cho máy tính đóng vai trò máy chủ sẽ giúp máy in luôn có cùng một địa chỉ và dễ dàng truy cập hơn.

Đặt Tên Máy Chủ Dễ Nhớ

Sử dụng tên máy tính dễ nhớ và không chứa ký tự đặc biệt sẽ giúp việc kết nối từ máy khách thuận tiện hơn so với việc phải nhớ và nhập địa chỉ IP. Đảm bảo tên máy tính là duy nhất trong mạng.

Cập Nhật Driver Máy In Thường Xuyên

Cập nhật driver mới nhất cho máy in trên máy chủ không chỉ cải thiện hiệu suất in ấn mà còn có thể khắc phục các lỗi tương thích khi chia sẻ.

Cấu Hình Quyền Truy Cập Chi Tiết

Nếu mạng LAN của bạn có nhiều người dùng với các nhu cầu khác nhau, bạn có thể cấu hình quyền truy cập chi tiết hơn trong tab “Security” của “Printer properties” trên máy chủ. Bạn có thể cho phép một số người dùng chỉ được in, một số người dùng được quản lý tài liệu in, và người quản trị được toàn quyền.

Sử Dụng Print Server (Đối với mạng lớn hơn)

Đối với môi trường văn phòng có số lượng máy tính và máy in lớn, việc sử dụng một Print Server (máy chủ in) chuyên dụng hoặc một máy tính mạnh mẽ làm máy chủ in tập trung sẽ hiệu quả và ổn định hơn so với việc chia sẻ từ một máy tính cá nhân thông thường. Print Server giúp quản lý hàng đợi in, driver và quyền truy cập tốt hơn.

Tốc Độ Mạng Nội Bộ

Tốc độ in qua mạng LAN phụ thuộc vào tốc độ kết nối mạng giữa các máy tính. Đảm bảo hạ tầng mạng (cáp, switch, router) hoạt động ổn định và đạt tốc độ mong muốn (ví dụ: 100Mbps hoặc 1Gbps) để quá trình gửi lệnh in và dữ liệu diễn ra nhanh chóng.

Việc hiểu rõ cách share máy in qua mạng lan win 7 và các bước thực hiện giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư thiết bị và tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng hoặc tại nhà. Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng thiết lập và quản lý một máy in dùng chung một cách hiệu quả. Hãy dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng và làm theo từng bước để đảm bảo quá trình chia sẻ diễn ra thành công, mang lại sự tiện lợi cho tất cả người dùng trong mạng nội bộ của bạn.