Cách in trong Excel 2007 chi tiết nhất

Trang Chủ / Máy In / Cách in trong Excel 2007 chi tiết nhất

Excel 2007 vẫn là công cụ quen thuộc với nhiều người dùng văn phòng, đặc biệt là với những hệ thống máy tính cũ hoặc các tổ chức sử dụng phần mềm cố định. Khi làm việc với bảng tính phức tạp, nhu cầu in dữ liệu trong Excel 2007 ra giấy là rất phổ biến và đôi khi gặp khó khăn để có được bản in chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết bạn cách in trong Excel 2007 một cách hiệu quả, giúp bạn làm chủ quy trình in ấn chỉ với vài bước cơ bản và những thiết lập quan trọng.

Table of Contents

Hướng dẫn chi tiết cách in trong Excel 2007

Việc in bảng tính Excel 2007 có thể được thực hiện một cách đơn giản nếu bạn nắm vững các bước cơ bản và các tùy chọn cài đặt. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp bạn dễ dàng in file Excel 2007 theo ý muốn.

Bắt đầu in ấn: Các bước cơ bản trong Excel 2007

Để bắt đầu quá trình in, đầu tiên bạn cần mở tệp Excel 2007 chứa dữ liệu mà bạn muốn in ra. Sau khi tệp đã sẵn sàng, hãy di chuyển chuột đến góc trên cùng bên trái cửa sổ Excel.

Tại đây, bạn sẽ thấy biểu tượng nút Office (thường là một logo Office tròn). Nhấp vào biểu tượng này để mở menu chính. Từ menu thả xuống hiện ra, tìm và chọn tùy chọn “Print”. Việc chọn Print sẽ không gửi lệnh in ngay lập tức mà sẽ mở ra giao diện xem trước bản in và các cài đặt liên quan.

Giao diện Print trong Excel 2007 hiển thị bản xem trước (Print Preview) ở phía bên phải. Khu vực này cực kỳ hữu ích vì nó cho bạn thấy chính xác bảng tính sẽ trông như thế nào khi được in ra giấy, bao gồm bố cục, ngắt trang và các tùy chỉnh lề. Bên trái là cột các tùy chọn cài đặt chi tiết mà bạn sẽ sử dụng để cấu hình bản in.

Sau khi đã kiểm tra bản xem trước và hài lòng với các thiết lập mặc định hoặc đã điều chỉnh sơ bộ, bạn có thể nhấn vào nút “Print” lớn nằm ở đầu cột tùy chọn bên trái để gửi tài liệu tới máy in đã được chọn. Tuy nhiên, để có bản in hoàn hảo, bạn nên tìm hiểu sâu hơn về các tùy chọn cài đặt.

Xem Thêm Bài Viết:

Tùy chỉnh cài đặt in cơ bản trực tiếp

Trong cột tùy chọn bên trái của giao diện Print trong Excel 2007, có một số cài đặt quan trọng mà bạn có thể điều chỉnh ngay lập tức để định dạng bản in của mình.

Đầu tiên là mục “Printer” – nơi bạn lựa chọn máy in sẽ sử dụng. Nếu máy tính của bạn kết nối với nhiều máy in, hãy đảm bảo chọn đúng thiết bị. Bên dưới là mục “Copies”, cho phép bạn nhập số lượng bản sao của tài liệu mà bạn muốn in.

Mục “Settings” cung cấp các tùy chọn về phạm vi in:

Print Active Sheets: Chỉ in trang tính (sheet) hiện đang được chọn.
Print Entire Workbook: In toàn bộ các trang tính có trong tệp Excel.
Print Selection: Chỉ in vùng dữ liệu cụ thể mà bạn đã chọn trước khi vào menu Print. Lựa chọn này rất hữu ích khi bạn chỉ cần in một phần nhỏ của bảng tính.

Bạn cũng có thể chỉ định số trang muốn in trong mục “Pages”. Nếu muốn in từ trang 1 đến trang 5, bạn nhập “1 to 5”. Để in tất cả các trang, bạn để trống mục này.

Các tùy chọn khác bao gồm “Print One Sided” (in một mặt) hoặc “Print on Both Sides” (in hai mặt), tuy nhiên khả năng này phụ thuộc vào loại máy in bạn đang sử dụng. Mục “Collated” và “Uncollated” quy định thứ tự in khi bạn in nhiều bản sao; Collated in theo bộ (1,2,3, 1,2,3…), còn Uncollated in theo trang (1,1,1, 2,2,2…).

“Orientation” cho phép bạn chọn chiều giấy: “Portrait Orientation” (chiều dọc) hoặc “Landscape Orientation” (chiều ngang). Lựa chọn này rất quan trọng với các bảng tính có nhiều cột.

“Paper Size” (ví dụ: A4, Letter) cần được chọn sao cho phù hợp với loại giấy bạn đưa vào máy in. Cuối cùng, mục “Margins” cung cấp các tùy chọn căn lề nhanh (Normal, Wide, Narrow) hoặc cho phép bạn tùy chỉnh lề.

Đặc biệt quan trọng trong các tùy chọn này là mục “Scaling”. Excel 2007 cung cấp các lựa chọn như “No Scaling” (in theo kích thước thật, dễ bị tràn trang), “Fit Sheet on One Page” (ép toàn bộ dữ liệu vào một trang giấy), “Fit All Columns on One Page” (ép tất cả cột vào một trang, cho phép tràn dòng) hoặc “Fit All Rows on One Page” (ép tất cả dòng vào một trang, cho phép tràn cột). Các tùy chọn này giúp bạn xử lý vấn đề bảng tính quá rộng hoặc quá dài so với khổ giấy in, đảm bảo dữ liệu không bị cắt xén.

Thiết lập in nâng cao với Page Setup

Để có quyền kiểm soát chi tiết hơn nữa đối với bản in file Excel 2007 của mình, bạn cần truy cập vào hộp thoại “Page Setup”. Nút “Page Setup” thường nằm ở phía dưới cùng của cột tùy chọn trong giao diện Print. Nhấp vào đây sẽ mở ra một cửa sổ mới với nhiều thẻ cài đặt nâng cao.

Hộp thoại Page Setup bao gồm bốn thẻ chính: Page, Margins, Header/Footer và Sheet, mỗi thẻ phụ trách một khía cạnh khác nhau của việc định dạng trang in.

Thẻ Page: Điều chỉnh trang in

Thẻ “Page” là nơi bạn thiết lập các thông số cơ bản liên quan đến bố cục trang giấy. Bạn có thể chọn lại “Orientation” (Portrait/Landscape) tại đây. Mục “Scaling” cung cấp hai tùy chọn chi tiết hơn: “Adjust to:” cho phép bạn phóng to hoặc thu nhỏ nội dung theo tỷ lệ phần trăm so với kích thước gốc, còn “Fit to:” cho phép bạn chỉ định số trang cụ thể theo chiều rộng (“pages wide”) và chiều cao (“tall”) mà bạn muốn bảng tính của mình vừa vặn vào đó. Ví dụ: “Fit to 1 page wide by 99 tall” sẽ ép tất cả cột vào vừa một trang ngang nhưng cho phép tràn bao nhiêu trang dọc tùy ý.

Ngoài ra, bạn có thể chọn “Paper Size” phù hợp, điều chỉnh “Print Quality” (độ phân giải in, đo bằng dpi – Dots Per Inch) để kiểm soát độ sắc nét của bản in, và đặt “First page number” nếu bạn muốn bắt đầu đánh số trang từ một số cụ thể khác 1.

Hiểu rõ các tùy chọn trong thẻ Page giúp bạn kiểm soát kích thước và cách thức nội dung hiển thị trên trang in, giải quyết hiệu quả các vấn đề về tràn trang thường gặp khi in bảng tính có nhiều dữ liệu.

Thẻ Margins: Căn chỉnh lề trang

Thẻ “Margins” cho phép bạn thiết lập khoảng cách giữa nội dung bảng tính và các cạnh của trang giấy. Bạn có thể nhập giá trị cụ thể cho lề trên (“Top”), dưới (“Bottom”), trái (“Left”), và phải (“Right”).

Thẻ này cũng bao gồm các tùy chọn cho lề đầu trang (“Header”) và lề chân trang (“Footer”), xác định khoảng cách từ mép giấy đến khu vực chứa thông tin đầu/chân trang.

Đặc biệt, mục “Center on page” với hai tùy chọn “Horizontally” (căn giữa theo chiều ngang) và “Vertically” (căn giữa theo chiều dọc) giúp bạn đặt khối dữ liệu được in vào chính giữa trang giấy, tạo ra bố cục cân đối và chuyên nghiệp hơn. Việc điều chỉnh lề phù hợp giúp bản in dễ đọc và trình bày đẹp mắt.

Thẻ Header/Footer: Thêm thông tin đầu/chân trang

Thẻ “Header/Footer” cho phép bạn thêm các thông tin bổ sung vào phần đầu trang (Header) và chân trang (Footer) của bản in. Những thông tin này thường được sử dụng để hiển thị số trang, ngày tháng, tên tệp, tên trang tính, hoặc các ghi chú quan trọng khác.

Excel 2007 cung cấp một số tùy chọn Header và Footer có sẵn (ví dụ: Page 1 of ?), nhưng bạn có thể tùy chỉnh hoàn toàn nội dung này bằng cách nhấp vào “Custom Header…” hoặc “Custom Footer…”.

Trong cửa sổ tùy chỉnh, bạn sẽ thấy ba phần: “Left section”, “Center section”, và “Right section”, tương ứng với vị trí hiển thị nội dung ở lề trái, giữa và lề phải của Header hoặc Footer. Bên cạnh đó là các biểu tượng cho phép bạn chèn các trường thông tin động:

Format Text: Thay đổi font, kích thước, kiểu chữ.
Page Number: Chèn số trang hiện tại (ví dụ: 1, 2, 3…).
Number of Pages: Chèn tổng số trang (ví dụ: 10).
Date: Chèn ngày hiện tại.
Time: Chèn giờ hiện tại.
File Path: Chèn đường dẫn đầy đủ đến tệp Excel.
File Name: Chèn tên tệp Excel.
Tab Name: Chèn tên của trang tính hiện tại.
Insert Picture: Chèn hình ảnh (ví dụ: logo công ty).
Format Picture: Điều chỉnh kích thước và định dạng hình ảnh đã chèn.

Việc sử dụng Header và Footer giúp bản in Excel 2007 của bạn trở nên chuyên nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho người đọc.

Thẻ Sheet: Tùy chọn in trang tính nâng cao

Thẻ “Sheet” trong Page Setup là nơi bạn kiểm soát các thuộc tính đặc biệt liên quan đến chính dữ liệu trong bảng tính khi in. Đây là thẻ cực kỳ quan trọng khi làm việc với các bảng tính lớn.

Mục “Print area” cho phép bạn xác định một vùng dữ liệu cụ thể để in, bỏ qua tất cả các dữ liệu khác ngoài vùng đó. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh ô nhập liệu và kéo chọn vùng dữ liệu mong muốn trực tiếp trên trang tính.

Hai tùy chọn vô giá khác là “Rows to repeat at top” và “Columns to repeat at left”. Đối với các bảng tính dài hoặc rộng trải dài nhiều trang, việc lặp lại hàng tiêu đề ở đầu mỗi trang (Rows to repeat at top) hoặc cột đầu tiên ở bên trái mỗi trang (Columns to repeat at left) giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu dữ liệu mà không cần quay lại trang đầu tiên. Bạn sử dụng biểu tượng mũi tên tương tự để chọn các hàng hoặc cột cần lặp lại.

Trong phần “Print”, bạn có thể đánh dấu các tùy chọn như “Gridlines” (in cả đường lưới của bảng tính), “Black and White” (in dưới dạng trắng đen, hữu ích để tiết kiệm mực màu), hoặc “Row and column headings” (in cả tiêu đề cột A, B, C… và tiêu đề hàng 1, 2, 3…). Để thực hiện các tác vụ này trên Excel 2007 một cách hiệu quả, bạn cần một chiếc máy tính có cấu hình phù hợp. Bạn có thể tham khảo các dòng máy tại lavender-panther-755911.hostingersite.com để đảm bảo trải nghiệm làm việc mượt mà và in ấn không gặp trở ngại.

Cuối cùng, “Page order” (“Down, then over” hoặc “Over, then down”) quy định thứ tự Excel đánh số trang khi bảng tính tràn cả chiều ngang và chiều dọc. Lựa chọn này ảnh hưởng đến cách các trang được sắp xếp khi in ra.

Hoàn tất và gửi lệnh in

Sau khi đã điều chỉnh tất cả các thiết lập mong muốn trong hộp thoại Page Setup, bạn nhấp “OK” để đóng cửa sổ này và quay trở lại giao diện Print chính trong Excel 2007.

Lúc này, bạn sẽ thấy bản xem trước đã được cập nhật để phản ánh tất cả các cài đặt nâng cao mà bạn vừa thực hiện. Hãy kiểm tra lại lần cuối trên bản xem trước để đảm bảo mọi thứ đã đúng ý.

Trong cột tùy chọn bên trái, bạn có thể xem lại các thiết lập cơ bản như Máy in (Printer), Số bản sao (Copies), và Phạm vi trang (Pages) trước khi in.

Cuối cùng, khi đã hoàn toàn tự tin vào các thiết lập của mình, bạn chỉ cần nhấp vào nút “Print” lớn ở đầu cột tùy chọn để gửi lệnh in tới máy in đã chọn. Máy in sẽ bắt đầu xử lý và cho ra bản tài liệu giấy theo đúng cấu hình bạn đã đặt.

Nắm vững cách in trong Excel 2007 không chỉ giúp bạn chuyển đổi dữ liệu số sang dạng tài liệu giấy một cách chính xác mà còn tiết kiệm thời gian và giấy in. Bằng việc hiểu rõ các tùy chọn trong Print Preview và Page Setup, bạn có thể dễ dàng kiểm soát bố cục, lề, tiêu đề và vùng in, đảm bảo bản in cuối cùng đáp ứng mọi yêu cầu công việc.