Cách Lặp Lại Tiêu Đề Khi In Trong Excel

Trang Chủ / Máy In / Cách Lặp Lại Tiêu Đề Khi In Trong Excel

Việc in các bảng dữ liệu lớn trong Excel, trải dài qua nhiều trang giấy, thường gây khó khăn cho người đọc khi không có tiêu đề cột hoặc dòng hiển thị trên mỗi trang. Đây là lúc tính năng cách lặp lại tiêu đề khi in trong Excel trở nên vô cùng hữu ích. Thay vì phải dò lại trang đầu tiên để xác định ý nghĩa của từng cột dữ liệu, bạn có thể dễ dàng thiết lập để Excel tự động lặp lại hàng tiêu đề hoặc cột đầu tiên trên mọi trang in, giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ theo dõi hơn đáng kể. Tính năng này là một công cụ cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng cho bất kỳ ai thường xuyên làm việc với bảng tính và cần in ấn.

Table of Contents

Vì Sao Cần Lặp Lại Tiêu Đề Khi In Excel?

Khi bạn có một bảng dữ liệu lớn, chẳng hạn như danh sách nhân viên, báo cáo bán hàng, hoặc bảng thống kê chi tiết, việc in ấn thường yêu cầu chia bảng đó thành nhiều trang. Nếu không có tiêu đề hiển thị trên mỗi trang, người đọc sẽ rất khó khăn để xác định dữ liệu ở mỗi cột hoặc dòng đại diện cho thông tin gì. Họ sẽ phải liên tục lật lại trang đầu tiên, gây mất thời gian và giảm hiệu quả tra cứu.

Tính năng lặp lại dòng tiêu đề khi in Excel hoặc lặp lại cột tiêu đề khi in Excel giải quyết triệt để vấn đề này. Bằng cách thiết lập một lần duy nhất, bạn đảm bảo rằng hàng tiêu đề (thường là hàng đầu tiên mô tả các cột) hoặc cột tiêu đề (thường là cột đầu tiên mô tả các dòng, ví dụ: số thứ tự, tên mục) sẽ tự động xuất hiện trên đỉnh hoặc bên trái của mỗi trang in. Điều này không chỉ giúp người xem dễ dàng đọc hiểu dữ liệu trên mọi trang mà còn làm cho tài liệu in ra trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Đây là một kỹ năng cơ bản mà dân văn phòng hay bất cứ ai sử dụng Excel nâng cao đều nên nắm vững.

Ảnh minh họa tính năng lặp lại tiêu đề khi in trong Excel

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lặp Lại Tiêu Đề Khi In Trong Các Phiên Bản Excel

Cách thiết lập để lặp lại tiêu đề khi in trong Excel có thể hơi khác nhau một chút tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng, nhưng nguyên tắc cơ bản vẫn giống nhau. Quá trình này chủ yếu diễn ra trong hộp thoại “Page Setup” (Thiết lập Trang), nơi bạn tìm thấy tùy chọn “Print Titles” (Tiêu đề In).

Bảng dữ liệu Excel cần lặp lại tiêu đề khi in

Xem Thêm Bài Viết:

Bất kể phiên bản nào, bạn đều cần truy cập vào cài đặt in để chỉ định những dòng hoặc cột nào sẽ được lặp lại. Các tùy chọn chính là “Rows to repeat at top” (Lặp lại các hàng ở đỉnh) và “Columns to repeat at left” (Lặp lại các cột ở bên trái).

Thiết Lập Lặp Tiêu Đề Khi In Cho Excel 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365

Các phiên bản Excel hiện đại như 2016, 2019, 2021 và thuê bao Microsoft 365 có giao diện Ribbon tương tự nhau, giúp việc thực hiện cách lặp lại tiêu đề khi in trong Excel trở nên đồng nhất.

Đầu tiên, bạn cần mở file Excel chứa bảng dữ liệu cần in và có tiêu đề. Trên thanh Ribbon, chuyển sang tab Page Layout. Trong nhóm “Page Setup”, bạn sẽ tìm thấy nút Print Titles. Hãy nhấp vào nút này để mở hộp thoại “Page Setup”.

Chọn Print Titles trong tab Page Layout trên Excel

Hộp thoại “Page Setup” sẽ xuất hiện. Chuyển đến tab Sheet. Tại đây, bạn sẽ thấy phần “Print titles” với hai tùy chọn quan trọng:

Rows to repeat at top: Dùng để chỉ định các hàng (ví dụ: hàng tiêu đề cột) sẽ được lặp lại ở phía trên cùng của mỗi trang in.
Columns to repeat at left: Dùng để chỉ định các cột (ví dụ: cột số thứ tự hoặc tên mục) sẽ được lặp lại ở phía bên trái của mỗi trang in.

Cài đặt lặp lại dòng hoặc cột tiêu đề trong Page Setup của Excel

Để chọn hàng hoặc cột cần lặp, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng lên ở cuối ô nhập liệu tương ứng (Rows to repeat at top hoặc Columns to repeat at left). Màn hình sẽ thu nhỏ lại, cho phép bạn chọn trực tiếp trên bảng tính. Để chọn một hàng, bạn nhấp vào số thứ tự của hàng đó ở lề trái. Để chọn nhiều hàng liên tiếp, nhấp và kéo chuột qua các số thứ tự hàng. Địa chỉ của các hàng/cột được chọn sẽ tự động điền vào ô nhập liệu (ví dụ: $1:$1 cho hàng 1, $A:$A cho cột A).

Sau khi đã chọn xong hàng hoặc cột tiêu đề, nhấp lại vào biểu tượng mũi tên hướng xuống để quay về hộp thoại “Page Setup”. Bạn có thể nhấp vào nút Print Preview (Xem trước khi in) ở góc dưới bên trái của hộp thoại để kiểm tra kết quả trước khi thực sự in.

Xem trước kết quả in Excel với tiêu đề dòng được lặp lại

Trong cửa sổ xem trước, bạn cuộn xuống các trang tiếp theo để đảm bảo rằng hàng hoặc cột tiêu đề đã được lặp lại chính xác như mong muốn.

Tiêu đề dòng lặp lại trên trang thứ hai khi in file Excel

Bạn có thể lặp lại cả hàng và cột cùng lúc nếu cần thiết cho cấu trúc bảng tính của mình.

Chọn cột để lặp lại khi in trong cài đặt Page Setup Excel

Việc xem trước giúp bạn hình dung rõ ràng tài liệu sẽ trông như thế nào sau khi in, từ đó điều chỉnh cài đặt nếu cần.

Xem trước kết quả in Excel với tiêu đề cột được lặp lại

Sau khi hài lòng với bản xem trước, bạn chỉ cần nhấp OK trong hộp thoại “Page Setup” để lưu cài đặt này cho trang tính đó. Bây giờ, khi bạn in tài liệu, tiêu đề đã chọn sẽ tự động xuất hiện trên mọi trang. Để biết thêm các thủ thuật tin học văn phòng hoặc cần hỗ trợ về máy tính, bạn có thể truy cập website lavender-panther-755911.hostingersite.com.

Thiết Lập Lặp Tiêu Đề Khi In Cho Excel 2007, 2010, 2013

Các phiên bản Excel 2007, 2010 và 2013 cũng có cách thực hiện tương tự như các phiên bản mới hơn do cùng sử dụng giao diện Ribbon.

Bạn cũng bắt đầu bằng cách mở file Excel của mình. Tìm đến tab Page Layout trên thanh Ribbon. Trong nhóm “Page Setup”, nhấp vào nút Print Titles.

Vị trí tính năng Print Titles trong Excel 2007 2010

Hộp thoại “Page Setup” sẽ hiển thị. Chọn tab Sheet. Bạn sẽ thấy các tùy chọn quen thuộc: Rows to repeat at top và Columns to repeat at left.

Để chọn hàng hoặc cột cần lặp, nhấp vào biểu tượng thu gọn ở cuối ô nhập liệu tương ứng. Sau đó, trên bảng tính, nhấp hoặc kéo chuột để chọn hàng (qua số thứ tự hàng) hoặc cột (qua ký tự cột) mà bạn muốn lặp lại.

Chọn Print Titles trong tab Page Layout trên Excel Bôi đen chọn dòng tiêu đề cần lặp lại khi in file Excel

Địa chỉ của vùng chọn sẽ tự động cập nhật vào ô nhập liệu trong hộp thoại “Page Setup”. Nhấp lại vào biểu tượng mở rộng để quay lại hộp thoại.

Trước khi hoàn tất, bạn nên sử dụng nút Print Preview để xem trước kết quả in và đảm bảo rằng các tiêu đề đã được lặp lại chính xác trên tất cả các trang.

Cài đặt lặp lại dòng hoặc cột tiêu đề trong Page Setup của Excel Nút Print Preview để xem trước khi in trong Excel

Nếu mọi thứ đều ổn, nhấp OK để xác nhận cài đặt lặp tiêu đề khi in.

Thiết Lập Lặp Tiêu Đề Khi In Cho Excel 2003

Đối với phiên bản Excel 2003 cũ hơn, giao diện menu khác biệt đáng kể so với các phiên bản Ribbon. Tuy nhiên, tính năng lặp lại tiêu đề khi in trong Excel vẫn có sẵn.

Thay vì tìm tab “Page Layout”, bạn sẽ truy cập cài đặt trang thông qua menu truyền thống. Nhấp vào File trên thanh menu, sau đó chọn Page Setup….

Mở Page Setup từ menu File trong Excel 2003

Hộp thoại “Page Setup” sẽ xuất hiện, giống như ở các phiên bản mới hơn nhưng với giao diện khác. Chuyển đến tab Sheet. Tại đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn Rows to repeat at top và Columns to repeat at left trong phần “Print titles”.

Cài đặt lặp tiêu đề dòng/cột khi in trong Page Setup Excel 2003

Nhấp vào biểu tượng thu gọn (hoặc nút tương ứng) bên cạnh ô nhập liệu, sau đó chọn các hàng hoặc cột tiêu đề trên bảng tính bằng cách nhấp hoặc kéo chuột. Địa chỉ vùng chọn sẽ tự động điền vào ô. Quay trở lại hộp thoại và nhấp OK để áp dụng cài đặt. Tương tự, bạn nên sử dụng tính năng xem trước khi in để kiểm tra kết quả cuối cùng.

Việc lặp lại tiêu đề này là một bước thiết yếu để đảm bảo các bảng tính dài, khi in ra nhiều trang, vẫn giữ được tính rõ ràng và dễ đọc. Nó loại bỏ sự cần thiết phải quay lại trang đầu tiên để xem lại ý nghĩa của các cột dữ liệu.

Với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng thiết lập cách lặp lại tiêu đề khi in trong Excel trên hầu hết các phiên bản phổ biến hiện nay. Việc áp dụng thủ thuật đơn giản này sẽ giúp các tài liệu in ấn của bạn từ Excel trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.