Cách In Qua Máy Chủ Đơn Giản

Trang Chủ / Máy In / Cách In Qua Máy Chủ Đơn Giản

Trong môi trường văn phòng hay gia đình có nhiều người dùng, việc chia sẻ một chiếc máy in duy nhất là giải pháp tối ưu để tiết kiệm chi phí và tối đa hóa hiệu quả. Một trong những phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất là thiết lập cách in qua máy chủ. Mặc dù thoạt nhìn có vẻ phức tạp, nhưng với hướng dẫn chi tiết, bạn hoàn toàn có thể tự mình thực hiện việc này. Bài viết này sẽ đi sâu vào từng bước cần thiết, từ chuẩn bị đến cấu hình và khắc phục sự cố, giúp bạn cài đặt máy in qua máy chủ thành công và chia sẻ khả năng in ấn cho mọi thiết bị trong mạng nội bộ.

Table of Contents

Những Thứ Cần Chuẩn Bị Để In Qua Máy Chủ

Trước khi bắt tay vào quá trình thiết lập cách in qua máy chủ và chia sẻ khả năng in ấn của thiết bị cho các máy tính khác trong mạng, bạn cần đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị đầy đủ một số yếu tố cơ bản. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình cài đặt diễn ra suôn sẻ và tránh gặp phải những rắc rối không đáng có.

Những Yếu Tố Cần Thiết Để Cài Đặt

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần xác định một máy tính sẽ đóng vai trò là máy chủ in (print server). Máy này sẽ là trung tâm kết nối trực tiếp với máy in và quản lý các yêu cầu in từ các máy tính khác trong mạng. Thông thường, đây sẽ là một chiếc PC hoặc laptop ổn định, luôn bật khi cần sử dụng máy in. Sức mạnh của máy chủ không cần quá cao, nhưng cần đảm bảo hoạt động liên tục.

Yếu tố thứ hai là một hạ tầng mạng kết nối tất cả các thiết bị. Đó có thể là mạng LAN (mạng nội bộ có dây) hoặc mạng Wifi (mạng không dây). Điều quan trọng là tất cả các máy tính cần sử dụng máy in và máy chủ in phải nằm trong cùng một mạng con (subnet) để có thể “nhìn thấy” và giao tiếp được với nhau. Một kết nối mạng ổn định là cực kỳ cần thiết để các lệnh in được gửi đi và nhận về mà không bị gián đoạn.

Chuẩn Bị Driver Máy In Chi Tiết Hơn

Cuối cùng, bạn cần có driver tương thích với máy in của mình. Driver là phần mềm giúp hệ điều hành của máy tính “hiểu” và giao tiếp được với phần cứng máy in. Thông thường, khi mua máy in, nhà sản xuất sẽ cung cấp một đĩa CD hoặc DVD chứa driver. Nếu không có đĩa này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và tải xuống driver mới nhất từ trang web hỗ trợ chính thức của hãng máy in. Hãy tìm kiếm với cú pháp “tên máy in + driver” trên Google và chọn kết quả từ trang web của nhà sản xuất để đảm bảo tính chính xác và an toàn. Sau khi tải về, hãy tiến hành cài đặt driver trên máy tính sẽ đóng vai trò là máy chủ in. Quá trình cài đặt driver thường rất đơn giản, chỉ cần chạy file cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố trên, bạn đã sẵn sàng để tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình thiết lập cách in qua máy chủ.

Xem Thêm Bài Viết:

Cài Đặt Máy In Trực Tiếp Trên Máy Chủ

Bước đầu tiên để thực hiện cách in qua máy chủ là cài đặt máy in trên chính máy tính được chỉ định làm máy chủ. Máy tính này sẽ được kết nối máy tính với máy in một cách trực tiếp, thường là qua cổng USB, và là điểm trung tâm để chia sẻ máy in ra toàn mạng.

Cài Đặt Ban Đầu Trên Máy Chủ

Hãy bắt đầu bằng việc kết nối vật lý giữa máy in và máy tính chủ. Sử dụng cáp USB (đối với đa số máy in văn phòng hoặc cá nhân) để cắm một đầu vào máy in và đầu còn lại vào cổng USB trên máy tính chủ. Sau khi kết nối cáp, hãy bật nguồn cả máy tính và máy in.

Tiếp theo, bạn cần tiến hành cài đặt driver mà bạn đã chuẩn bị ở bước trước. Chạy file cài đặt driver và làm theo các hướng dẫn hiển thị trên màn hình. Quá trình này có thể bao gồm việc chọn ngôn ngữ, đồng ý với các điều khoản sử dụng, và chọn thư mục cài đặt. Máy tính có thể yêu cầu khởi động lại sau khi hoàn tất cài đặt driver để các thay đổi có hiệu lực.

Sau khi cài đặt driver xong, điều quan trọng là phải kiểm tra xem máy in đã hoạt động đúng trên máy chủ chưa. Hãy thử in một trang test (thường có tùy chọn trong cài đặt máy in) hoặc mở một tài liệu bất kỳ và chọn lệnh in. Nếu máy in phản hồi và in thành công, điều đó có nghĩa là bạn đã cài đặt máy in trực tiếp trên máy chủ thành công. Bước này là nền tảng để có thể chia sẻ máy in cho các máy tính khác.

Hướng Dẫn Chia Sẻ Máy In Qua Mạng Nội Bộ

Sau khi máy in đã hoạt động bình thường trên máy tính chủ, bước tiếp theo để hoàn thiện cách in qua máy chủ là chia sẻ máy in này ra mạng nội bộ (LAN hoặc Wifi) để các máy tính khác có thể truy cập và sử dụng.

Kích Hoạt Tính Năng Chia Sẻ

Trên máy tính chủ, bạn cần vào mục quản lý thiết bị in. Đối với đa số phiên bản Windows, bạn có thể truy cập qua “Control Panel” -> “Devices and Printers” (hoặc “Printers and Faxes” trên các phiên bản cũ hơn) hoặc thông qua “Settings” -> “Devices” -> “Printers & scanners” trên Windows 10/11. Tại đây, tìm đến tên máy in mà bạn vừa cài đặt.

Nhấp chuột phải vào tên máy in đó và chọn “Printer properties” (hoặc “Properties”). Trong cửa sổ thuộc tính của máy in, tìm đến tab “Sharing”. Tích chọn vào ô “Share this printer”. Bạn cần đặt một tên chia sẻ cho máy in. Tên này sẽ hiển thị trên mạng nội bộ và các máy tính khác sẽ sử dụng tên này để tìm và kết nối. Hãy đặt một tên ngắn gọn, dễ hiểu và dễ nhận biết, ví dụ: “MayInVanPhong” hoặc “Printer_Server”. Sau khi đặt tên, nhấn “Apply” và “OK”. Lúc này, máy in của bạn đã được cấu hình để chia sẻ qua mạng.

Cấu Hình Tường Lửa (Firewall) Cho Chia Sẻ Máy In

Để các máy tính khác trong mạng có thể kết nối đến máy in đã chia sẻ trên máy chủ, tường lửa (Windows Firewall) trên máy chủ cần cho phép các kết nối liên quan đến chia sẻ tập tin và máy in. Trên máy tính chủ, truy cập “Control Panel” và tìm đến “Windows Defender Firewall”.

Trong cửa sổ tường lửa, chọn “Allow an app or feature through Windows Defender Firewall” (hoặc tương tự). Nhấn vào nút “Change settings” (nếu cần quyền quản trị) và tìm trong danh sách các mục có tên “File and Printer Sharing”. Đảm bảo rằng ô chọn tương ứng với “File and Printer Sharing” đã được tích, và cột “Private” (hoặc “Domain”) cũng được tích. Nếu mạng của bạn là mạng công cộng (Public network), bạn có thể cần tích thêm vào cột “Public”, tuy nhiên, vì lý do bảo mật, việc chia sẻ máy in thường chỉ nên được thực hiện trên mạng riêng tư (Private network). Sau khi cấu hình, nhấn “OK” để lưu lại thay đổi. Việc này đảm bảo rằng tường lửa không chặn các yêu cầu kết nối đến máy in chia sẻ từ các máy tính khác trong mạng.

Với các bước cấu hình chia sẻ và tường lửa này, máy tính chủ đã sẵn sàng để phục vụ nhu cầu in ấn mạng nội bộ. Bước tiếp theo là hướng dẫn các máy tính khác kết nối đến máy in này.

Kết Nối Máy In Chia Sẻ Từ Máy Tính Client

Sau khi máy in đã được cài đặt và chia sẻ thành công trên máy chủ, các máy tính khác trong cùng mạng nội bộ (được gọi là máy client) có thể dễ dàng kết nối và sử dụng máy in này. Quá trình này tương tự nhau trên các phiên bản Windows, nhưng có thể có sự khác biệt nhỏ về giao diện.

Thêm Máy In Chia Sẻ Vào Máy Client

Trên máy tính client, bạn cũng cần truy cập vào mục quản lý thiết bị in. Tương tự như trên máy chủ, vào “Control Panel” -> “Devices and Printers” hoặc “Settings” -> “Devices” -> “Printers & scanners”. Tại đây, tìm tùy chọn để thêm máy in mới. Trên Control Panel truyền thống, bạn sẽ thấy nút “Add a printer”. Trên giao diện Settings của Windows 10/11, bạn sẽ thấy nút “Add a printer or scanner”.

Sau khi nhấn “Add a printer”, hệ thống sẽ quét mạng để tìm các máy in có sẵn. Nếu máy in chia sẻ của bạn hiển thị trong danh sách, hãy chọn nó và nhấn “Next”. Trong trường hợp máy in không tự động hiện ra, bạn có thể cần thêm máy in bằng cách thủ công. Chọn tùy chọn “The printer that I want isn’t listed”.

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra với nhiều tùy chọn. Chọn “Select a shared printer by name”. Bạn sẽ cần nhập đường dẫn mạng đến máy in chủ. Cú pháp thường là Tên_máy_chủTên_chia_sẻ_máy_in hoặc Địa_chỉ_IP_máy_chủTên_chia_sẻ_máy_in. Ví dụ, nếu tên máy chủ là SERVER-PC và tên chia sẻ máy in là MayInVP, bạn sẽ nhập SERVER-PCMayInVP. Nhấn “Next”.

Hệ thống sẽ cố gắng kết nối đến máy in chia sẻ. Nếu kết nối thành công, nó có thể yêu cầu cài đặt driver. Đôi khi, driver sẽ tự động được tải về từ máy chủ in nếu máy chủ được cấu hình để cung cấp driver cho các phiên bản hệ điều hành khác nhau. Nếu không, bạn có thể cần cài đặt driver máy in tương ứng trên máy client. Sau khi cài đặt driver và hoàn tất quá trình thêm máy in, bạn có thể được hỏi có muốn đặt máy in này làm máy in mặc định hay không.

Khi quá trình thêm máy in hoàn tất, máy in chia sẻ sẽ xuất hiện trong danh sách “Devices and Printers” trên máy client. Bây giờ, người dùng trên máy client có thể chọn máy in này khi thực hiện lệnh in từ bất kỳ ứng dụng nào.

Hướng Dẫn Chia Sẻ và Kết Nối Trên Các Phiên Bản Windows Khác Nhau

Mặc dù các bước cơ bản để thiết lập cách in qua máy chủ là tương tự nhau, giao diện và tên gọi của các mục trong Control Panel hoặc Settings có thể khác biệt đôi chút giữa các phiên bản hệ điều hành Windows.

Hướng Dẫn Chia Sẻ và Kết Nối Trên Windows 10

Trên các máy tính chạy Windows 10 hoặc Windows 11, bạn có thể truy cập cài đặt máy in thông qua ứng dụng “Settings”. Mở Start Menu, chọn “Settings” (biểu tượng bánh răng), sau đó chọn “Devices” và “Printers & scanners”. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã cài đặt.

Để chia sẻ máy in trên máy chủ Windows 10, nhấp vào máy in cần chia sẻ, chọn “Manage”, sau đó chọn “Printer properties”. Trong cửa sổ thuộc tính, chuyển đến tab “Sharing” và tích chọn “Share this printer”, đặt tên chia sẻ và nhấn “Apply”.

Để kết nối từ máy client Windows 10, vào “Settings” -> “Devices” -> “Printers & scanners”, nhấn “Add a printer or scanner”. Windows sẽ tìm kiếm. Nếu không thấy, chọn “The printer that I want isn’t listed” và sử dụng tùy chọn “Select a shared printer by name” để nhập đường dẫn mạng đến máy in trên máy chủ như đã mô tả ở phần trước. Hệ thống sẽ tự động cài đặt driver hoặc yêu cầu bạn cung cấp nếu cần.

Hướng Dẫn Chia Sẻ và Kết Nối Trên Windows 7 và Windows XP

Đối với các hệ điều hành cũ hơn như Windows 7 hoặc Windows XP, giao diện chủ yếu tập trung vào Control Panel. Mở Start Menu, chọn “Control Panel”, sau đó tìm đến “Devices and Printers” (trên Win 7) hoặc “Printers and Faxes” (trên Win XP).

Để chia sẻ máy in trên máy chủ chạy Win 7/XP, nhấp chuột phải vào máy in, chọn “Printer properties” (trên Win 7) hoặc “Properties” (trên Win XP), chuyển đến tab “Sharing”, tích chọn “Share this printer” và đặt tên chia sẻ.

Để kết nối từ máy client chạy Win 7/XP, vào “Control Panel” -> “Devices and Printers” (hoặc “Printers and Faxes”), nhấp “Add a printer”. Chọn “Add a network, wireless or Bluetooth printer”. Hệ thống sẽ tìm kiếm. Nếu cần thêm thủ công, chọn “The printer that I want isn’t listed” và sử dụng tùy chọn để nhập đường dẫn mạng đến máy in chia sẻ, thường là “Select a shared printer by name”.

Khắc Phục Sự Cố Thường Gặp Khi In Qua Máy Chủ

Trong quá trình thiết lập và sử dụng cách in qua máy chủ, đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là một số sự cố phổ biến và cách khắc phục chúng.

Lỗi Kết Nối Mạng Hoặc Driver

Sự cố phổ biến nhất là máy client không thể kết nối hoặc “nhìn thấy” máy in chia sẻ. Đầu tiên, hãy kiểm tra kết nối mạng. Đảm bảo cả máy chủ và máy client đều được kết nối vào cùng một mạng nội bộ và có thể “ping” thấy nhau. Kiểm tra dây mạng hoặc tín hiệu Wifi.

Thứ hai, hãy kiểm tra trạng thái của máy in trên máy chủ. Đảm bảo máy in đã bật nguồn, không báo lỗi và có thể in test thành công từ máy chủ.

Thứ ba, vấn đề có thể nằm ở driver. Đảm bảo rằng driver được cài đặt chính xác trên máy chủ và nếu cần, cả trên máy client. Hãy thử gỡ cài đặt và cài đặt lại driver máy in trên máy chủ nếu nghi ngờ driver bị lỗi hoặc không tương thích.

Vấn Đề Quyền Truy Cập Chia Sẻ

Nếu máy client tìm thấy máy in chia sẻ nhưng không thể kết nối hoặc in được, có thể là do vấn đề về quyền truy cập. Trên máy chủ, quay lại phần cài đặt chia sẻ của máy in (“Printer properties” -> tab “Sharing”). Đảm bảo rằng tính năng chia sẻ đã được bật và tên chia sẻ là chính xác.

Ngoài ra, hãy kiểm tra cài đặt chia sẻ nâng cao trong “Network and Sharing Center” trên máy chủ. Đảm bảo “Network discovery” và “File and printer sharing” được bật cho loại mạng mà máy chủ đang kết nối (Private, Public, hoặc Domain). Đôi khi, việc tắt tùy chọn “Password protected sharing” (chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu) trong cài đặt chia sẻ nâng cao có thể giúp giải quyết vấn đề, nhưng hãy cân nhắc yếu tố bảo mật khi thực hiện điều này. Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống phức tạp hơn (ví dụ: máy chủ miền), bạn có thể cần cấu hình quyền truy cập chi tiết hơn cho máy in chia sẻ thông qua cài đặt bảo mật (Security tab) trong “Printer properties”, cấp quyền “Print” cho người dùng hoặc nhóm người dùng cần sử dụng máy in.

Công ty máy tính Gia Phát tại 64 Trần Quốc Vượng, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, với website lavender-panther-755911.hostingersite.com và số điện thoại 0986563332, là một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp máy tính và thiết bị văn phòng, có thể hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn và cấu hình phần cứng phù hợp cho nhu cầu in ấn chia sẻ của mình.

Thiết lập cách in qua máy chủ là một giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa việc sử dụng máy in trong môi trường có nhiều người dùng. Bằng cách biến một máy tính thành máy chủ in và chia sẻ nó qua mạng LAN hoặc Wifi, tất cả các máy tính khác trong mạng đều có thể dễ dàng gửi lệnh in đến thiết bị dùng chung này. Quy trình bao gồm các bước chuẩn bị cần thiết, cài đặt máy in trực tiếp trên máy chủ, cấu hình chia sẻ và tường lửa, và cuối cùng là kết nối từ các máy tính client. Mặc dù có thể gặp phải một vài sự cố nhỏ trong quá trình, việc hiểu rõ các bước và biết cách khắc phục các vấn đề thường gặp sẽ giúp bạn thiết lập và duy trì hệ thống in ấn mạng nội bộ một cách hiệu quả, đảm bảo mọi người đều có thể in ấn thuận tiện.