Khắc phục lỗi máy in offline: Cách chuyển sang online

Trang Chủ / Máy In / Khắc phục lỗi máy in offline: Cách chuyển sang online

Máy in đột ngột hiển thị trạng thái “offline” là một sự cố phổ biến gây gián đoạn nghiêm trọng đến công việc in ấn hàng ngày của bạn. Điều này khiến nhiều người dùng cảm thấy bối rối vì không thể thực hiện bất kỳ lệnh in nào mặc dù thiết bị vẫn đang bật nguồn và có vẻ như đã kết nối. Tuy nhiên, việc chuyển máy in từ offline sang online thường có thể được khắc phục chỉ với vài bước kiểm tra và thiết lập đơn giản ngay tại nhà. Từ việc kiểm tra kết nối vật lý đến cài đặt phần mềm và cổng in, bạn hoàn toàn có thể đưa máy in trở lại trạng thái hoạt động bình thường để tiếp tục công việc suôn sẻ.

Table of Contents

Tại sao máy in hiển thị trạng thái Offline?

Trạng thái “offline” của máy in chỉ đơn giản là thông báo cho bạn biết rằng máy tính không thể giao tiếp được với thiết bị in vào thời điểm hiện tại. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Đôi khi chỉ là vấn đề nhỏ như máy in chưa được bật nguồn hoặc cáp kết nối bị lỏng.

Tuy nhiên, nguyên nhân cũng có thể phức tạp hơn, liên quan đến cài đặt phần mềm trên máy tính, lỗi trình điều khiển (driver), hoặc sự cố về kết nối mạng đối với các máy in dùng chung trong văn phòng. Việc hiểu rõ các nguyên nhân tiềm ẩn sẽ giúp bạn khoanh vùng và áp dụng đúng các bước khắc phục hiệu quả.

Các bước cơ bản khắc phục máy in offline

Trước khi đi sâu vào các cài đặt phức tạp, hãy bắt đầu với những kiểm tra cơ bản nhất. Rất nhiều trường hợp máy in báo offline chỉ vì những lý do đơn giản mà người dùng thường bỏ qua. Việc thực hiện các bước này đầu tiên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Kiểm tra nguồn điện và kết nối vật lý

Đảm bảo rằng máy in và máy tính của bạn đều đang nhận nguồn điện ổn định và đã được bật hoàn toàn. Đôi khi, chỉ cần tắt cả hai thiết bị đi, đợi khoảng ba mươi giây, sau đó bật lại theo thứ tự: bật máy in trước, đợi máy khởi động xong hoàn toàn (thường có đèn báo hoặc màn hình hiển thị sẵn sàng), rồi mới bật máy tính. Quá trình khởi động lại này giúp làm mới kết nối và xóa bỏ các lỗi tạm thời.

Kiểm tra kỹ lưỡng các cáp kết nối vật lý. Nếu bạn đang sử dụng cáp USB, hãy đảm bảo cáp được cắm chắc chắn vào cả cổng trên máy in và trên máy tính. Thử rút ra và cắm lại vào một cổng USB khác trên máy tính cũng là một cách tốt để loại trừ khả năng cổng bị lỗi. Đối với máy in mạng, hãy chắc chắn cáp Ethernet (LAN) được cắm chặt vào máy in và bộ định tuyến (router) hoặc switch mạng, và đèn báo kết nối trên cổng mạng của máy in đang sáng hoặc nhấp nháy. Nếu máy in kết nối qua Wi-Fi, hãy kiểm tra xem máy in có đang kết nối đúng mạng không và tín hiệu Wi-Fi có ổn định hay không.

Xem Thêm Bài Viết:

Kiểm tra và cài đặt trạng thái máy in trong Windows

Hệ điều hành Windows có các tùy chọn cài đặt có thể khiến máy in hiển thị offline ngay cả khi nó đã kết nối vật lý và bật nguồn. Bạn cần truy cập vào phần cài đặt máy in để kiểm tra và điều chỉnh.

Mở “Control Panel” và chọn “Devices and Printers” (Thiết bị và Máy in). Hoặc trên Windows 10/11, bạn có thể vào Settings (Cài đặt), chọn Devices (Thiết bị), rồi chọn Printers & Scanners (Máy in & Máy quét). Tìm máy in của bạn trong danh sách. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in gặp sự cố và chọn “See what’s printing” (Xem những gì đang in) hoặc nhấp đúp trực tiếp vào biểu tượng đó.

Trong cửa sổ hàng đợi in vừa mở, tìm menu “Printer” (Máy in) ở phía trên. Kiểm tra xem các tùy chọn “Use Printer Offline” (Sử dụng Máy in ngoại tuyến) và “Pause Printing” (Tạm dừng in) có được tích chọn hay không. Đảm bảo rằng cả hai tùy chọn này đều không được tích chọn. Nếu một trong hai hoặc cả hai đang được tích, hãy nhấp vào chúng để bỏ chọn. Thao tác này sẽ yêu cầu máy in chuyển sang trạng thái online và tiếp tục nhận lệnh in.

Kiểm tra trạng thái máy in trong cửa sổ Devices and Printers của Windows

Xử lý sự cố liên quan đến Driver máy in

Trình điều khiển máy in (driver) đóng vai trò là “phiên dịch viên” giúp máy tính hiểu và giao tiếp với máy in. Driver bị lỗi, cũ hoặc không tương thích là nguyên nhân phổ biến khiến máy in báo offline hoặc hoạt động không ổn định.

Bạn cần kiểm tra xem driver máy in đã được cài đặt chính xác trên máy tính hay chưa. Có thể kiểm tra trong cửa sổ “Devices and Printers” đã đề cập ở trên; nếu máy in xuất hiện nhưng có biểu tượng cảnh báo màu vàng, đó có thể là dấu hiệu của sự cố driver. Để kiểm tra chi tiết hơn, bạn có thể mở “Device Manager” (Quản lý Thiết bị), tìm mục “Printers” (Máy in) hoặc “Print queues” (Hàng đợi in) và kiểm tra trạng thái của máy in.

Nếu nghi ngờ driver có vấn đề, cách tốt nhất là gỡ cài đặt driver cũ và cài đặt lại phiên bản mới nhất. Truy cập trang web chính thức của nhà sản xuất máy in (như Canon, HP, Brother, Epson, Samsung…) và tải xuống driver phù hợp với dòng máy in và phiên bản hệ điều hành Windows bạn đang sử dụng. Chạy tệp cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình. Việc cài đặt lại driver thường khắc phục được các lỗi liên quan đến giao tiếp giữa máy tính và máy in.

Xác minh cổng kết nối (Printer Port)

Cấu hình cổng in không chính xác là một nguyên nhân kỹ thuật sâu hơn có thể khiến máy in hiển thị trạng thái offline, đặc biệt là đối với máy in mạng. Máy tính cần biết “địa chỉ” chính xác để gửi lệnh in đến máy in thông qua cổng kết nối phù hợp.

Để kiểm tra cấu hình cổng, mở lại cửa sổ “Devices and Printers”, nhấp chuột phải vào máy in đang gặp sự cố, chọn “Printer properties” (Thuộc tính Máy in). Trong cửa sổ thuộc tính, chuyển sang tab “Ports” (Cổng).

Trong danh sách các cổng, hãy kiểm tra xem cổng nào đang được tích chọn cho máy in của bạn. Đối với máy in kết nối qua USB, đảm bảo cổng được chọn là “USB Virtual Printer Port” hoặc tương tự. Đối với máy in mạng sử dụng kết nối Ethernet hoặc Wi-Fi, cổng được chọn phải là cổng TCP/IP Standard Port, và địa chỉ IP hoặc tên máy chủ trong cấu hình cổng phải khớp với địa chỉ IP hiện tại của máy in.

Nếu địa chỉ IP của máy in mạng đã thay đổi (ví dụ: do bộ định tuyến cấp IP mới), bạn cần cập nhật lại địa chỉ IP trong cấu hình cổng này trên máy tính. Để tìm địa chỉ IP hiện tại của máy in, bạn thường có thể in trang cấu hình mạng từ menu cài đặt trên máy in hoặc kiểm tra trong giao diện quản lý của bộ định tuyến. Sau khi có địa chỉ IP chính xác, hãy tạo một cổng TCP/IP Standard Port mới hoặc sửa cổng hiện có để sử dụng địa chỉ IP mới đó, sau đó tích chọn cổng vừa cấu hình cho máy in.

Nếu đã thử các bước trên mà máy in vẫn báo offline, có thể có vấn đề phần cứng hoặc cấu hình phức tạp hơn. Trong trường hợp này, việc tìm đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia hoặc dịch vụ sửa chữa máy in uy tín có thể là giải pháp hiệu quả. Bạn có thể tham khảo dịch vụ từ lavender-panther-755911.hostingersite.com để được hỗ trợ chuyên nghiệp.

Việc máy in hiển thị trạng thái “offline” là một lỗi phổ biến có thể gây khó chịu, nhưng trong hầu hết các trường hợp, nó có thể được khắc phục bằng các bước kiểm tra và cấu hình đơn giản tại nhà. Bằng cách kiểm tra nguồn điện, kết nối, cài đặt trạng thái trong hệ điều hành, xử lý sự cố driver và xác minh cấu hình cổng, bạn hoàn toàn có thể chuyển máy in từ offline sang online và nhanh chóng đưa thiết bị của mình trở lại hoạt động bình thường, đảm bảo công việc in ấn được thông suốt.