Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt mặc định máy in

Trang Chủ / Máy In / Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt mặc định máy in

Việc thiết lập máy in mặc định là một thao tác nền tảng nhưng mang lại hiệu quả đáng kể, giúp bạn tiết kiệm thời gian in ấn và giảm thiểu phiền phức mỗi khi cần xuất tài liệu. Nếu không có một máy in được ưu tiên, bạn sẽ phải lặp đi lặp lại việc lựa chọn thiết bị mỗi lần in, vừa mất công vừa dễ chọn nhầm máy in. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn cài đặt máy in mặc định chi tiết, bao gồm các bước thiết lập máy in mặc định trên các hệ điều hành thông dụng như Windows, macOS, Linux, cũng như cách thực hiện qua mạng nội bộ và trên các thiết bị di động thông minh.

Table of Contents

Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt mặc định máy in trên Windows

Windows, với vị thế là hệ điều hành được sử dụng rộng rãi nhất, cung cấp nhiều cách để người dùng chọn máy in mặc định. Mặc dù quy trình cơ bản khá trực quan, giao diện có thể có chút khác biệt giữa các phiên bản. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng phiên bản Windows phổ biến.

Cách cài đặt máy in mặc định trên Windows 10/11: Trải nghiệm hiện đại

Trong kỷ nguyên số, dù nhiều quy trình đã được số hóa, nhu cầu in ấn tài liệu vật lý vẫn giữ vai trò quan trọng. Việc cài đặt máy in mặc định trên Windows 10/11 là một bước không thể thiếu để quy trình làm việc của bạn trở nên trơn tru, giúp in ấn nhanh hơn.

Để bắt đầu, hãy truy cập Settings (Cài đặt) bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + I hoặc click vào menu Start rồi chọn biểu tượng bánh răng Settings. Kế đến, điều hướng đến mục Devices (Thiết bị) và chọn Printers & scanners (Máy in & máy quét). Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã kết nối. Nếu máy in bạn muốn chưa có trong danh sách, bạn cần thực hiện việc thêm máy in trước. Click vào tên máy in mong muốn và chọn Manage (Quản lý). Trong giao diện quản lý, bạn sẽ thấy nút Set as default (Đặt làm mặc định). Nhấn vào đó, một dấu kiểm màu xanh sẽ hiện ra, báo hiệu máy in này đã được chọn làm máy in mặc định thành công.

Tuy nhiên, đôi khi thao tác này có thể chưa đủ nếu tùy chọn “Let Windows manage my default printer” (Để Windows quản lý máy in mặc định của tôi) đang được kích hoạt. Tính năng này cho phép Windows tự động thay đổi máy in mặc định dựa trên máy in bạn sử dụng gần nhất. Điều này có thể tiện lợi với một số người, nhưng cũng có thể gây ra sự khó chịu nếu bạn muốn cố định một máy in. Để kiểm soát hoàn toàn, hãy tắt tùy chọn này. Đây là một mẹo cài đặt máy in mặc định quan trọng để tránh tình trạng máy in không tự động chọn đúng ý bạn.

Xem Thêm Bài Viết:

Cách cài đặt máy in mặc định trên Windows 7/8: Giao diện cổ điển

Với người dùng Windows 7 và Windows 8, cách cài đặt mặc định máy in có một vài điểm khác biệt trong điều hướng so với các phiên bản mới hơn. Dù vậy, quy trình vẫn khá đơn giản nếu bạn chú ý.

Trước hết, bạn cần mở Control Panel (Bảng điều khiển), có thể tìm thấy trong Start Menu. Tiếp theo, tìm và chọn mục Devices and Printers (Thiết bị và Máy in). Một cửa sổ hiển thị tất cả các máy in và thiết bị đã được cài đặt sẽ xuất hiện. Tìm đến máy in bạn muốn đặt làm máy in mặc định, nhấp chuột phải vào biểu tượng của nó và chọn “Set as default printer” (Đặt làm máy in mặc định).

Sự khác biệt không chỉ nằm ở giao diện mà còn ở cách hệ điều hành quản lý thiết bị. Windows 7/8 thường đòi hỏi người dùng can thiệp thủ công nhiều hơn. Việc nắm rõ các bước thiết lập máy in mặc định này sẽ giúp bạn làm chủ thiết bị tốt hơn. Đôi khi, việc khởi động lại máy tính sau khi thay đổi cài đặt có thể giúp hệ thống nhận diện chính xác máy in mặc định mới.

Cách cài đặt máy in mặc định qua Command Prompt: Dành cho người dùng nâng cao

Ngoài phương pháp sử dụng giao diện đồ họa, bạn hoàn toàn có thể cài đặt mặc định máy in thông qua Command Prompt (hoặc PowerShell). Đây là phương pháp được ưa chuộng bởi những người dùng thành thạo, muốn kiểm soát sâu hơn vào hệ thống hoặc cần tự động hóa tác vụ.

Đầu tiên, hãy mở Command Prompt với quyền Administrator (Quản trị viên). Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp chuột phải vào nút Start và chọn Command Prompt (Admin) hoặc Windows PowerShell (Admin). Để liệt kê tất cả các máy in đã cài đặt và kiểm tra máy in mặc định hiện tại, gõ lệnh: `wmic printer get name, default`. Sau đó, để thiết lập máy in mặc định mới, sử dụng lệnh sau: `wmic printer where name=”Tên Chính Xác Của Máy In” call setdefaultprinter`. Hãy thay thế “Tên Chính Xác Của Máy In” bằng tên máy in bạn muốn chỉ định, lấy từ danh sách ở lệnh trước.

Sử dụng Command Prompt để cách set default printer Windows không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn mang lại sự linh hoạt, ví dụ như tạo script để tự động cấu hình cho nhiều máy, rất hữu ích trong môi trường doanh nghiệp. Nó cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hệ điều hành tương tác với phần cứng.

Cách thay đổi cài đặt mặc định máy in trong macOS: Tối ưu hóa cho hệ sinh thái Apple

macOS của Apple nổi tiếng với giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng. Tuy nhiên, cách thay đổi cài đặt mặc định máy in trên macOS cũng có những nét riêng so với Windows.

Thêm máy in vào hệ thống macOS: Bước chuẩn bị

Trước khi có thể cài đặt mặc định máy in trên macOS, điều kiện tiên quyết là máy in đó phải được thêm vào hệ thống. Đây là bước không thể bỏ qua.

Đảm bảo máy in đã được kết nối với máy Mac (qua USB, Wi-Fi, hoặc Bluetooth) và đã bật nguồn. Mở System Preferences (Tùy chọn Hệ thống) bằng cách nhấp vào biểu tượng Apple ở góc trên bên trái màn hình, sau đó chọn System Preferences. Trong cửa sổ Tùy chọn Hệ thống, tìm và nhấp vào Printers & Scanners (Máy in & Máy quét). Nhấp vào nút dấu cộng “+” ở phía dưới bên trái của danh sách máy in. Chọn máy in của bạn từ danh sách các máy in được phát hiện, hoặc thêm thủ công bằng địa chỉ IP nếu cần.

Việc thêm máy in thường diễn ra khá suôn sẻ nhờ khả năng tự động nhận diện của macOS. Tuy nhiên, một số trường hợp có thể yêu cầu bạn tải và cài đặt driver máy in từ trang web của nhà sản xuất để đảm bảo tương thích hoàn toàn.

Cài đặt mặc định máy in trong macOS: Thao tác đơn giản

Sau khi máy in đã được thêm thành công, việc cài đặt mặc định máy in trong macOS rất dễ dàng, giúp đơn giản hóa công việc in ấn hàng ngày của bạn.

Trong cửa sổ Printers & Scanners, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã được kết nối. Tìm đến máy in bạn muốn chọn làm máy in mặc định. Có hai cách: bạn có thể kéo thả biểu tượng máy in đó lên vị trí đầu tiên trong danh sách, hoặc nhấp chuột phải (hoặc Control-click) vào máy in đó và chọn “Set default printer” (Đặt làm máy in mặc định) từ menu ngữ cảnh.

macOS cho phép bạn dễ dàng thay đổi máy in mặc định bất cứ lúc nào, rất tiện lợi nếu bạn làm việc với nhiều máy in khác nhau. Sự linh hoạt này là một trong những ưu điểm của hệ điều hành này.

Tùy chỉnh cài đặt in ấn nâng cao trên macOS

Ngoài việc thiết lập máy in mặc định, macOS còn cung cấp nhiều tùy chọn nâng cao để bạn tinh chỉnh bản in. Điều này giúp bạn kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa cho từng loại tài liệu.

Khi bạn thực hiện lệnh in một tài liệu (Command + P), trong hộp thoại in, hãy tìm và nhấp vào nút “Show Details” (Hiển thị Chi tiết). Tại đây, bạn có thể điều chỉnh các thông số như khổ giấy, chất lượng bản in, chế độ màu, số lượng bản sao, và nhiều tùy chọn khác. Bạn cũng có thể lưu các cấu hình này thành các “Presets” (Cài đặt sẵn) để nhanh chóng áp dụng cho những lần in sau.

Việc tùy chỉnh này cho phép bạn đạt được chất lượng bản in cao nhất, phù hợp với từng yêu cầu cụ thể, từ việc in ảnh chất lượng cao đến in tài liệu văn bản tiết kiệm mực.

Cài đặt mặc định máy in cho hệ điều hành Linux: Sức mạnh của mã nguồn mở

Linux, một hệ điều hành mã nguồn mở mạnh mẽ, được cộng đồng công nghệ và các nhà phát triển ưa chuộng. Việc cài đặt mặc định máy in trên Linux có thể hơi khác biệt và đôi khi phức tạp hơn đối với người mới, nhưng mang lại khả năng tùy biến cao.

Sử dụng CUPS để quản lý máy in: Tiêu chuẩn của Unix

CUPS (Common Unix Printing System) là hệ thống quản lý in ấn cốt lõi trên Linux và nhiều hệ điều hành dựa trên Unix khác. CUPS cung cấp một giao diện web tiện lợi để quản lý máy in và các tác vụ liên quan.

Để truy cập giao diện CUPS, mở trình duyệt web và nhập địa chỉ `localhost:631` vào thanh địa chỉ. Bạn sẽ được đưa đến trang quản trị của CUPS. Điều hướng đến tab “Administration” (Quản trị) và chọn “Add Printer” (Thêm máy in). Làm theo các hướng dẫn trên màn hình để thêm máy in của bạn. CUPS hỗ trợ đa dạng các loại máy in và giao thức kết nối.

Sử dụng CUPS cho phép bạn kiểm soát chi tiết các cài đặt, theo dõi hàng đợi in và quản lý máy in từ xa, rất hữu ích trong môi trường máy chủ hoặc khi cần quản lý nhiều thiết bị.

Cài đặt mặc định máy in qua giao diện đồ họa trên Linux

Bên cạnh CUPS, hầu hết các bản phân phối Linux phổ biến (như Ubuntu, Fedora với môi trường GNOME hoặc KDE) đều cung cấp các công cụ đồ họa để cài đặt mặc định máy in một cách trực quan hơn.

Thông thường, bạn có thể tìm thấy công cụ quản lý máy in bằng cách tìm kiếm “Printers” (Máy in) trong menu ứng dụng hoặc trong phần cài đặt hệ thống. Sau khi mở, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã được nhận diện. Tùy thuộc vào giao diện cụ thể, bạn có thể nhấp chuột phải vào máy in mong muốn và chọn “Set as Default” (Đặt làm Mặc định) hoặc một tùy chọn tương tự.

Giao diện đồ họa giúp việc thiết lập máy in mặc định trở nên thân thiện hơn, đặc biệt với người dùng mới. Tuy nhiên, để có những tùy chỉnh sâu hơn, CUPS vẫn là lựa chọn tối ưu. Thực tế, nhiều công cụ đồ họa này cũng chỉ là giao diện người dùng cho CUPS.

Sử dụng dòng lệnh để cài đặt máy in mặc định trên Linux

Đối với người dùng Linux thành thạo, việc cách set default printer Linux qua dòng lệnh là phương pháp nhanh chóng và hiệu quả. Các lệnh `lpstat` và `lpadmin` là công cụ chính cho việc này.

Để xem danh sách các máy in hiện có và máy in mặc định hiện tại, sử dụng lệnh: `lpstat -p -d`. Để chọn máy in mặc định mới, sử dụng lệnh: `lpadmin -d Ten_May_In`. Hãy thay thế “Ten_May_In” bằng tên chính xác của máy in bạn muốn chỉ định.

Dòng lệnh mang lại sự linh hoạt tối đa, cho phép viết script tự động hóa và quản lý hệ thống in ấn một cách hiệu quả, đặc biệt trong môi trường máy chủ hoặc khi triển khai hàng loạt.

Các bước cài đặt mặc định máy in qua Network (Mạng nội bộ)

Trong môi trường làm việc nhóm hoặc gia đình có nhiều máy tính, việc cài đặt mặc định máy in qua mạng LAN mặc định là một giải pháp thông minh, giúp chia sẻ tài nguyên và tiết kiệm chi phí. Thay vì mỗi máy tính phải kết nối riêng lẻ, một máy in có thể phục vụ cho toàn bộ mạng.

Thiết lập chia sẻ máy in trên máy chủ

Bước đầu tiên để có thể cài đặt mặc định máy in qua mạng là phải kích hoạt tính năng chia sẻ trên máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in (máy chủ in).

Trên Windows: Mở Control Panel > Devices and Printers. Nhấp chuột phải vào máy in bạn muốn chia sẻ, chọn Printer properties. Chuyển sang tab Sharing, đánh dấu vào ô “Share this printer”. Đặt một tên chia sẻ (ngắn gọn, dễ nhớ) cho máy in. Nhấn Apply và OK.
Trên macOS: Mở System Preferences > Printers & Scanners. Chọn máy in cần chia sẻ, sau đó đánh dấu vào ô “Share this printer on the network”.

Việc này cho phép các máy tính khác trong cùng mạng tìm thấy và sử dụng máy in. Bạn cũng có thể thiết lập quyền truy cập để kiểm soát người dùng.

Kết nối với máy in chia sẻ từ các máy tính khác (máy khách)

Sau khi máy in đã được chia sẻ, các máy tính khác trong mạng có thể kết nối và cài đặt máy in mặc định này để sử dụng.

Trên Windows: Mở Control Panel > Devices and Printers. Nhấp vào “Add a printer”. Chọn “Add a network, wireless or Bluetooth printer”. Windows sẽ quét và hiển thị các máy in được chia sẻ trong mạng. Chọn máy in bạn muốn kết nối và làm theo hướng dẫn.
Trên macOS: Mở System Preferences > Printers & Scanners. Nhấp vào nút “+”. Nếu máy in được chia sẻ từ máy Windows, bạn có thể cần chọn tab Windows hoặc tìm theo địa chỉ IP.

Khi kết nối, máy khách thường sẽ tự động tải driver máy in từ máy chủ, đảm bảo tính tương thích. Nếu không, bạn có thể cần cài đặt driver thủ công.

Quản lý máy in qua mạng hiệu quả

Thiết lập máy in mặc định qua mạng không chỉ tiện lợi mà còn giúp việc quản lý trở nên tập trung hơn. Bạn có thể theo dõi tác vụ in, trạng thái máy in từ máy chủ.

Từ máy chủ, bạn có thể quản lý hàng đợi in, tạm dừng hoặc hủy các lệnh in. Các công cụ quản trị mạng nâng cao còn cho phép theo dõi lượng sử dụng, đặt hạn ngạch in, và tạo báo cáo.

Quản lý tập trung giúp tối ưu hóa tài nguyên, giảm thiểu thời gian chết của máy in và dễ dàng cập nhật driver hay chính sách bảo mật cho toàn bộ hệ thống in ấn mạng.

Cách cài đặt máy in mặc định cho ứng dụng Microsoft Office

Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) là công cụ làm việc không thể thiếu. Việc cài đặt máy in mặc định riêng cho các ứng dụng này đôi khi cần thiết và có thể khác với cài đặt hệ thống.

Cài đặt máy in mặc định trong Word: Tập trung vào văn bản

Để chọn máy in mặc định cho Word, bạn cần truy cập vào tùy chọn in của chính ứng dụng này.

Mở một tài liệu Word. Nhấp vào File > Print. Trong danh sách máy in thả xuống, bạn sẽ thấy các máy in đã được cài đặt trên hệ thống. Chọn máy in bạn muốn sử dụng làm mặc định cho các tác vụ in từ Word. Thông thường, Word sẽ lấy máy in mặc định của hệ điều hành, nhưng bạn hoàn toàn có thể ghi đè lựa chọn này chỉ riêng cho Word.

Việc thiết lập máy in mặc định trong Word sẽ được ghi nhớ cho những lần in sau trong ứng dụng này, nhưng không ảnh hưởng đến máy in mặc định của hệ điều hành hay các ứng dụng Office khác.

Cài đặt máy in mặc định trong Excel và PowerPoint: Linh hoạt cho từng nhu cầu

Tương tự như Word, bạn cũng có thể cài đặt máy in mặc định riêng biệt cho Excel và PowerPoint để phù hợp với nhu cầu in ấn đặc thù của từng ứng dụng.

Mở một bảng tính Excel hoặc một bài thuyết trình PowerPoint. Nhấp vào File > Print. Từ danh sách máy in, hãy chọn máy in bạn muốn ưu tiên sử dụng cho ứng dụng hiện tại.

Khả năng thiết lập máy in mặc định riêng cho từng ứng dụng Office mang lại sự linh hoạt cao. Ví dụ, bạn có thể chọn máy in mặc định cho Excel là máy in khổ lớn để in bảng tính, trong khi PowerPoint lại ưu tiên máy in màu để có những slide thuyết trình sống động.

Đồng bộ cài đặt máy in trong Office: Hiện trạng và giải pháp

Hiện tại, Microsoft Office không có tính năng tích hợp sẵn để đồng bộ cài đặt máy in mặc định giữa các ứng dụng (Word, Excel, PowerPoint). Điều này có nghĩa bạn cần thiết lập riêng cho từng ứng dụng.

Tuy nhiên, với người dùng có kiến thức về VBA (Visual Basic for Applications), có thể tạo các macro để tự động hóa việc chuyển đổi máy in mặc định. Điều này đòi hỏi một chút kỹ năng lập trình nhưng có thể tiết kiệm thời gian đáng kể nếu bạn thường xuyên thay đổi máy in.

Dù việc thiếu đồng bộ có thể hơi bất tiện, nó cũng đảm bảo sự tùy biến cao, cho phép mỗi ứng dụng có cấu hình in tối ưu nhất mà không ảnh hưởng đến các ứng dụng khác.

Cách chỉnh sửa cài đặt mặc định máy in trong Chrome: In ấn từ trình duyệt

Google Chrome, trình duyệt web hàng đầu hiện nay, cũng cho phép người dùng quản lý cài đặt in ấn riêng, bao gồm cả việc chỉnh sửa cài đặt mặc định máy in khi in từ trình duyệt.

Truy cập cài đặt in ấn của Chrome: Nhanh chóng và tiện lợi

Để thay đổi máy in mặc định trong Chrome, bạn cần mở giao diện in ấn của trình duyệt.

Mở Google Chrome. Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc ở góc trên bên phải, sau đó chọn Print (In) hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P (Windows) / Command + P (macOS). Trang xem trước khi in sẽ xuất hiện. Trong phần “Destination” (Đích đến), bạn sẽ thấy máy in hiện đang được chọn.

Mặc định, Chrome sẽ sử dụng máy in mặc định của hệ điều hành. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi cài đặt này trực tiếp ngay trong trình duyệt. Thay đổi này chỉ ảnh hưởng đến Chrome, không làm thay đổi cài đặt hệ thống.

Thay đổi máy in mặc định trong Chrome: Lựa chọn linh hoạt

Sau khi mở giao diện in, việc thay đổi máy in mặc định cho Chrome rất đơn giản.

Trong phần “Destination” (Đích đến), nhấp vào mũi tên xuống và chọn “See more…” (Xem thêm…) nếu máy in bạn muốn không xuất hiện ngay. Danh sách đầy đủ các máy in (bao gồm cả máy in ảo như “Save as PDF” hay “Microsoft Print to PDF”) sẽ hiển thị. Chọn máy in bạn muốn Chrome sử dụng làm mặc định cho các lần in sau. Nhấp “Print” (In) để xác nhận và thực hiện lệnh in (nếu cần).

Việc này cho phép bạn, ví dụ, đặt máy in mặc định là “Save as PDF” trong Chrome để dễ dàng lưu trang web thành file PDF, trong khi máy in vật lý vẫn là mặc định cho toàn hệ thống.

Quản lý cài đặt in ấn nâng cao trong Chrome

Ngoài việc chọn máy in mặc định, Chrome còn cung cấp các tùy chọn để bạn tinh chỉnh bản in từ web.

Trong trang xem trước khi in, nhấp vào “More settings” (Cài đặt khác). Tại đây, bạn có thể điều chỉnh khổ giấy, hướng trang (dọc/ngang), tỷ lệ, chất lượng, lựa chọn in hai mặt, in màu/đen trắng, và có bao gồm tiêu đề và chân trang hay không.

Khả năng tùy chỉnh này giúp bạn tối ưu hóa bản in cho từng trang web, từ việc tiết kiệm giấy khi in các bài viết dài đến việc giữ nguyên màu sắc cho các hình ảnh đồ họa.

Phương pháp cài đặt máy in mặc định trên điện thoại Android

Với sự bùng nổ của thiết bị di động, nhu cầu in trực tiếp từ điện thoại Android ngày càng tăng. Để cài đặt máy in mặc định trên điện thoại Android, bạn cần thực hiện một vài thao tác cơ bản.

Thêm máy in vào thiết bị Android: Kết nối không dây

Bước đầu tiên để có thể thiết lập máy in mặc định là máy in đó phải được thêm vào điện thoại Android của bạn.

Mở Settings (Cài đặt) trên điện thoại. Tìm và chọn mục Printing (In ấn) hoặc Print (In). Tùy theo giao diện của nhà sản xuất, mục này có thể nằm trong phần Connected devices (Thiết bị đã kết nối) hoặc Connections (Kết nối). Chọn Add service (Thêm dịch vụ) hoặc Add printer (Thêm máy in). Chọn dịch vụ in tương ứng với hãng máy in của bạn (ví dụ: HP Print Service Plugin, Canon Print Service, Mopria Print Service). Nếu chưa có, bạn sẽ được yêu cầu cài đặt plugin này từ Google Play Store. Sau khi cài đặt, quay lại mục In ấn và chọn máy in của bạn từ danh sách các máy in được phát hiện (thường qua Wi-Fi).

Nhiều máy in hiện đại hỗ trợ Wi-Fi Direct hoặc các giao thức tương tự giúp việc thêm máy in khá tự động. Đôi khi bạn cần nhập địa chỉ IP của máy in thủ công.

Cài đặt máy in mặc định trên Android: Ưu tiên thiết bị

Sau khi máy in đã được thêm, bạn có thể tiến hành cài đặt máy in mặc định trên thiết bị Android của mình.

Trong phần cài đặt Printing (In ấn), nơi liệt kê các máy in đã thêm, hãy nhấn giữ vào tên máy in bạn muốn đặt làm mặc định. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện, chọn “Set as default” (Đặt làm mặc định) hoặc một tùy chọn tương đương.

Việc này giúp in ấn nhanh hơn từ các ứng dụng, vì máy in mặc định sẽ được tự động chọn. Bạn vẫn có thể thay đổi máy in cho từng lần in nếu muốn.

In ấn từ các ứng dụng trên Android

Khi đã thiết lập máy in mặc định, việc in từ các ứng dụng như Chrome, Gmail, Gallery trở nên rất thuận tiện.

Mở ứng dụng có nội dung bạn muốn in. Tìm tùy chọn Print (In), thường nằm trong menu Share (Chia sẻ) hoặc menu ba chấm (tùy chọn khác). Máy in mặc định của bạn sẽ được tự động chọn. Bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt như số bản sao, khổ giấy trước khi nhấn nút Print (In).

Khả năng in trực tiếp từ Android mang lại sự tiện lợi tối đa, đặc biệt khi bạn cần in gấp tài liệu mà không có máy tính ở gần.

Cách thiết lập máy in mặc định trên iPhone và iPad (iOS)

Tương tự Android, các thiết bị iOS của Apple (iPhone, iPad) cũng hỗ trợ in ấn không dây. Cách thiết lập máy in mặc định trên iOS, chủ yếu thông qua AirPrint, có những đặc điểm riêng.

Sử dụng AirPrint để in ấn: Công nghệ độc quyền của Apple

AirPrint là công nghệ in không dây của Apple, cho phép các thiết bị iOS in tới các máy in tương thích mà không cần cài đặt driver máy in. Để sử dụng AirPrint và có một “máy in mặc định” theo cách của iOS, bạn cần đảm bảo máy in của mình hỗ trợ AirPrint.

Hầu hết các máy in đời mới đều tích hợp AirPrint. Bạn có thể kiểm tra danh sách máy in tương thích trên website của Apple. Đảm bảo iPhone/iPad và máy in AirPrint của bạn đang kết nối cùng một mạng Wi-Fi. Khi muốn in từ một ứng dụng, tìm biểu tượng Share (Chia sẻ) và chọn Print (In). Trong mục Printer (Máy in), chọn máy in AirPrint của bạn từ danh sách.

Thiết lập “máy in mặc định” cho AirPrint trên iOS

Khác với Android hay Windows, iOS không có một cài đặt hệ thống rõ ràng để bạn chọn máy in mặc định cho AirPrint. Thay vào đó, iOS sẽ ghi nhớ máy in AirPrint bạn sử dụng gần đây nhất cho từng ứng dụng và tự động đề xuất nó cho lần in tiếp theo từ chính ứng dụng đó.

Điều này có nghĩa là, nếu bạn thường xuyên in từ ứng dụng Mail bằng máy in A, thì lần sau khi in từ Mail, máy in A sẽ được chọn sẵn. Tuy nhiên, nếu bạn chuyển sang in từ Safari, bạn có thể cần chọn lại máy in nếu trước đó bạn đã dùng máy in B cho Safari.

Cách tiếp cận này của Apple hướng đến sự đơn giản, nhưng có thể hơi bất tiện nếu bạn muốn một máy in mặc định duy nhất cho mọi ứng dụng mà không cần chọn lại.

In ấn từ các ứng dụng hỗ trợ AirPrint

Sau khi đã sử dụng một máy in AirPrint với một ứng dụng, máy in đó sẽ tạm thời trở thành “mặc định” cho ứng dụng đó, giúp việc in ấn trở nên nhanh chóng.

Mở ứng dụng (ví dụ: Safari, Photos, Notes). Tìm tùy chọn Print (In), thường trong menu Share. Trong cửa sổ Print Options (Tùy chọn In), máy in bạn dùng gần nhất cho ứng dụng đó sẽ thường được chọn sẵn. Bạn có thể thay đổi số bản sao, chọn in hai mặt (nếu máy in hỗ trợ), v.v., rồi nhấn Print (In).

AirPrint mang lại trải nghiệm in ấn liền mạch và tiện lợi cho người dùng hệ sinh thái Apple, giúp bạn dễ dàng in tài liệu, ảnh, email mọi lúc mọi nơi.

Khắc phục sự cố khi cài đặt máy in mặc định không thành công

Đôi khi, quá trình cài đặt máy in mặc định có thể gặp phải trục trặc. Nếu bạn gặp tình huống cài đặt máy in mặc định Windows 10 không được hoặc các lỗi tương tự trên hệ điều hành khác, dưới đây là một số giải pháp phổ biến.

Kiểm tra kết nối và trình điều khiển (driver) máy in

Nguyên nhân hàng đầu gây ra sự cố không đặt được máy in mặc định thường liên quan đến kết nối hoặc driver máy in.

Đảm bảo máy in đã được bật nguồn và kết nối chính xác với máy tính (qua cáp USB) hoặc mạng (Wi-Fi/LAN). Nếu dùng cáp USB, thử đổi cổng USB. Nếu là máy in mạng, kiểm tra xem máy tính và máy in có cùng mạng không. Quan trọng nhất, hãy kiểm tra xem driver máy in đã được cài đặt đúng và là phiên bản mới nhất chưa. Bạn có thể tải driver từ website của nhà sản xuất máy in.

Một kết nối không ổn định hoặc driver lỗi thời/không tương thích là rào cản lớn. Thường xuyên cập nhật driver không chỉ giúp khắc phục lỗi mà còn cải thiện hiệu suất.

Xóa máy in cũ và cài đặt lại: Giải pháp “làm mới”

Nếu cập nhật driver không hiệu quả, việc xóa hoàn toàn máy in khỏi hệ thống và sau đó cài đặt lại có thể giải quyết được vấn đề.

Trên Windows: Mở Devices and Printers (hoặc Printers & scanners trong Settings), nhấp chuột phải vào máy in gặp sự cố và chọn “Remove device”.
Trên macOS: Mở System Preferences > Printers & Scanners, chọn máy in và nhấp vào nút dấu trừ “-“.
Sau khi xóa, hãy khởi động lại máy tính và tiến hành thêm lại máy in theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

Thao tác này giúp loại bỏ các cấu hình lỗi hoặc xung đột tiềm ẩn, làm mới lại thiết lập in ấn của bạn, thường hữu ích khi máy in không tự động chọn đúng.

Sử dụng công cụ chẩn đoán của hệ điều hành

Cả Windows và macOS đều có sẵn các công cụ chẩn đoán giúp tự động tìm và sửa các sự cố liên quan đến in ấn.

Trên Windows: Trong Settings, tìm “Troubleshoot settings”. Chọn “Additional troubleshooters” (hoặc “Other troubleshooters”) > “Printer” và chạy trình khắc phục sự cố.
Trên macOS: Trong System Preferences > Printers & Scanners, nhấp chuột phải (hoặc Control-click) vào danh sách máy in (khu vực trống) và chọn “Reset printing system…”. Lưu ý, thao tác này sẽ xóa tất cả các máy in và cài đặt, yêu cầu bạn thiết lập lại từ đầu.

Các công cụ này có thể tự động phát hiện và sửa nhiều lỗi phổ biến, là một giải pháp nhanh chóng cho người dùng không chuyên.

Tối ưu hóa cài đặt mặc định máy in cho chất lượng in tốt nhất

Sau khi đã thành công trong việc cài đặt mặc định máy in, bạn có thể muốn tinh chỉnh thêm các cài đặt để đảm bảo chất lượng bản in luôn ở mức tốt nhất, phù hợp với từng loại tài liệu và mục đích sử dụng.

Điều chỉnh độ phân giải và chất lượng in: Sắc nét từng chi tiết

Độ phân giải (DPI – dots per inch) ảnh hưởng trực tiếp đến độ chi tiết và sắc nét của bản in. Việc chọn đúng độ phân giải là chìa khóa cho chất lượng.

Trong cửa sổ cài đặt máy in (thường truy cập bằng cách nhấp chuột phải vào máy in trong Devices and Printers và chọn “Printing preferences” trên Windows, hoặc trong hộp thoại Print trên macOS), tìm các tùy chọn như “Resolution”, “Print Quality”, hoặc “Output Quality”. Chọn độ phân giải cao (ví dụ 600 DPI trở lên) cho ảnh hoặc tài liệu đồ họa cần độ chi tiết cao. Đối với văn bản thông thường, độ phân giải trung bình (ví dụ 300 DPI) có thể đủ và giúp tiết kiệm thời gian in ấn cũng như mực.

Lưu ý rằng độ phân giải càng cao, thời gian in càng lâu và lượng mực tiêu thụ càng nhiều. Cần cân bằng giữa chất lượng và hiệu quả.

Chọn loại giấy và chế độ in phù hợp: Tối ưu cho từng vật liệu

Loại giấy bạn sử dụng và chế độ in được chọn cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định chất lượng cuối cùng của bản in.

Trong cài đặt máy in, tìm các mục như “Paper Type”, “Media Type”, hoặc “Paper Source”. Chọn chính xác loại giấy bạn đang dùng (ví dụ: Plain Paper, Photo Paper Glossy, Matte Paper, Envelope). Tương tự, chọn chế độ in phù hợp với nội dung (ví dụ: Photo, Document, Draft/Eco mode). Ví dụ, chọn máy in mặc định cho việc in ảnh nên đi kèm với cài đặt giấy ảnh và chất lượng ảnh cao.

Sử dụng đúng loại giấy và chế độ in giúp máy in điều chỉnh lượng mực và cách phun tối ưu, mang lại bản in đẹp và tránh các vấn đề như lem mực hay kẹt giấy.

Cấu hình màu sắc và quản lý màu (Color Management): Đảm bảo màu sắc trung thực

Để đạt được màu sắc chính xác và nhất quán giữa màn hình và bản in, việc cấu hình và quản lý màu sắc là rất cần thiết, đặc biệt trong in ấn chuyên nghiệp.

Trong cài đặt nâng cao của máy in, tìm các tùy chọn liên quan đến “Color Management”, “Color Settings”, hoặc “Color Matching”. Nếu công việc của bạn đòi hỏi độ chính xác màu cao, hãy cân nhắc sử dụng các hồ sơ màu (ICC profiles) phù hợp với máy in, mực in và loại giấy bạn đang sử dụng. Bạn có thể tải các hồ sơ này từ nhà sản xuất hoặc tạo bằng các thiết bị chuyên dụng.

Đối với người dùng phổ thông, việc để máy in tự động quản lý màu (“Printer Manages Colors”) thường đã cho kết quả chấp nhận được. Tuy nhiên, hiểu biết cơ bản về quản lý màu sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn chất lượng bản in của mình, đảm bảo màu sắc luôn đúng như ý muốn.